Bob_lab, mise en place d’un canal de co-construction

La co-construction, c’est intéressant, probablement efficace, et en plein dans nos valeurs. Nous (Bob el Web) sommes parti de ça pour monter une plateforme collaborative avec la communauté des utilisateurs de nos solutions.

L’idée

Comme la plupart des éditeurs d’applications actuels, nous cultivons un fantasme (en fait, beaucoup plus, mais commençons par celui-ci) : s’appuyer sur une communauté d’utilisateurs active, pertinente et bienveillante, pour faire progresser notre application en étant aussi sûr que possible de l’adéquation des évolutions avec la demande ou les besoins de notre marché.

Le principe cumule a priori tous les bénéfices de l’UX (Expérience utilisateurs), des méthodes Agiles, de la saine gestion et de l’éthique sociocratique :

  • La notion d’étude de marché est prise en charge en temps réel, via les échanges avec la communauté.
  • La phase de conception est plus sûre, parce que confrontée en direct aux réactions des utilisateurs
  • Le temps de développement est raccourci, en particulier parce qu’il évite les errements d’une conception moins fiable.
  • Les tests sont facilités : les utilisateurs représentent une hétérogénéité et une puissance bien supérieures (et complémentaire) à celles de l’équipe interne.
  • La mise en marché est plus rapide, éventuellement programmée en plusieurs livraisons, à des groupes de plus en plus larges
  • La commercialisation éventuelle bénéficie d’emblée du soutien de la partie la plus active de la communauté.
  • Au delà, on donne corps à la notion de communauté. Chacun peut concourir à un outil commun et échanger avec ses pairs.

Une démarché agréable et respectueuse, des évolutions plus rapides, plus stables, moins couteuses, mieux adaptées, mieux adoptées… Le rêve.
Ça ressemble à de la co-construction, qui se définit par “l’implication d’une pluralité d’acteurs dans l’élaboration et la mise en œuvre d’un projet ou d’une action”.

Trop tentant. On a monté une plateforme collaborative nommée Bob_lab.

Les écueils

Bizarrement, on caresse cette idée depuis longtemps, mais ce n’est que maintenant que nous la mettons en œuvre.
C’est qu’il y a des risques et des écueils, qui nous freinaient jusque là, triés par niveaux d’angoisse :

  • Le bide ! On le propose avec enthousiasme mais grand silence. Ça n’intéresse personne, et notre égo d’entreprise est durablement déprimé.
  • Le tsunami. A peu près 2100 professionnels utilisent quotidiennement ou presque notre appli. Et si ne serait-ce que 30% d’entre eux s’impliquent, comment peut-on tenir compte des avis de 600 personnes ? Bon, problème de riche. Il faudra changer de dispositif et aller chercher de nouveaux objectifs.
  • La promesse non tenue. OK, plein d’utilisateurs nous suivent (mais pas trop), et chacun porte des suggestions intéressantes, et différentes entre elles. On n’a pas prévu le temps suffisant pour répondre, pour animer les débats, pour créer des liens entre les uns et les autres, pour faire progresser des idées fortes. Ça vit 15 jours, puis plus rien. On a déçu. Pour éviter ça, organisation interne pour dégager de la dispo  et rendez-vous ponctuels plutôt que tchat ininterrompu.
  • La trop forte attente. Nos utilisateurs ont une activité professionnelle qui les occupe bien : produire des projets artistiques, communiquer sur les artistes, développer leur diffusion. Ils n’ont pas forcément le temps de se précipiter pour répondre à nos sollicitations. Et il faut accepter qu’il n’aient pas toujours d’avis, voire qu’ils sortent des conneries (ça arrive aux meilleurs). Si on récupère sur chaque chantier qui nous occupe une dizaine de contributions intéressantes, ce sera bien.
  • Le relou. Statistiquement, il n’est pas exclu qu’on se coltine un utilisateur irascible, remonté contre Bob, ou simplement lourd. On n’est pas sur le forum d’une plateforme de vidéo en ligne. Donc, si ça se produit, il faut un canal de discussion privé, et ne pas exclure d’exclure, en en acceptant les risques.

La réalisation

Techniquement, on a choisi d’utiliser une version gratuite de Slack, avec le plugin community inviter pour gérer les invitations. Slack, c’est l’outil qu’on utilise interne pour tchatter, se passer des docs, choisir le restau du vendredi… Ce choix offrait également la possibilité de recommander un outil collaboratif efficace à notre communauté d’utilisateurs. Ils le testeront avec Bob_lab et pourront s’ils l’apprécient  l’intégrer à leurs propres pratiques.

On a invité l’ensemble des utilisateurs par nos canaux habituels : la newsletter clients mensuelle et le flux RSS qui s’affiche à l’ouverture de Bob Booking.
60 utilisateurs nous ont rejoint dans les 2 premières semaines. C’était pour nous le meilleur chiffre. Et pas un relou en vue !

Nous avons ensuite circonscrit les thèmes de discussion (des chaînes, chez Slack). 3 chaînes consacrées aux chantiers du moment + un chaîne”Général” dédiée aux discussions impromptues ou hors cadre.

