Les bonnes pratiques du RGPD

RGPD… Rio Grande Police Department ?  Ristourne Générale Prévue Demain ? non non. Plus personne n’ignore aujourd’hui que l’acronyme désigne le Réglement Général pour la Protection des Données, soit un texte européen qui s’applique partout à partir du 25 mai, avec juste de légères différences d’appréciation selon les territoires.
Avec l’aide de notre avocate, spécialisée dans la protection des données, nous avons étudié les impacts de ce nouveau texte sur 2 éléments fondamentaux dans Bob Booking et dans l’activité des producteurs de spectacles : le fichier professionnel et l’e-mailing. Et on a également soumis Live data au crash-test réglementaire.

FICHIER PRO : LA TRANSPARENCE

Consentement, droit d’accès ou d’opposition, intérêt légitime ? Ces termes définissent ce que vous pouvez et ne pouvez pas faire en matière de fichier pro.
► Sur les données publiques d’une structure, aucune limitation n’est imposée. Vous pouvez vous lâcher sur les adresses, tags, jauges… à l’exception des équipes, concernées par la nouveau règlement.
Les données professionnelles peuvent être collectées au nom d’un « intérêt légitime », c’est-à-dire qu’on peut considérer que de par leur activité, les personnes concernées peuvent être intéressées par vos propositions. Les données professionnelles ce sont : les prénom, nom, fonction, téléphone direct et mail professionnel.
► Ce principe peut être étendu aux les coordonnées privées des professionnels (06 ou adresse gmail, par exemple), mais en cas de plainte, l’intérêt légitime ne tiendra pas…
► … à moins bien sûr que vous n’ayez recueilli le consentement explicite de vos destinataires, le très fameux opt-in. Cela vaut pour les inscriptions à votre newsletter, par exemple. Des idée peuvent être développées pour recueillir ce consentement via newsletter ou réseaux sociaux, toujours en étant très clair sur l’utilisation de ces données et vos engagements à ce sujet.
► La véritable évolution du RGPD tient à l’accent mis sur le respect des droits de la personne : droit d’accès, de rectification, d’opposition. Cela implique que vous soyez en mesure d’informer les personnes qu’elles figurent sur votre fichier, de leur communiquer sur demande les infos qui les concernent, de leur permettre de modifier ces infos ou de s’opposer à la présence dans votre fichier de toute info les concernant.
Pour l’instant, nous vos proposons d’ajouter une mention légale et une adresse mail, dédiée ou non, sur toutes vos communications électroniques : mail et e-mailing. Et justement…

E-MAILING : UNE CONTRAINTE DE PLUS

L’e-mailing est une auto-dénonciation  : en envoyant une campagne, vous révélez également à vos destinataires que vous détenez des données sur eux.
Les règles du RGPD s’appliquent donc ici de la même manière et seront particulièrement surveillées. Rappelons les bases :
► En com BtoC (vers le public) il est nécessaire d’obtenir le consentement préalable du destinataire (opt-in).  Et s’il n’a pas dit oui, c’est non.
► En com BtoB (vers les professionnels), c’est le contraire, S’il ne s’est pas opposé (opt-out), c’est oui. Le lien de désinscription obligatoire est fait pour ça.
Mais ça n’est pas tout
► En plus de ce lien de désinscription, c’est l’occasion d’informer vos destinataires sur leur droits concernant  votre fichier et de leur fournir un moyen de les exercer, comme indiqué plus haut. Vous pouvez vous inspirez de la mention que nous utilisons et l’adapter en fonction de votre situation

Vous recevez ce message parce que vous vous-êtes inscrit sur le site de www.mondomaine.com
ou que votre activité professionnelle nous laisse penser que vous pouvez être intéressé 
par nos informations. Conformément au Réglement Général sur la Protection des Données, 
toute personne physique dispose d'un droit d’accès, de rectification et d'opposition sur 
le traitement de ses données telles qu'elles figurent dans notre fichier. 
Ces données ne sont utilisées que par nos services et uniquement à des fins de contact 
professionnel.  Merci de suivre ce lien pour exercer vos droits. 
Pour ne plus recevoir de messages de notre part, cliquez ici

► Une nouveauté : le droit à l’effacement. La loi précise que les coordonnées d’un contact qui ne répond à aucune sollicitation depuis trois ans doivent être supprimées.
Et là, la règlementation rejoint le bon sens et l’efficacité : dans le cadre de l’e-mailing, l’envoi à des destinateurs « non ouvreurs » plombe votre réputation et pénalise votre délivrabilité (Voir ici l’article sur les bonnes pratiques de l’e-mailing) . Vous avez déjà dans Bob les moyens d’exclure ces destinataires de vos campagnes, et nous travaillons à un raccourci qui vous notifiera automatiquement ces destinataires indifférents.

