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Producteurs de spectacles : qui mutualise, pourquoi, comment ?

Au printemps 2017, nous lancions une nouvelle fonctionnalité dans Bob booking, donnant la possibilité à plusieurs producteurs de spectacle de travailler sur un Bob unique. L’idée était – et reste –  de travailler sur les conditions d’une mutualisation vertueuse, en cumulant partage et confidentialité, augmentation de service et baisse des coûts.
Bob Booking fonctionne dès lors comme une co-loc : L’espace commun est partagé et entretenu par tous, mais chacun a sa chambre, dans lesquels les autres colocataires sont interdits ou priés de frapper avant d’entrer. Sans oublier les étagères du frigo…
L’espace commun, c’est le fichier professionnel, consultable et renseigné par tous. Le reste est confidentiel ou à accès limité : commentaires, données commerciales et financières.

Pour nous, il s’agissait de soutenir ou d’impulser de nouvelles pratiques de travail entre les entreprises du secteur. Un post de mars 2017 listait quelques conditions d’une mutualisation heureuse.
16 mois plus tard, point d’étape : voyons comment la communauté s’est emparée de cette proposition.

Mutualisation

Effet d’aubaine et réflexion longue

Parmi les 15 groupes d’entreprises qui se sont engagées dans une démarche de mutualisation avec Bob, on observe 2 constantes :

_ La prise de décision est longue (et c’est tant mieux). En moyenne, de 3 à 9 mois ont été nécessaires pour déployer la solution. Et il est probable que des discussions se déroulent depuis encore plus longtemps, sans que nous le sachions. Mais le choix implique les entreprises concernées au delà du montant de l’abonnement, et ce temps d’élaboration est sans doute nécessaire pour assurer la pérennité de la décision.

_ La dimension économique de la mutualisation est décisive. Elle est souvent même un point d’entrée dans la réflexion, d’autant que l’économie réalisée se situe entre 40 et 70%.
Mais au-delà de cet effet d’aubaine, les regroupements s’effectuent avec des modalités et des objectifs multiples, souvent tous présents à des niveaux différents.

Des parcours de mutualisation très divers

1- Travailler ensemble un fichier professionnel commun. C’est le cas de 10 tourneurs wallons travaillant sur les musiques du monde, ou de 3 bureaux de prod en danse, dans des régions distinctes. On joue ici la complémentarité ou le renforcement sur des territoires esthétiques ou géographiques. La communication est parfois commune quand un effet de masse est recherché, parfois individuelle lorsqu’on rentre dans les détails des projets.

2- Favoriser un partage de compétences ou d’emploi. En Bretagne, 4 tourneurs ont embauché en commun une bookeuse sur l’international pour gérer certains de leurs projets. La circulation de l’info et le reporting sont automatiques, et chaque structure conserve une totale confidentialité sur ses propres projets.

3- Explorer d’autres possibilités de collaboration. 2 bureaux d’accompagnement et une compagnie de danse avaient expérimenté des collaborations ponctuelles et souhaitent aller plus loin. L’utilisation d’un outil commun leur permet de confronter leurs pratiques et de partager leurs infos au quotidien. De mieux se connaître, donc, pour déclencher de nouvelles collaborations.

4- Structurer un secteur : Un syndicat du spectacle vivant s’est donné parmi ses missions la montée en compétence professionnelle de ses membres. Un partenariat s’est constitué avec Bob pour constituer plusieurs groupes de mutualisation de 5 à 10 compagnies. La démarche sera suivie et analysée pour mettre en avant les bonnes pratiques et affiner les modalités de fonctionnement commun.

5- Soutenir une entreprise émergente : Dans le Lot, une SCIC s’est constituée autour d’activités de développement d’artistes et d’animation culturelle locale. Le producteur, utilisateur de Bob depuis fort longtemps, a ajouté un accès et l’a dédié à une structure de prod naissante dont il accompagne le développement.

6- Faciliter l’organisation en cluster : Des producteurs de spectacles se sont rapprochés d’autres entreprises, via des prises de participation croisées, totales ou partielles. Pour autant, la confidentialité sur les aspects commerciaux et financiers doit être préservée pour chaque entité. Le recours à un Bob Booking mutualisé intègre cette contrainte, tout en permettant la consolidation des calendriers de spectacles ou des écritures comptables.