On a bien sûr la possibilité d’entamer des discussions avec 1, 2 ou 10 personnes particulières. Le Bob_Lab devient alors un outil de contact alternatif au mail et au téléphone. Et la même possibilité est offerte à tous les participants, pouvant permettre des prises de contacts faciles entre collègues du secteur.

Au plan de la contribution, nous sommes ravis : sur le chantier le plus actuel, en quelques jours, les contributions des utilisateurs nous ont apporté une vision précieuse des contraintes et des pratiques réelles, dans toute leur diversité.
Un résultat bien plus rapide et intéressant que de longues discussions internes ou une étude de faisabilité.

Cette approche 3.0 nous donne bien sûr des idées pour le fonctionnement de l’application elle-même, l’invention d’outils de discussion innovants au sein de l’eco-système.
Quand il aura un peu muri, on soumettra ce projet à la communauté, sur Bob_lab bien sûr.

Producteurs de spectacles : qui mutualise, pourquoi, comment ?

Au printemps 2017, nous lancions une nouvelle fonctionnalité dans Bob booking, donnant la possibilité à plusieurs producteurs de spectacle de travailler sur un Bob unique. L’idée était – et reste –  de travailler sur les conditions d’une mutualisation vertueuse, en cumulant partage et confidentialité, augmentation de service et baisse des coûts.
Bob Booking fonctionne dès lors comme une co-loc : L’espace commun est partagé et entretenu par tous, mais chacun a sa chambre, dans lesquels les autres colocataires sont interdits ou priés de frapper avant d’entrer. Sans oublier les étagères du frigo…
L’espace commun, c’est le fichier professionnel, consultable et renseigné par tous. Le reste est confidentiel ou à accès limité : commentaires, données commerciales et financières.

Pour nous, il s’agissait de soutenir ou d’impulser de nouvelles pratiques de travail entre les entreprises du secteur. Un post de mars 2017 listait quelques conditions d’une mutualisation heureuse.
16 mois plus tard, point d’étape : voyons comment la communauté s’est emparée de cette proposition.

Mutualisation

Effet d’aubaine et réflexion longue

Parmi les 15 groupes d’entreprises qui se sont engagées dans une démarche de mutualisation avec Bob, on observe 2 constantes :

_ La prise de décision est longue (et c’est tant mieux). En moyenne, de 3 à 9 mois ont été nécessaires pour déployer la solution. Et il est probable que des discussions se déroulent depuis encore plus longtemps, sans que nous le sachions. Mais le choix implique les entreprises concernées au delà du montant de l’abonnement, et ce temps d’élaboration est sans doute nécessaire pour assurer la pérennité de la décision.

_ La dimension économique de la mutualisation est décisive. Elle est souvent même un point d’entrée dans la réflexion, d’autant que l’économie réalisée se situe entre 40 et 70%.
Mais au-delà de cet effet d’aubaine, les regroupements s’effectuent avec des modalités et des objectifs multiples, souvent tous présents à des niveaux différents.

Des parcours de mutualisation très divers

1- Travailler ensemble un fichier professionnel commun. C’est le cas de 10 tourneurs wallons travaillant sur les musiques du monde, ou de 3 bureaux de prod en danse, dans des régions distinctes. On joue ici la complémentarité ou le renforcement sur des territoires esthétiques ou géographiques. La communication est parfois commune quand un effet de masse est recherché, parfois individuelle lorsqu’on rentre dans les détails des projets.

2- Favoriser un partage de compétences ou d’emploi. En Bretagne, 4 tourneurs ont embauché en commun une bookeuse sur l’international pour gérer certains de leurs projets. La circulation de l’info et le reporting sont automatiques, et chaque structure conserve une totale confidentialité sur ses propres projets.

3- Explorer d’autres possibilités de collaboration. 2 bureaux d’accompagnement et une compagnie de danse avaient expérimenté des collaborations ponctuelles et souhaitent aller plus loin. L’utilisation d’un outil commun leur permet de confronter leurs pratiques et de partager leurs infos au quotidien. De mieux se connaître, donc, pour déclencher de nouvelles collaborations.

4- Structurer un secteur : Un syndicat du spectacle vivant s’est donné parmi ses missions la montée en compétence professionnelle de ses membres. Un partenariat s’est constitué avec Bob pour constituer plusieurs groupes de mutualisation de 5 à 10 compagnies. La démarche sera suivie et analysée pour mettre en avant les bonnes pratiques et affiner les modalités de fonctionnement commun.

5- Soutenir une entreprise émergente : Dans le Lot, une SCIC s’est constituée autour d’activités de développement d’artistes et d’animation culturelle locale. Le producteur, utilisateur de Bob depuis fort longtemps, a ajouté un accès et l’a dédié à une structure de prod naissante dont il accompagne le développement.

6- Faciliter l’organisation en cluster : Des producteurs de spectacles se sont rapprochés d’autres entreprises, via des prises de participation croisées, totales ou partielles. Pour autant, la confidentialité sur les aspects commerciaux et financiers doit être préservée pour chaque entité. Le recours à un Bob Booking mutualisé intègre cette contrainte, tout en permettant la consolidation des calendriers de spectacles ou des écritures comptables.

 

Quel bilan pour Bob ?