LIVE DATA : RGPD COMPATIBLE

Live data a été développée sous le contrôle de notre avocate, en anticipant sur les bonnes pratiques du RGPD.
Les mesures prises sont assez proches de celles que vous devrez mettre en œuvre et nous y consacrons des moyens importants.
► Chaque structure présente dans Live data en est informée par mail. Celles qui le souhaitaient peuvent corriger leurs données ou supprimer les infos liées aux équipes.
► Nous allons mettre en place dans les prochaines semaines une plateforme publique offrant un canal permanent de consultation, rectification, opposition.
► Les coordonnées professionnelles (adresse mail + téléphone direct) sont effectivement professionnelles : les @gmail.com et les 06 n’y figurent que dans la mesure où ils sont publiés sur les internets… et que leurs propriétaires ne s’y sont pas opposé.
► Guillaume, en charge de la satisfaction des utilisateurs Bob (la hotline, quoi) a été également nommé Délégué à la Protection des Données (ou Data protection Officer, ou DPO). Il est garant du respect de la réglementation, mais également conseil pour toutes vos questions sur le sujet.

Labo #20 – Dédoublonnage et fusion

On avait parlé dans un post précédent des technologies utilisées pour notre moteur de dédoublonnage. Désormais, la fonctionnalité complète, intégrant la fusion automatique ou manuelle des doublons repérés est disponible. C’est une mécanique puissante mais précise et ça se passe comme ça :

  • Le moteur de dédoublonnage identifie les structures qui présentent des “bouquets de données” identiques : nom structure + ville, nom personne + site web, etc, en ayant effectué un travail préalable de lématisation (les noms sont débarrassés des espaces, des articles, des caractères accentués et des mots communs comme “festival” ou “association”)
  • Les doublons sont listés avec la mention du niveau de doublonnage supposé : de “avéré” lorsque plusieurs bouquets de données correspondent, jusqu’à “potentiel” si seules certaines données sont identiques.
  • La machine est puissante, mais des doublons hyper subtils peuvent lui avoir échappé. L’utilisateur a donc la possibilité de déclarer manuellement des doublons, par exemple en recherchant sur un ville ou avec un nom de structure.  Ces doublons s’ajouteront à la liste avec le statut “manuel”, évidemment.
  • Les structures concernées par chaque cas de doublon (ou de triplon, ou de quadruplon) peuvent être affichées côte à côte, afin de vérifier l’ensemble de leurs données, et de constituer une fiche unique à partir de la fusion de ces données. Ici pas de copier / coller : tout se fait au clic.
  • Astuce pratique : la fonction “Smart Fusion” permet de compléter une fiche avec les données complémentaires issues de son doublon.
    A noter que tous les types de données liées à la structure sont concernée par la fusion : les commentaires, périodes de diffusion, salles, dates posées, correspondances, contrats… La structure finale récupérera toutes ces infos éventuellement présentes dans ses doublons.
  • Nouveauté : Cette Smart Fusion peut également être déclenchée massivement, sur l’ensemble des doublons “avérés”, par exemple. Mais il est recommandé d’avoir préalablement checké la liste, afin d’en exclure les faux doublons éventuels
  • Enfin, chaque fiche structure initiale est conservée en archive. Il ne sera pas possible de l’utiliser à nouveau comme une fiche contact classique, mais les données qui auraient éventuellement été effacées lors de la fusion pourront être affichées et récupérées.

Cette nouveauté sur la fusion massive des doublons est la fonctionnalité qui impacte le plus le fichier des utilisateurs. En quelques minutes, le fichier est cleané, resserré, et les fiches contacts sont complétées. Pour parer tout risque, une archive complète de la base est sauvegardée avant toute fusion massive. Ainsi, s’il apparaît que des données ont été perdues lors d’une fusion lancée un peu légèrement, nous avons la possibilité de remonter la version antérieure de la base de données.
C’est en particulier ce point qui sera observé lors de la phase de béta test.

Labo #15 – Live data révolutionne la pratique des fichiers

Jusqu’alors Bob proposait des interfaces. Des outils pour que les producteurs gèrent au mieux leur propre base de contacts professionnels. Avec Live data, les utilisateurs vont découvrir un rapport complètement inédit à leurs fichiers de contacts professionnels.
atelier-flux-de-donneesL’objectif : proposer à tous un flux de données qualifiées, exhaustives et vérifiées sur le secteur culturel, qui puisse se mêler aux données propres des utilisateurs et qui soit mis à jour en temps réel.
Ces données concernent les lieux et événements de diffusion, les institutions et organismes du secteur et progressivement les producteurs, les médias, les prestataires…
Ce sont des noms, des adresses, des numéros, des jauges, des périodes de programmation, des tags d’activité, de genre ou de réseau, des commentaires…
Live data constituera rapidement le meilleur fichier du monde, le plus précis, le plus à jour, le plus efficace pour développer son activité de diffusion.

Le coeur du dispositif, c’est une base de données référentielle qui agrège des millions de données publiques et professionnelles sur le spectacle.
Ces données sont issues d’annuaires en open data, de plateformes amies avec lesquelles nous avons établi des passerelles permanentes, de robots qui patrouillent sur le web à la recherche d’infos cohérentes. Elles proviennent également d’utilisateurs de nos applications qui choisissent de partager certaines données. Ce sont les « contributeurs » et les « partageurs ». Nous en reparleront.

Les ingénieurs de Bob ont conçu des puissant algorithmes pour extraire de ces millions de données les plus pertinentes et les plus récentes.
Et il y a Polo, notre veilleur, qui vérifie les infos les plus sensibles et pilote la machine pour qu’elle devienne de plus en plus efficace.

A suivre dans un prochain post : ce que Live data change pour les utilisateurs

Et aussi : télécharger le pdf sur live data et les contributeurs