 

Quel bilan pour Bob ?

La question est posée par les utilisateurs eux-même : vous vous y retrouvez ?
La réponse est oui, deux fois oui.
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Certes, un calcul étroit indique que 3 abonnements à Bob-Booking nous apportent un chiffre d’affaire 2 à 2,5 fois supérieur à un Bob partagé entre 3 entreprises.
Mais les transferts de plusieurs Bob autonomes vers un Bob commun n’ont été si fréquents. 80% des entreprises ayant choisi cette démarche sont des nouveaux utilisateurs, pour qui le ticket d’entrée devenait admissible dès lorsqu’il était réparti entre plusieurs structures. Elles ont à parts égales rejoint une entreprise déjà utilisatrice, ou créé un groupement de toutes pièces.
Au global,  le moteur de mutualisation a déclenché directement l’abonnement d’un tiers de nos nouveaux clients, et représente 25% de notre chiffre d’affaire créé dans l’année.
Accessoirement, ces 30 nouvelles structures mutualisées (sans parler des autres) n’ont pas trouvé avec d’éventuels solutions concurrentes de réponse à leurs besoins.
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Bilan positif également car nous nous trouvons au cœur des nouvelles pratiques professionnelles, et que nous restons très attentifs aux nouvelles demandes qui pourront naître de ces pratiques. Nous entrons ainsi dans une dynamique de co-construction valorisante pour les équipes de Bob, et porteuse d’évolutions passionnantes… et encore à imaginer.

 

La suite ?

Après des années d’instrumentalisation et d’errements, la mutualisation gagne du terrain, dans l’institution (Arcadi recense ces initiatives dans Arcadi connect) et surtout chez les professionnels eux-mêmes, regroupés ou non en réseaux formels (Pôles régionaux de musiques actuelles, Famdt, SCC…).
A notre connaissance, des dizaines d’entreprises sont en cours de réflexion pour intégrer un Bob Booking mutualisé dans une démarche plus générale.
Dans le contexte de mutation du secteur de la production de spectacles et d’épuisement des vieilles pratiques, nous pensons que la mutualisation intervient comme une des voies majeures de restructuration et de création de valeur. En opposition discrète à la concentration des opérateurs, bien plus spectaculaire.

On observe d’ailleurs le même mouvement chez les lieux et les festivals : Concentration vs Collaboration et mutualisation. La force du capital contre le bricolage créatif des rapports humains.

A nous donc de servir le mouvement. Cela exige une écoute, une attention permanente aux signaux faibles, aux pratiques émergentes qui s’ignorent elles-mêmes. Ceci pour fournir des solutions numériques là où c’est possible et pertinent.
Au delà, il faudra sans doute recueillir des retours d’expériences, diffuser les bonnes pratiques, introduire le sujet dans les rencontres professionnelles…

Est-ce vraiment le boulot d’un éditeur logiciel ? Ben oui, évidemment, si on souhaite nourrir le secteur qui nous fait vivre, et si on décide que la création de valeur relève à la fois de l’engagement et de l’économie.

eMailing, bilan 2017

Cette année encore, nous nous sommes penchés sur les quelques 6000 campagnes envoyées en 2017 par les utilisateurs de Bob (5000 en 2016) et leur avons appliqué quelques formules pour vérifier les performances de l’eMailing sur le secteur du spectacle.
Nous nous sommes en particulier attachés à quelques indicateurs assez parlants, sur lesquels nous avons ignoré les valeurs extrêmes :