La question est posée par les utilisateurs eux-même : vous vous y retrouvez ?
La réponse est oui, deux fois oui.
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Certes, un calcul étroit indique que 3 abonnements à Bob-Booking nous apportent un chiffre d’affaire 2 à 2,5 fois supérieur à un Bob partagé entre 3 entreprises.
Mais les transferts de plusieurs Bob autonomes vers un Bob commun n’ont été si fréquents. 80% des entreprises ayant choisi cette démarche sont des nouveaux utilisateurs, pour qui le ticket d’entrée devenait admissible dès lorsqu’il était réparti entre plusieurs structures. Elles ont à parts égales rejoint une entreprise déjà utilisatrice, ou créé un groupement de toutes pièces.
Au global,  le moteur de mutualisation a déclenché directement l’abonnement d’un tiers de nos nouveaux clients, et représente 25% de notre chiffre d’affaire créé dans l’année.
Accessoirement, ces 30 nouvelles structures mutualisées (sans parler des autres) n’ont pas trouvé avec d’éventuels solutions concurrentes de réponse à leurs besoins.
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Bilan positif également car nous nous trouvons au cœur des nouvelles pratiques professionnelles, et que nous restons très attentifs aux nouvelles demandes qui pourront naître de ces pratiques. Nous entrons ainsi dans une dynamique de co-construction valorisante pour les équipes de Bob, et porteuse d’évolutions passionnantes… et encore à imaginer.

 

La suite ?

Après des années d’instrumentalisation et d’errements, la mutualisation gagne du terrain, dans l’institution (Arcadi recense ces initiatives dans Arcadi connect) et surtout chez les professionnels eux-mêmes, regroupés ou non en réseaux formels (Pôles régionaux de musiques actuelles, Famdt, SCC…).
A notre connaissance, des dizaines d’entreprises sont en cours de réflexion pour intégrer un Bob Booking mutualisé dans une démarche plus générale.
Dans le contexte de mutation du secteur de la production de spectacles et d’épuisement des vieilles pratiques, nous pensons que la mutualisation intervient comme une des voies majeures de restructuration et de création de valeur. En opposition discrète à la concentration des opérateurs, bien plus spectaculaire.

On observe d’ailleurs le même mouvement chez les lieux et les festivals : Concentration vs Collaboration et mutualisation. La force du capital contre le bricolage créatif des rapports humains.

A nous donc de servir le mouvement. Cela exige une écoute, une attention permanente aux signaux faibles, aux pratiques émergentes qui s’ignorent elles-mêmes. Ceci pour fournir des solutions numériques là où c’est possible et pertinent.
Au delà, il faudra sans doute recueillir des retours d’expériences, diffuser les bonnes pratiques, introduire le sujet dans les rencontres professionnelles…

Est-ce vraiment le boulot d’un éditeur logiciel ? Ben oui, évidemment, si on souhaite nourrir le secteur qui nous fait vivre, et si on décide que la création de valeur relève à la fois de l’engagement et de l’économie.

Les bonnes pratiques du RGPD

RGPD… Rio Grande Police Department ?  Ristourne Générale Prévue Demain ? non non. Plus personne n’ignore aujourd’hui que l’acronyme désigne le Réglement Général pour la Protection des Données, soit un texte européen qui s’applique partout à partir du 25 mai, avec juste de légères différences d’appréciation selon les territoires.
Avec l’aide de notre avocate, spécialisée dans la protection des données, nous avons étudié les impacts de ce nouveau texte sur 2 éléments fondamentaux dans Bob Booking et dans l’activité des producteurs de spectacles : le fichier professionnel et l’e-mailing. Et on a également soumis Live data au crash-test réglementaire.

FICHIER PRO : LA TRANSPARENCE

Consentement, droit d’accès ou d’opposition, intérêt légitime ? Ces termes définissent ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire en matière de fichier pro.
► Sur les données publiques d’une structure, aucune limitation n’est imposée. Vous pouvez vous lâcher sur les adresses, tags, jauges… à l’exception des équipes, concernées par la nouveau règlement.
Les données professionnelles peuvent être collectées au nom d’un “intérêt légitime”, c’est-à-dire qu’on peut considérer que de par leur activité, les personnes concernées peuvent être intéressées par vos propositions. Les données professionnelles ce sont : les prénom, nom, fonction, téléphone direct et mail professionnel.
► Ce principe peut être étendu aux les coordonnées privées des professionnels (06 ou adresse gmail, par exemple), mais en cas de plainte, l’intérêt légitime ne tiendra pas…
► … à moins bien sûr que vous n’ayez recueilli le consentement explicite de vos destinataires, le très fameux opt-in. Cela vaut pour les inscriptions à votre newsletter, par exemple. Des idée peuvent être développées pour recueillir ce consentement via newsletter ou réseaux sociaux, toujours en étant très clair sur l’utilisation de ces données et vos engagements à ce sujet.
► La véritable évolution du RGPD tient à l’accent mis sur le respect des droits de la personne : droit d’accès, de rectification, d’opposition. Cela implique que vous soyez en mesure d’informer les personnes qu’elles figurent sur votre fichier, de leur communiquer sur demande les infos qui les concernent, de leur permettre de modifier ces infos ou de s’opposer à la présence dans votre fichier de toute info les concernant.
Pour l’instant, nous vos proposons d’ajouter une mention légale et une adresse mail, dédiée ou non, sur toutes vos communications électroniques : mail et e-mailing. Et justement…

