Les évolutions de Bob Booking reflètent celles de la production de spectacles.

Entre janvier et juin, Bob Booking a progressé sur plusieurs fronts. Suggérées par les utilisateurs ou proposées par l’équipe de Bob, ces avancées correspondent bien à l’évolution des attentes et des préoccupations des producteurs.

Le contrôle de gestion se généralise

La marge brute moyenne des entreprises de production flirte avec le zéro. Avec l’inflation des cachets des artistes les plus bankables, le développement de la production vs la cession, la baisse des budgets publics, la multiplication des solutions de ticketing… il est devenu essentiel de bien gérer, mieux contrôler, mieux anticiper. La dimension analytique est de plus en plus souvent intégrée dans les logiciels de compta., restait à construire un pont avec l’outil de gestion commerciale de Bob.

Avancées Bob :
– implémentation des plans analytiques dans les processus de vente
– génération automatique et export paramétrable des écritures comptables

A venir :
– module de gestion budgétaire, dépenses / recettes, prévisionnel  / réalisé.

 

Les échanges producteurs / promoteurs se professionnalisent

Les décisions de programmation déclenchent désormais un workflow que l’on souhaite rapide et sécurisé. Recueil des infos, contractualisation, facturation… tout ce qui est automatisable dans l’échange d’informations doit le devenir.

Avancées Bob :
– refonte des pré-contrats : meilleure lisibilité, infos administratives mémorisées par les organisateurs, alertes multiples
– refonte de l’édition de contrats, avec prévisualisation pdf.

A venir :
– gestion des demandes de booking.

 

La gestion de projets se développe dans le booking

Le module de gestion de projets, ajouté en 2017, connaît ces derniers mois un intérêt croissant. Il offre un débouché direct aux stratégies de diffusion établies sur les spectacles, permet de piloter plus finement et plus rapidement les actions de communication et de prospection, et affiche en temps réel les impacts de ces actions.
En s’emparant de ce principe d’action, jusqu’alors réservé aux grandes entreprises du secteur marchand, les utilisateurs de Bob se professionnalisent encore.

Avancées Bob :
– améliorations module Gestion de Projets : ajout de la notion de projets favoris, affichage filtré des synthèses projet et des portefeuilles de prospection.

A venir :
– lien entre les  dimensions commerciales et budgétaires des projets.

 

Premier atelier métier de Bob : Bien préparer Avignon

À force de côtoyer, d’interroger, de former les professionnels de la diffusion, l’équipe de Bob à une vue imprenable sur leurs pratiques professionnelles et les mutations du secteur.
Cette connaissance fait d’ailleurs notre richesse : c’est ce qui nous permet de développer des applications qui répondent à des besoins réels, voire de les anticiper.

Là, on a décidé de valoriser cette somme d’infos et de réflexion en mettant en place des formations d’une nouveau type : les ateliers métier.

  • Nous avons isolé des thèmes “métier” communs à des nombreux utilisateurs, et qui leur pose éventuellement problème.
  • 2 intervenants co-animent la session : Cécile, formatrice de Bob, qui sait trouver dans l’application les réponses à toutes les questions, et un professionnel du secteur, légitime sur le thème abordé.
  • Enfin il s’agit d’une formation atelier, c’est à dire que le partage d’expérience est recherché, et qu’on travaille sur les cas concrets amenés par les participants, dans une double logique stratégique et pratique. Pour les participants, Bob Booking devient ainsi l’outil qui permet de donner corps aux décisions stratégiques.

Le premier des ateliers métier: Bien préparer Avignon
On cherchera à apporter des pistes de travail et des techniques de gestion de projet sur les problématiques posées par la participation au Off d’Avignon.
Et on s’intéressera au cycle complet : avant Avignon, pendant et après.
Pour cet atelier, l’intervenante invitée sera Karine Hernandez, chargée de diffusion indépendante, qui travaille majoritairement avec la compagnie Les Lubies.

Cette formation concernera bien entendu les chargés de diff, de com, de prod… qui prévoient d’investir dans une participation au Off.
Elle peut également concerner les compagnies de rues du Off de Châlons ou d’Aurillac.
Pour le domaine des musiques actuelles on envisage quelque chose d’équivalent pour Bourges ou les Trans.

Une version hyper rapide de l’atelier sera proposé dans le cadre des ateliers des BIS, le mercredi 17 janvier à 14h30.

Le booking passe en mode projet

Dans l’interface Bob Booking, on ne parle plus de Proposition Artistique mais de PROJET.
De même, le module de GESTION DE PROJETS a remplacé le module de pilotage commercial. Relifting lexical ? Oui, mais pas seulement.
Le module de pilotage commercial est sorti depuis 1 an. Et ce qui correspondait à un projet de co-production intéressant (avec Atelier Théâtre Actuel, l’un des producteurs les plus importants dans le domaine du théâtre) s’est transformé pour nous en une clef pour imaginer l’avenir de Bob Booking.

Une 50aine d’entreprises ont testé le module de pilotage commercial et l’ont adopté. Nous avons constaté avec elles que leur utilisation du module les amènent vers de nouvelles pratiques, plus naturelles, plus efficaces. Vers un fonctionnement en mode projet, justement, d’où le glissement lexical. 

Pour Bob et ses utilisateurs, qu’est-ce qu’un projet ?

  • la tournée de Flying Zatopek, que je n’ai à disposition en France que pendant 15 jours en mars.
  • Le Matt Robson quartet, qui mobilise une équipe artistique différente et se vend plus cher que Matt Robson en trio.
  • Le festival Off d’Avignon pour “la Nouvelle”, une pièce de la compagnie Entre Deux.
  • La tournée des festivals de juillet pour René Cantine, évidemment différente de la tournée des SMACs organisée en novembre / décembre pour la sortie de l’album.

Pour chaque projet, quelles ressources sont nécessaires ?

  • un portefeuille de prospection spécifique, que je constituerai avec des contacts issus de mon fichier et de Live data. Il y aura bien sûr des programmations en dehors de ces contacts, mais le portefeuille de prospection est mon cœur de fichier, sur lequel il sera le plus efficace de concentrer mes efforts de prospection.
  • un suivi de prospection. Combien de contacts ai-je encore à rappeler ? Qui s’approche d’une décision ? Sur quel projet dois-je appuyer cette semaine…
  • des données budgétaires (dépenses et recettes, prévisionnelles et réalisées), pour prendre les bonnes décisions et checker les résultats économiques. Ce sera notre prochain chantier de développement
  • des éléments de bilan en temps réèl (marge brute de la tournée, fréquentation moyenne, résultats par rapports aux objectifs…) qui permettront de mieux travailler les tournées suivantes.

Les ressources actuelles du module de gestion de projet permettre d’être efficace et rapide sur la plupart de ces points.
Dans les mois qui viennent, nous systématiserons cette approche pour enrichir encore l’expérience des utilisateurs.