  • Le nombre de destinataires et la fréquence des campagnes
    En 2017, les utilisateurs ont en moyenne envoyé 24 campagnes à 980 destinataires, mais cette moyenne masque 2 types de pratiques très différents :
    – l’envoi mensuel générique, où l’ensemble du fichier pro est destinataire de chaque envoi.
    – l’envoi ponctuel et ciblé, où des segments de fichiers sont mobilisés en fonction des sujets (l’entreprise la plus “cibleuse” a routé 250 campagnes à une moyenne de 200 destinataires).
    Tous les indicateurs qui suivent sont clairement meilleurs pour les campagnes ponctuelles et ciblées. On le savait, mais on en a la confirmation par l’expérience.
    En 2016, ces chiffres étaient quasiment identiques = 23 campagnes à 950 destinataires. Échec, donc, de nos efforts de pédagogie sur la segmentation et le ciblage.
  • Taux de délivrabilité en 2017  (reçus / envoyés) : Entre 63% et 96%, taux moyen à 84%
    Le taux de délivrabilité  est première victime des barrières anti-spam. Il dépend à la fois de la qualité du fichier, de la réputation de l’adresse émettrice, et de la conformité du message, des déclarations DKIM et SPF.
    En 2016, le taux moyen était de 92%. La baisse est d’autant plus importante qu’elle est concentrée sur 70% des entreprises qui ont vu leur réputation se dégrader fortement. Seule solution pour le restaurer : adopter des pratiques vertueuses, dès maintenant.
  • Le taux d’ouverture (ouverts / reçus) : entre 16 et 40%, taux moyen à 21%
    Là, c’est la renommée de l’adresse qui joue (on ouvre parce qu’on connait), et le caractère incitatif de l’objet (on ouvre parce qu’on est intéressé).
    C’est ici que la segmentation des contacts et le ciblage des messages jouent à plein. 28 à 30% est un bon objectif.
  • Le taux de réactivité (clics / ouverts) : entre 0% et 30%, avec de fortes disparités. Taux moyen à 6,7%
    Le clic est complètement lié à la forme de la newsletter (la qualité du graphisme) et à son contenu (décevant / emballant). Et pour susciter des clics, qui sont des moyens de prolonger le contact avec le destinataire, encore faut-il poser des liens (boutons, images, textes).
    Précision : ce taux s’appuie sur le nombre de clics (on peut cliquer 20 fois sur un lien)  et non sur le nombre de cliqueurs (clic unique). Nous intégrerons cette stat rapidement.
    En 2016, le taux de réactivité était de 11%. Cette baisse traduit clairement la relative désaffection de l’e-mailing.
  • Le taux de désabonnement (désabonnés / reçus) : entre 0% et 1,5%. Moyenne à 0,5%
    Danger ! Au delà de 0,5%, il existe un vrai risque d’être blacklisté par les serveurs. Pire : si le lien de désabonnement n’est pas très visible, le destinataire énervé va déclarer le message en “abuse”. La bonne pratique : envoyer moins de campagnes, mieux ciblées.
    En 2016, le taux moyen de désabonnement était de 0,3%. Forte évolution là encore, qui confirme le point précédent.

Vous vous retrouvez dans ces chiffres ? Plutôt cancre ou premier de la classe ?
Pour vous donner les moyens de vos bonnes résolutions 2018, voyez ce post sur les bonnes pratiques et suivez ces liens issus de l’aide Bob :
– 10 recettes pour foirer sa newsletter
Déclaration DKIM et SPF

Le booking passe en mode projet

Dans l’interface Bob Booking, on ne parle plus de Proposition Artistique mais de PROJET.
De même, le module de GESTION DE PROJETS a remplacé le module de pilotage commercial. Relifting lexical ? Oui, mais pas seulement.
Le module de pilotage commercial est sorti depuis 1 an. Et ce qui correspondait à un projet de co-production intéressant (avec Atelier Théâtre Actuel, l’un des producteurs les plus importants dans le domaine du théâtre) s’est transformé pour nous en une clef pour imaginer l’avenir de Bob Booking.

Une 50aine d’entreprises ont testé le module de pilotage commercial et l’ont adopté. Nous avons constaté avec elles que leur utilisation du module les amènent vers de nouvelles pratiques, plus naturelles, plus efficaces. Vers un fonctionnement en mode projet, justement, d’où le glissement lexical. 

Pour Bob et ses utilisateurs, qu’est-ce qu’un projet ?

  • la tournée de Flying Zatopek, que je n’ai à disposition en France que pendant 15 jours en mars.
  • Le Matt Robson quartet, qui mobilise une équipe artistique différente et se vend plus cher que Matt Robson en trio.
  • Le festival Off d’Avignon pour “la Nouvelle”, une pièce de la compagnie Entre Deux.
  • La tournée des festivals de juillet pour René Cantine, évidemment différente de la tournée des SMACs organisée en novembre / décembre pour la sortie de l’album.