E-MAILING : UNE CONTRAINTE DE PLUS

L’e-mailing est une auto-dénonciation  : en envoyant une campagne, vous révélez également à vos destinataires que vous détenez des données sur eux.
Les règles du RGPD s’appliquent donc ici de la même manière et seront particulièrement surveillées. Rappelons les bases :
► En com BtoC (vers le public) il est nécessaire d’obtenir le consentement préalable du destinataire (opt-in).  Et s’il n’a pas dit oui, c’est non.
► En com BtoB (vers les professionnels), c’est le contraire, S’il ne s’est pas opposé (opt-out), c’est oui. Le lien de désinscription obligatoire est fait pour ça.
Mais ça n’est pas tout
► En plus de ce lien de désinscription, c’est l’occasion d’informer vos destinataires sur leur droits concernant  votre fichier et de leur fournir un moyen de les exercer, comme indiqué plus haut. Vous pouvez vous inspirez de la mention que nous utilisons et l’adapter en fonction de votre situation

Vous recevez ce message parce que vous vous-êtes inscrit sur le site de www.mondomaine.com
ou que votre activité professionnelle nous laisse penser que vous pouvez être intéressé 
par nos informations. Conformément au Réglement Général sur la Protection des Données, 
toute personne physique dispose d'un droit d’accès, de rectification et d'opposition sur 
le traitement de ses données telles qu'elles figurent dans notre fichier. 
Ces données ne sont utilisées que par nos services et uniquement à des fins de contact 
professionnel.  Merci de suivre ce lien pour exercer vos droits. 
Pour ne plus recevoir de messages de notre part, cliquez ici

► Une nouveauté : le droit à l’effacement. La loi précise que les coordonnées d’un contact qui ne répond à aucune sollicitation depuis trois ans doivent être supprimées.
Et là, la règlementation rejoint le bon sens et l’efficacité : dans le cadre de l’e-mailing, l’envoi à des destinateurs “non ouvreurs” plombe votre réputation et pénalise votre délivrabilité (Voir ici l’article sur les bonnes pratiques de l’e-mailing) . Vous avez déjà dans Bob les moyens d’exclure ces destinataires de vos campagnes, et nous travaillons à un raccourci qui vous notifiera automatiquement ces destinataires indifférents.

LIVE DATA : RGPD COMPATIBLE

Live data a été développée sous le contrôle de notre avocate, en anticipant sur les bonnes pratiques du RGPD.
Les mesures prises sont assez proches de celles que vous devrez mettre en œuvre et nous y consacrons des moyens importants.
► Chaque structure présente dans Live data en est informée par mail. Celles qui le souhaitaient peuvent corriger leurs données ou supprimer les infos liées aux équipes.
► Nous allons mettre en place dans les prochaines semaines une plateforme publique offrant un canal permanent de consultation, rectification, opposition.
► Les coordonnées professionnelles (adresse mail + téléphone direct) sont effectivement professionnelles : les @gmail.com et les 06 n’y figurent que dans la mesure où ils sont publiés sur les internets… et que leurs propriétaires ne s’y sont pas opposé.
► Guillaume, en charge de la satisfaction des utilisateurs Bob (la hotline, quoi) a été également nommé Délégué à la Protection des Données (ou Data protection Officer, ou DPO). Il est garant du respect de la réglementation, mais également conseil pour toutes vos questions sur le sujet.

eMailing, bilan 2017

Cette année encore, nous nous sommes penchés sur les quelques 6000 campagnes envoyées en 2017 par les utilisateurs de Bob (5000 en 2016) et leur avons appliqué quelques formules pour vérifier les performances de l’eMailing sur le secteur du spectacle.
Nous nous sommes en particulier attachés à quelques indicateurs assez parlants, sur lesquels nous avons ignoré les valeurs extrêmes :