Pour chaque projet, quelles ressources sont nécessaires ?

  • un portefeuille de prospection spécifique, que je constituerai avec des contacts issus de mon fichier et de Live data. Il y aura bien sûr des programmations en dehors de ces contacts, mais le portefeuille de prospection est mon cœur de fichier, sur lequel il sera le plus efficace de concentrer mes efforts de prospection.
  • un suivi de prospection. Combien de contacts ai-je encore à rappeler ? Qui s’approche d’une décision ? Sur quel projet dois-je appuyer cette semaine…
  • des données budgétaires (dépenses et recettes, prévisionnelles et réalisées), pour prendre les bonnes décisions et checker les résultats économiques. Ce sera notre prochain chantier de développement
  • des éléments de bilan en temps réèl (marge brute de la tournée, fréquentation moyenne, résultats par rapports aux objectifs…) qui permettront de mieux travailler les tournées suivantes.

Les ressources actuelles du module de gestion de projet permettre d’être efficace et rapide sur la plupart de ces points.
Dans les mois qui viennent, nous systématiserons cette approche pour enrichir encore l’expérience des utilisateurs.

 

Nouveautés #avril17

Voici les évolutions, corrections et nouveautés produites en mars 2017 et les 1ers jours d’avril.
Nombreuses avancées, en particulier grâce au D-Day #3. du 20 mars et à la livraison de 2 nouveautés majeures : Bob Mobile et le moteur de dédoublonnage / fusion

 Aide en ligne

► Bob avance vite et l’aide en ligne était le reflet de ces nombreuses strates de développement.
Son ergonomie a été revue de fond en comble et ses articles remis à jour.

Mobilité

► L’application Bob Booking est maintenant disponible sur iPhone et AndroïdElle embarque les données nécessaires en mobilité : fichier pro, contacts, adresses et numéros, commentaires, calendriers des spectacles, notes. Appli de consultation, elle permet également de renseigner un nouveau contact, poser une date ou inscrire une relance… qui seront immédiatement disponibles pour les collaborateurs restés devant leur ordi.
Cliquez sur votre store pour télécharger gratuitement l’app bob Booking.
Évidemment, elle pourra être utilisée qu’avec les identifiants d’une version Bob Booking en abonnement.

App Store   Google play

  Contacts

Evolution de la fiche structure. Plus de place pour les commentaires, et une présentation en notes unitaires, repérées par les initiales de son auteur.

Le moteur de dédoublonnage et de fusion est en production. Après les beta-testeurs, il est maintenant progressivement livré à l’ensemble des utilisateurs.

Paramétrage du menu contacts : les gabarits et formules types sont maintenant classés par ordre alphabétique, et un bouton “rafraichir” a été ajouté.

Les correspondances s’affichent dans l’agenda collaboratif. Ouvrez la zone de commentaires avec les 2 chevrons à gauche de la liste, puis cliquez sur une ligne pour afficher les commentaires correspondants.

Dans la zone des tags, les sélections peuvent être masquées d’un clic.

 La géolocalisation est réparée. Dans les recherches avancées, on peut de nouveau utiliser le critère des zones adminiustratives, en particulier les (nouvelles) régions.

 Collaboration

 Les commentaires sont désormais partageables. On peut garder confidentielles certaines remarques, ou le 06 qu’on vous a demandé de ne surtout pas divulguer. Pratique, en particulier pour les Bob mutualisés.

Idem pour les correspondances. Vous décidez lesquels de vos collègues ont accès à vos relances, mails, courriers…

Les correspondances sont maintenant horodatées. Vous pouvez choisir votre heure d’appel, et pour un mail envoyé, reçu ou une relance notée “fait”, l’heure précise s’ajoute.

Les correspondances s’affichent dans l’agenda collaboratif au même titre que les spectacles et les réunions. Pour les faire apparaître, cliquer sur l’icône de l’horloge.

On peut maintenant dupliquer et renvoyer un mail.

Sur une correspondance mail ou courrier, un filtre permet de trouver une formule type en recherchant dans son libellé.

 eMailing

 Vous pouvez maintenant travailler vos modèles de newsletters sans avoir préalablement créé une campagne.

 Booking & Diffusion

 Dans le menu Booking & Diffusion,  la liste des propositions artistiques se trie aussi par artiste.