  • Le nombre de destinataires et la fréquence des campagnes
    En 2017, les utilisateurs ont en moyenne envoyé 24 campagnes à 980 destinataires, mais cette moyenne masque 2 types de pratiques très différents :
    – l’envoi mensuel générique, où l’ensemble du fichier pro est destinataire de chaque envoi.
    – l’envoi ponctuel et ciblé, où des segments de fichiers sont mobilisés en fonction des sujets (l’entreprise la plus “cibleuse” a routé 250 campagnes à une moyenne de 200 destinataires).
    Tous les indicateurs qui suivent sont clairement meilleurs pour les campagnes ponctuelles et ciblées. On le savait, mais on en a la confirmation par l’expérience.
    En 2016, ces chiffres étaient quasiment identiques = 23 campagnes à 950 destinataires. Échec, donc, de nos efforts de pédagogie sur la segmentation et le ciblage.
  • Taux de délivrabilité en 2017  (reçus / envoyés) : Entre 63% et 96%, taux moyen à 84%
    Le taux de délivrabilité  est première victime des barrières anti-spam. Il dépend à la fois de la qualité du fichier, de la réputation de l’adresse émettrice, et de la conformité du message, des déclarations DKIM et SPF.
    En 2016, le taux moyen était de 92%. La baisse est d’autant plus importante qu’elle est concentrée sur 70% des entreprises qui ont vu leur réputation se dégrader fortement. Seule solution pour le restaurer : adopter des pratiques vertueuses, dès maintenant.
  • Le taux d’ouverture (ouverts / reçus) : entre 16 et 40%, taux moyen à 21%
    Là, c’est la renommée de l’adresse qui joue (on ouvre parce qu’on connait), et le caractère incitatif de l’objet (on ouvre parce qu’on est intéressé).
    C’est ici que la segmentation des contacts et le ciblage des messages jouent à plein. 28 à 30% est un bon objectif.
  • Le taux de réactivité (clics / ouverts) : entre 0% et 30%, avec de fortes disparités. Taux moyen à 6,7%
    Le clic est complètement lié à la forme de la newsletter (la qualité du graphisme) et à son contenu (décevant / emballant). Et pour susciter des clics, qui sont des moyens de prolonger le contact avec le destinataire, encore faut-il poser des liens (boutons, images, textes).
    Précision : ce taux s’appuie sur le nombre de clics (on peut cliquer 20 fois sur un lien)  et non sur le nombre de cliqueurs (clic unique). Nous intégrerons cette stat rapidement.
    En 2016, le taux de réactivité était de 11%. Cette baisse traduit clairement la relative désaffection de l’e-mailing.
  • Le taux de désabonnement (désabonnés / reçus) : entre 0% et 1,5%. Moyenne à 0,5%
    Danger ! Au delà de 0,5%, il existe un vrai risque d’être blacklisté par les serveurs. Pire : si le lien de désabonnement n’est pas très visible, le destinataire énervé va déclarer le message en “abuse”. La bonne pratique : envoyer moins de campagnes, mieux ciblées.
    En 2016, le taux moyen de désabonnement était de 0,3%. Forte évolution là encore, qui confirme le point précédent.

Vous vous retrouvez dans ces chiffres ? Plutôt cancre ou premier de la classe ?
Pour vous donner les moyens de vos bonnes résolutions 2018, voyez ce post sur les bonnes pratiques et suivez ces liens issus de l’aide Bob :
– 10 recettes pour foirer sa newsletter
Déclaration DKIM et SPF

Bob favorise les bonnes pratiques d’emailing

99,9% des mails qui circulent sont des spams (des messages non désirés). Ça coûte fort cher aux hébergeurs : leurs data-centers consomment 2% de l’électricité mondiale, tout de même. Ils réagissent en durcissant leurs politiques anti-spam, qui s’appuient sur la réputation de votre nom de domaine et sa dégradation progressive.
Pour éviter d’être blacklisté et retrouver une com efficace, les bonnes pratiques doivent s’appliquer sur tous les aspects d’une campagne (choix des destinataires, graphisme, rédaction…)  et même au delà (qualité du fichier, stratégie de diffusion…). Elles visent à obtenir les meilleures performances en délivrabilité, ouverture, clic, et permettent une amélioration continue en s’appuyant sur les bilans des campagnes.
Ce schéma vous parle ?

Un des gros avantage de Bob est l’intégration complète de l’emailing dans l’application, ce qui permet d’agir à tous les étapes d’une campagne, de la définition des cibles au bilan, en passant par la conception graphique. Vous disposez d’un ensemble d’outils incomparable pour communiquer efficacement.
Détaillons !

► Qualité du fichier

Un bon fichier est qualifié (pour définir facilement les listes d’envoi) et mis à jour (pour disposer des bonnes adresses et éviter les mauvaises).
Une batterie d’outils vous permet d’accéder à un bon niveau de qualité :
> Live data, bien sûr, qui vous livre des infos précises et mises à jour sur tous les diffuseurs culturel français. En vous offrant la possibilité d’abonner vos propres contacts à une mise à jour permanente, il règle la plupart des problèmes liés au fichier.
> le partage des adresses en erreur. Nous avons choisi de partager cette information avec la communauté des utilisateurs, pour vous éviter d’utiliser des adresses fausses et d’abîmer votre réputation.

► Réduction

A partir la recherche avancée, repérer les contacts qui n’ont jamais ouvert vos newsletters, ou juste 1 fois, ou qui n’ont jamais cliqué… Votre com ne les intéresse pas ? Sortez-les de vos prochains envois. Votre taux d’ouverture va progresser tout seul.

► Ciblage

Communiquer, c’est choisir ! Quelle sont vos stratégie de diff pour chacun de vos spectacles ? Quelles cibles de prospection ? En sachant à qui vous vous adressez, vous serez mieux entendu. Par exemple, vous ne parlez pas de la même manière à un festival avec qui vous avez déjà travaillé, ou à un centre culturel inconnu… Le module de gestion de projet et la recherche avancée vous permettent de traduire vos choix stratégiques en listes cohérentes.

► Segmentation

Donnez-vous un défi : pas plus de 500 destinataires pour une newsletter. Et si votre cible de prospection comporte 2000 contacts, segmentez (par géoloc, par activité… ) et adaptez votre objet à chaque envoi.