 Admin & Prod

 On a maintenant la possibilité de créer une relance automatique sur les envois de pré-contrats

 Sur une facture d’avoir, une alerte se déclenche lorsque la machine constate que le montant est resté positif.

2 nouveaux modes de paiement, “Compensation” et “Retenue à la source”, afin de prendre en compte les particularités des spectacles à l’étranger.

 

Envie de tester ces nouveautés, et l’ensemble des fonctionnalités de Bob Booking ? Une version d’essai de 30 jours est disponible ici

Pour une mutualisation heureuse !

C’était LE mot en vogue il y a 10 ans, et la solution magique des financeurs de la culture pour masquer la baisse de leurs subventions : il faut MU-TUA-LI-SER !
Après avoir représenté le top de la modernité en ingéniérie culturelle, après des réussites discrètes et des dégâts spectaculaires, la mutualisation a rejoint le cimetière des notions épuisées.  Mais les meilleurs pratiques ont émergées de la base (compagnies, collectifs…), se sont répandues et font insensiblement muter les modes d’organisation du secteur. On le clame : la mutualisation, ça peut être génial, enthousiasmant, créatif, structurant, enrichissant… dans la mesure où le bon sens prend le pas sur la pensée magique. (Voir ici notre contribution à une mutualisation vertueuse)

  1. La mutualisation n’est pas une fin en soi. On part toujours d’un projet commun, d’une envie, d’un objectif, et la mutualisation pourra constituer un outil pour aboutir. L’inverse, c’est comme monter une boîte parce qu’on est pote, louer des locaux, recruter, puis se demander quelle va être son activité.
  2. C’est quoi l’idée ? Que voulez-vous gagner ? temps, argent, représentativité, crédibilité, intelligence ?
    Le projet est-il clair et partagé par tous ? Et pourrez-vous trouver les moyens de vos ambitions ? Si l’objectif est de tourner davantage, peut-être que le recrutement à 3 structures d’un chargé de diff débutant en CAE n’est pas la meilleure option. Peut-être voir du côté des bureaux de diff ?
  3. Prévoir le pire. 3 compagnies embauchent un chargé de diff pour tourner 3 spectacles. Forcément, l’un des spectacles aura plus de succès – et de dates – que les 2 autres. Comment chacun va-t-il réagir, entre déception, méfiance, remise en cause… et comment la rem du chargé de diff va-t-elle être prise en charge ? Et que faire si une compagnie jette l’éponge ?
    On peut prévoir beaucoup de catas, les anticiper, en parler, écrire, s’engager. Pour les succès, ce sera plus simple (encore que).
  4. Commencer petit#1. Avant d’embaucher un staff et d’acheter des locaux, voyons si on peut simplement regrouper des tâches d’administration, se donner un coup de main sur les dossiers de subs, réaliser une newsletter en commun. C’est ok ? On continue. Ça ne fonctionne pas ? Pas grave : on n’a rien perdu et on reste pote.
  5. Commencer petit#2. Avant de monter un super regroupement de toutes les compagnies de la grande région, c’est plus cool de commencer avec 2 ou 3 compagnies amies. Un peu comme l’Europe à 4, puis à 10, puis avec les Anglais, puis à 27, puis sans les Anglais… euh non, mauvais exemple.
  6. La mutualisation n’est pas une pizza. Vous achetez une margarita à 4, vous en mangez chacun un quart en comptant bien le nombre d’olives. C’est un partage. Vous vous regroupez pour acheter un food-truck, chacun fabrique ou vend des pizzas en fonction de ses dispos et de ses compétences. Vous avez gagné un travail, des parts de pizza gratuites et la perspective d’une rémunération. C’est une mutualisation (réussie).
  7. La mutualisation n’est pas un dortoir. Vous avez des projets, gardez-les ! Vous avez des subs perso, des relations privilégiées, des infos confidentielles, une compta ? Tout ça vous appartient, et une collaboration respectueuse vous permettra de mettre en commun ce qui peut l’être et de garder pour vous ce qui doit l’être. Une coloc avec chacun sa chambre.
  8. La mutualisation coûte. Du moins au début : du temps de recherche, de discussion, de mise en place, de suivi… qui risquent d’annuler pour un temps les économies d’échelle. Retour au point 4.
  9. Qui c’est le chef ? un projet de mutualisation, c’est comme une nouvelle entreprise. La gouvernance (qui va peut-être de soi dans votre structure) va devoir être réinventée dans ce nouveau contexte. Qui prend tel type de décision, qui représente l’ensemble à l’extérieur, comment tout le monde va rester informé et impliqué ? Un peu de sociocratie ne peut pas nuire, ainsi qu’un investissement dans de bons outils collaboratifs.

D’autres points de vue à partager sur le sujet ? Commentez, on publiera.

Labo #19 – Pilotage commercial

Pour pilotez votre activité, on a du neuf : des rétros, des phares, un tableau de bord et un volant !

Un module de pilotage commercial est maintenant disponible dans Bob Booking.
L’idée nous a été soufflée par l’Atelier théâtre Actuel, qui est logiquement devenu co-producteur du module.
C’est quoi donc, le pilotage commercial ? Ce principe est largement répandu dans les outils du secteur marchand, mais constitue une vraie innovation dans le secteur culturel.
Il s’agit de gagner en visibilité et en efficacité sur vos actions de prospection ! Bob liste pour chaque spectacle les contacts les plus proches d’une décision de programmation, et présente pour chaque contact toutes les démarches entreprises et leurs résultats. Le tout avec graphiques et barres de progression.
Voici ça s’utilise :

  • Pour chaque proposition artistique, vous avez la possibilité de définir des périodes de tournée  : festivals d’été, automne 2017, etc. Si vous vous abstenez, la période sera illimitée, ce qui correspond aussi à une réalité pour de nombreux spectacles.
  • Pour chaque période, vous créez un portefeuille de prospection, en recherchant par exemple les salles généralistes entre 300 et 400 + les contacts qui ont programmé cet artiste 2 ans auparavant.
  • Cette liste va s’afficher sur l’écran de la proposition artistique. Et bien sûr, lorsque vous ouvrez la fiche d’une structure, vous voyez immédiatement tous les spectacles pour lesquels la structure est pressentie.
  • Pour chaque structure et chaque spectacle, vous faites évoluer les statuts de prospection : pas contacté, date possible, option, abandon… Vous avez la main sur la liste de ces niveaux de prospection.
  • Des graphes vous affichent l’évolution de votre travail de prospection : pour chaque spectacle, combien de contacts restent à appeler, combien ont décliné, quel est potentiel de programmation ?
  • Et pour l’ensemble des spectacles, un batterie de graphiques vous permet de suivre votre action commerciale et ses résultats : dates passées et à venir, chiffre d’affaire optionné, évolution de votre fichier…
  • Le tout en lien avec les dossiers commerciaux, des tags liés aux spectacles (“Vu à Avignon”, “Vu aux Trans”), les envois de promo.

Ce module va fortement évoluer (gestion dépenses / recettes, pointage de billetterie, nouveaux graphiques, recommandation d’appels…) et en particulier grâce aux retours des utilisateurs.

Il permet d’offrir une visibilité impossible à obtenir par d’autres moyens, et à progresser vers davantage d’efficacité, de tranquillité, et – osons le mot – de rentabilité de votre temps de travail.

 Un tuto vidéo de 2mn est à découvrir ici

Bob, 10 ans !

10 ans ! En 2006, nous n’avions pas de smartphone ni de compte Facebook, tout le monde se ruait sur MySpace, on tournait avec des cartes routières et on avait encore largement le temps de gérer nos mails. Dehors, la crise du disque débutait à peine, un nouveau festival apparaissait tous les semaines et les Smac poussaient comme des champignons. Tout a changé ? Pas vraiment : les artistes créent toujours le même genre d’émotion et les prods se démènent toujours à les faire exister le plus possible.
Peut-être que les choses s’accélèrent, sont plus fragiles ou plus complexes. Il nous donc faut de la vitesse, de la confiance et de l’agilité. Et que Bob continue d’avancer. can cialis levitra taken together

Pour l’occasion, on a repris sur un flip book la succession de pubs imaginées par et pour Bob depuis 2016 (on s’est bien amusés) et quelques traces de la Bob Story
(pour lire confortablement, cliquez sur le bouton à droite de la barre de navigation)

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