► AB testing

Profitez de la segmentation pour vérifier ce qui fonctionne le mieux : 2 créations différentes, 2 heures d’envoi, 2 manières de placer les boutons d’action… un coup d’œil sur les bilans de chaque campagne vous renseignera sur les solutions les plus efficaces.

► Conformité technique

L’éditeur de newsletters de Bob répond aux meilleurs standards mondiaux. Il vous permet en particulier de mettre en œuvre simplement les bonnes pratiques techniques : textes alternatifs et liens sur les images, lien de désabonnement, responsivité (adaptation graphique aux tablettes et smartphones). Et ne pas oublier les textes courts et les boutons (call-to-action) qui prolongeront la lecture de votre message par des visites sur votre site ou vos vidéos, ou déclencheront un envoi vers votre votre adresse mail.

► Mail-tester

C’est un outil épatant pour connaître la qualité d’une newsletter avant son envoi, et nous l’avons intégré dans l’étape de test des campagnes. En 2 clics et une note, vous savez tout sur les éventuelles corrections à effectuer sur votre newsletter.

► Qualification des liens

Dès l’envoi de votre campagne, Bob vous vous propose de taguer les différents liens présents dans la newsletter, en spécifiant l’artiste ou le spectacle concerné. L’intérêt ? Pouvoir ensuite rechercher les fans :  les contacts visiblement intéressés par vos projets.

► Analyse et nouveau ciblage

Les bilans de campagne recèlent des mines d’information sur les comportements de vos utilisateurs. Sur une campagne d’invitation, retenter un envoi à ceux qui n’ont pas ouvert votre premier message. Et depuis la recherche avancée, rechercher les cliqueurs, les ouvreurs, les fans… et leur adresser des messages spécifiques.

 

► Et aussi

– utilisez un nom de domaine professionnel (pas de gmail, yahoo, free, orange, etc)
– effectuer les réglages DKIM et SPF (si vous galérez, on vous aide sur Ovh, Gandi, 1and1, Amen…)

Premier atelier métier de Bob : Bien préparer Avignon

À force de côtoyer, d’interroger, de former les professionnels de la diffusion, l’équipe de Bob à une vue imprenable sur leurs pratiques professionnelles et les mutations du secteur.
Cette connaissance fait d’ailleurs notre richesse : c’est ce qui nous permet de développer des applications qui répondent à des besoins réels, voire de les anticiper.

Là, on a décidé de valoriser cette somme d’infos et de réflexion en mettant en place des formations d’une nouveau type : les ateliers métier.

  • Nous avons isolé des thèmes “métier” communs à des nombreux utilisateurs, et qui leur pose éventuellement problème.
  • 2 intervenants co-animent la session : Cécile, formatrice de Bob, qui sait trouver dans l’application les réponses à toutes les questions, et un professionnel du secteur, légitime sur le thème abordé.
  • Enfin il s’agit d’une formation atelier, c’est à dire que le partage d’expérience est recherché, et qu’on travaille sur les cas concrets amenés par les participants, dans une double logique stratégique et pratique. Pour les participants, Bob Booking devient ainsi l’outil qui permet de donner corps aux décisions stratégiques.

Le premier des ateliers métier: Bien préparer Avignon
On cherchera à apporter des pistes de travail et des techniques de gestion de projet sur les problématiques posées par la participation au Off d’Avignon.
Et on s’intéressera au cycle complet : avant Avignon, pendant et après.
Pour cet atelier, l’intervenante invitée sera Karine Hernandez, chargée de diffusion indépendante, qui travaille majoritairement avec la compagnie Les Lubies.

Cette formation concernera bien entendu les chargés de diff, de com, de prod… qui prévoient d’investir dans une participation au Off.
Elle peut également concerner les compagnies de rues du Off de Châlons ou d’Aurillac.
Pour le domaine des musiques actuelles on envisage quelque chose d’équivalent pour Bourges ou les Trans.

Une version hyper rapide de l’atelier sera proposé dans le cadre des ateliers des BIS, le mercredi 17 janvier à 14h30.

Ce que vous nous dites !

En Avril, nous avons proposé à tous nos utilisateurs un long questionnaire pour recueillir leurs avis détaillés sur Bob, leur utilisation, son évolution, mais aussi les tendances et les mutations du métier.
150 structures se sont prêtés au jeu, largement représentatives de la diversité des 420 entreprises utilisatrices et des métiers de la production de spectacles.

Avec cette enquête, nous cherchions non pas à obtenir des chiffres flatteurs (“90% des ménagères recommanderaient Super Détergent à leur meilleure amie”), mais à mieux comprendre les pratiques et les attentes réelles des professionnels du spectacle. Pour s’améliorer, corriger le tir là où c’est nécessaire, anticiper les évolutions à venir, continuer d’avancer… On s’est rué sur les retours, on a fait tourner Excel en croisant les données, et voici les premiers résultats, à chaud. On se donne quelques semaines et beaucoup de discussions pour transformer tout ça en une feuille de route pour les 2 ans à venir.

L’utilisation de Bob et l’appréciation des utilisateurs

  • La totalité des utilisateurs estiment que l’utilisation Bob représente un gain de temps (c’est bien normal).
    Les administrateurs économisent en moyenne 40% de leur temps. Ce chiffre tombe à 32% pour les chargés de communication.
  • 70% des utilisateurs se connectent tous les jours. ils sont 5% à n’ouvrir Bob que “quelques fois par mois”.
  • Parmi les fonctionnalités proposées par Bob Booking, la gestion des contacts et le moteur de recherche avancée sont les plus utilisées. ( à 100% “souvent” ou “en permanence”)
  • Bonne perf sur les pré-contrats interactifs, utilisés par 80% des administrateurs et des chargés de diff
  • En revanche, les calendriers de tournées dont nous sommes pourtant très fiers, ne recueillent que 63% d’utilisation. A rapprocher de la forte demande d’inclure Google Agenda dans Bob
  • Nous communiquons mal sur nos nouveautés : le module de pilotage commercial et l’export des écritures comptables ne sont connues que par 60 à 70% des utilisateurs. Et d’ailleurs, c’est un reproche qui nous est le plus adressé : nous obtenons une évaluation de 13 / 20 sur cet aspect.
  • Bob est par ailleurs jugé “adapté à mon métier” (17/20) , “agréable” et “innovant” (15/20). Petit défaut sur son caractère “intuitif” (13%), auquel nous avons prévu de remédier à l’avenir.
  • Sur le reste, c’est un plébiscite : 18/20 de satisfaction sur la résolution des problèmes techniques (Guillaume superstar) et sur les rapports aves l’équipe. Nous aussi, on vous aime !

Les évolutions du secteur

Parmi les scénarios proposés, 3 points , très cohérents, sont clairement repris en compte par les utilisateurs :

  1. Les organisateurs (festivals, lieux) auront de moins en moins de moyens et de budget
  2. La multi-activité va se développer (prod, organisateur, prestataire…)
  3. La collaboration entre producteurs et avec les organisateurs va s’intensifier

Les points 2 et 3 vont forcément nous amener à orienter différemment l’avenir de nos solutions.

En revanche, la communauté Bob est dans l’expectative sur les développement des liens directs avec le public ou la recomposition du secteur autour de gros acteurs privés.

Sur l’évolution de leurs pratiques, les professionnels se projettent largement sur :

  1. l’interconnexion entre l’ensemble des outils (mes outils dialogueront ensemble)
  2. la mutualisation des outils et des données entre professionnels
  3. et dans une moindre mesure, la montée en puissance des réseaux sociaux comme base de communication,
  4. … et le développement de la mobilité et du télé-travail.

Là aussi, nous allons prendre en compte ces perspectives pour construire l’avenir de l’éco-système de Bob.

En revanche, les utilisateurs ne se voient pas travailler en permanence sur leur smartphone, ni abandonner les appels téléphoniques au profit du chat et des mails.

Les évolutions prioritaires

20 propositions ont été testées, issues d’échanges avec les utilisateurs ou d’idées de l’équipe.
Surprise : ce sont les évolutions les plus prospectives, marquant une rupture dans les outils et les pratiques, qui recueillent le plus de suffrages. Et les réponses sont très cohérentes : 1/3 des propositions recueillent entre 30% et 40% d’adhésion, un autre tiers n’intéressent au maximum 10% des sondés.

En 2015, le même type de sondage avait été proposé aux utilisateurs, toujours en leur proposant de classer 20 propositions.
Nous en avions tiré une feuille de route sur 18 mois. Parmi les fonctionnalités classées en priorité, 12 ont été réalisées.

Et après ?

Cette masse d’information va nous donner du travail. Ça tombe bien, l’ennui guettait ;-)
Les fonctionnalités priorisées sont de tous ordres. Certaines sont plutôt rapides à développer, d’autres mobiliseront l’équipe de développement pendant plusieurs semaines. Sans compter que certaines fonctions sont encore à terminer, à tester, à livrer (live data, en particulier).

Le premier travail : Réaliser des maquettes et des prototypes pour les fonctionnalités les plus ambitieuses, en associant à cette phase la communauté des utilisateurs.
Puis organiser notre feuille de route des prochains mois et entrer en phase de développement.
Enfin, imaginer le “futur désirable” de Bob en fonction des perspectives d’évolution du secteur et des pratiques professionnelles.

Pour une mutualisation heureuse !

C’était LE mot en vogue il y a 10 ans, et la solution magique des financeurs de la culture pour masquer la baisse de leurs subventions : il faut MU-TUA-LI-SER !
Après avoir représenté le top de la modernité en ingéniérie culturelle, après des réussites discrètes et des dégâts spectaculaires, la mutualisation a rejoint le cimetière des notions épuisées.  Mais les meilleurs pratiques ont émergées de la base (compagnies, collectifs…), se sont répandues et font insensiblement muter les modes d’organisation du secteur. On le clame : la mutualisation, ça peut être génial, enthousiasmant, créatif, structurant, enrichissant… dans la mesure où le bon sens prend le pas sur la pensée magique. (Voir ici notre contribution à une mutualisation vertueuse)

  1. La mutualisation n’est pas une fin en soi. On part toujours d’un projet commun, d’une envie, d’un objectif, et la mutualisation pourra constituer un outil pour aboutir. L’inverse, c’est comme monter une boîte parce qu’on est pote, louer des locaux, recruter, puis se demander quelle va être son activité.
  2. C’est quoi l’idée ? Que voulez-vous gagner ? temps, argent, représentativité, crédibilité, intelligence ?
    Le projet est-il clair et partagé par tous ? Et pourrez-vous trouver les moyens de vos ambitions ? Si l’objectif est de tourner davantage, peut-être que le recrutement à 3 structures d’un chargé de diff débutant en CAE n’est pas la meilleure option. Peut-être voir du côté des bureaux de diff ?
  3. Prévoir le pire. 3 compagnies embauchent un chargé de diff pour tourner 3 spectacles. Forcément, l’un des spectacles aura plus de succès – et de dates – que les 2 autres. Comment chacun va-t-il réagir, entre déception, méfiance, remise en cause… et comment la rem du chargé de diff va-t-elle être prise en charge ? Et que faire si une compagnie jette l’éponge ?
    On peut prévoir beaucoup de catas, les anticiper, en parler, écrire, s’engager. Pour les succès, ce sera plus simple (encore que).
  4. Commencer petit#1. Avant d’embaucher un staff et d’acheter des locaux, voyons si on peut simplement regrouper des tâches d’administration, se donner un coup de main sur les dossiers de subs, réaliser une newsletter en commun. C’est ok ? On continue. Ça ne fonctionne pas ? Pas grave : on n’a rien perdu et on reste pote.
  5. Commencer petit#2. Avant de monter un super regroupement de toutes les compagnies de la grande région, c’est plus cool de commencer avec 2 ou 3 compagnies amies. Un peu comme l’Europe à 4, puis à 10, puis avec les Anglais, puis à 27, puis sans les Anglais… euh non, mauvais exemple.
  6. La mutualisation n’est pas une pizza. Vous achetez une margarita à 4, vous en mangez chacun un quart en comptant bien le nombre d’olives. C’est un partage. Vous vous regroupez pour acheter un food-truck, chacun fabrique ou vend des pizzas en fonction de ses dispos et de ses compétences. Vous avez gagné un travail, des parts de pizza gratuites et la perspective d’une rémunération. C’est une mutualisation (réussie).
  7. La mutualisation n’est pas un dortoir. Vous avez des projets, gardez-les ! Vous avez des subs perso, des relations privilégiées, des infos confidentielles, une compta ? Tout ça vous appartient, et une collaboration respectueuse vous permettra de mettre en commun ce qui peut l’être et de garder pour vous ce qui doit l’être. Une coloc avec chacun sa chambre.
  8. La mutualisation coûte. Du moins au début : du temps de recherche, de discussion, de mise en place, de suivi… qui risquent d’annuler pour un temps les économies d’échelle. Retour au point 4.
  9. Qui c’est le chef ? un projet de mutualisation, c’est comme une nouvelle entreprise. La gouvernance (qui va peut-être de soi dans votre structure) va devoir être réinventée dans ce nouveau contexte. Qui prend tel type de décision, qui représente l’ensemble à l’extérieur, comment tout le monde va rester informé et impliqué ? Un peu de sociocratie ne peut pas nuire, ainsi qu’un investissement dans de bons outils collaboratifs.

D’autres points de vue à partager sur le sujet ? Commentez, on publiera.

Labo #15 – Live data révolutionne la pratique des fichiers

Jusqu’alors Bob proposait des interfaces. Des outils pour que les producteurs gèrent au mieux leur propre base de contacts professionnels. Avec Live data, les utilisateurs vont découvrir un rapport complètement inédit à leurs fichiers de contacts professionnels.
atelier-flux-de-donneesL’objectif : proposer à tous un flux de données qualifiées, exhaustives et vérifiées sur le secteur culturel, qui puisse se mêler aux données propres des utilisateurs et qui soit mis à jour en temps réel.
Ces données concernent les lieux et événements de diffusion, les institutions et organismes du secteur et progressivement les producteurs, les médias, les prestataires…
Ce sont des noms, des adresses, des numéros, des jauges, des périodes de programmation, des tags d’activité, de genre ou de réseau, des commentaires…
Live data constituera rapidement le meilleur fichier du monde, le plus précis, le plus à jour, le plus efficace pour développer son activité de diffusion.

Le coeur du dispositif, c’est une base de données référentielle qui agrège des millions de données publiques et professionnelles sur le spectacle.
Ces données sont issues d’annuaires en open data, de plateformes amies avec lesquelles nous avons établi des passerelles permanentes, de robots qui patrouillent sur le web à la recherche d’infos cohérentes. Elles proviennent également d’utilisateurs de nos applications qui choisissent de partager certaines données. Ce sont les “contributeurs” et les “partageurs”. Nous en reparleront.

Les ingénieurs de Bob ont conçu des puissant algorithmes pour extraire de ces millions de données les plus pertinentes et les plus récentes.
Et il y a Polo, notre veilleur, qui vérifie les infos les plus sensibles et pilote la machine pour qu’elle devienne de plus en plus efficace.

A suivre dans un prochain post : ce que Live data change pour les utilisateurs

Et aussi : télécharger le pdf sur live data et les contributeurs