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Producteurs de spectacles : qui mutualise, pourquoi, comment ?

Au printemps 2017, nous lancions une nouvelle fonctionnalité dans Bob booking, donnant la possibilité à plusieurs producteurs de spectacle de travailler sur un Bob unique. L’idée était – et reste –  de travailler sur les conditions d’une mutualisation vertueuse, en cumulant partage et confidentialité, augmentation de service et baisse des coûts.
Bob Booking fonctionne dès lors comme une co-loc : L’espace commun est partagé et entretenu par tous, mais chacun a sa chambre, dans lesquels les autres colocataires sont interdits ou priés de frapper avant d’entrer. Sans oublier les étagères du frigo…
L’espace commun, c’est le fichier professionnel, consultable et renseigné par tous. Le reste est confidentiel ou à accès limité : commentaires, données commerciales et financières.

Pour nous, il s’agissait de soutenir ou d’impulser de nouvelles pratiques de travail entre les entreprises du secteur. Un post de mars 2017 listait quelques conditions d’une mutualisation heureuse.
16 mois plus tard, point d’étape : voyons comment la communauté s’est emparée de cette proposition.

Mutualisation

Effet d’aubaine et réflexion longue

Parmi les 15 groupes d’entreprises qui se sont engagées dans une démarche de mutualisation avec Bob, on observe 2 constantes :

_ La prise de décision est longue (et c’est tant mieux). En moyenne, de 3 à 9 mois ont été nécessaires pour déployer la solution. Et il est probable que des discussions se déroulent depuis encore plus longtemps, sans que nous le sachions. Mais le choix implique les entreprises concernées au delà du montant de l’abonnement, et ce temps d’élaboration est sans doute nécessaire pour assurer la pérennité de la décision.

_ La dimension économique de la mutualisation est décisive. Elle est souvent même un point d’entrée dans la réflexion, d’autant que l’économie réalisée se situe entre 40 et 70%.
Mais au-delà de cet effet d’aubaine, les regroupements s’effectuent avec des modalités et des objectifs multiples, souvent tous présents à des niveaux différents.

Des parcours de mutualisation très divers

1- Travailler ensemble un fichier professionnel commun. C’est le cas de 10 tourneurs wallons travaillant sur les musiques du monde, ou de 3 bureaux de prod en danse, dans des régions distinctes. On joue ici la complémentarité ou le renforcement sur des territoires esthétiques ou géographiques. La communication est parfois commune quand un effet de masse est recherché, parfois individuelle lorsqu’on rentre dans les détails des projets.

2- Favoriser un partage de compétences ou d’emploi. En Bretagne, 4 tourneurs ont embauché en commun une bookeuse sur l’international pour gérer certains de leurs projets. La circulation de l’info et le reporting sont automatiques, et chaque structure conserve une totale confidentialité sur ses propres projets.

3- Explorer d’autres possibilités de collaboration. 2 bureaux d’accompagnement et une compagnie de danse avaient expérimenté des collaborations ponctuelles et souhaitent aller plus loin. L’utilisation d’un outil commun leur permet de confronter leurs pratiques et de partager leurs infos au quotidien. De mieux se connaître, donc, pour déclencher de nouvelles collaborations.

4- Structurer un secteur : Un syndicat du spectacle vivant s’est donné parmi ses missions la montée en compétence professionnelle de ses membres. Un partenariat s’est constitué avec Bob pour constituer plusieurs groupes de mutualisation de 5 à 10 compagnies. La démarche sera suivie et analysée pour mettre en avant les bonnes pratiques et affiner les modalités de fonctionnement commun.

5- Soutenir une entreprise émergente : Dans le Lot, une SCIC s’est constituée autour d’activités de développement d’artistes et d’animation culturelle locale. Le producteur, utilisateur de Bob depuis fort longtemps, a ajouté un accès et l’a dédié à une structure de prod naissante dont il accompagne le développement.

6- Faciliter l’organisation en cluster : Des producteurs de spectacles se sont rapprochés d’autres entreprises, via des prises de participation croisées, totales ou partielles. Pour autant, la confidentialité sur les aspects commerciaux et financiers doit être préservée pour chaque entité. Le recours à un Bob Booking mutualisé intègre cette contrainte, tout en permettant la consolidation des calendriers de spectacles ou des écritures comptables.

 

Quel bilan pour Bob ?

La question est posée par les utilisateurs eux-même : vous vous y retrouvez ?
La réponse est oui, deux fois oui.
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Certes, un calcul étroit indique que 3 abonnements à Bob-Booking nous apportent un chiffre d’affaire 2 à 2,5 fois supérieur à un Bob partagé entre 3 entreprises.
Mais les transferts de plusieurs Bob autonomes vers un Bob commun n’ont été si fréquents. 80% des entreprises ayant choisi cette démarche sont des nouveaux utilisateurs, pour qui le ticket d’entrée devenait admissible dès lorsqu’il était réparti entre plusieurs structures. Elles ont à parts égales rejoint une entreprise déjà utilisatrice, ou créé un groupement de toutes pièces.
Au global,  le moteur de mutualisation a déclenché directement l’abonnement d’un tiers de nos nouveaux clients, et représente 25% de notre chiffre d’affaire créé dans l’année.
Accessoirement, ces 30 nouvelles structures mutualisées (sans parler des autres) n’ont pas trouvé avec d’éventuels solutions concurrentes de réponse à leurs besoins.
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Bilan positif également car nous nous trouvons au cœur des nouvelles pratiques professionnelles, et que nous restons très attentifs aux nouvelles demandes qui pourront naître de ces pratiques. Nous entrons ainsi dans une dynamique de co-construction valorisante pour les équipes de Bob, et porteuse d’évolutions passionnantes… et encore à imaginer.

 

La suite ?

Après des années d’instrumentalisation et d’errements, la mutualisation gagne du terrain, dans l’institution (Arcadi recense ces initiatives dans Arcadi connect) et surtout chez les professionnels eux-mêmes, regroupés ou non en réseaux formels (Pôles régionaux de musiques actuelles, Famdt, SCC…).
A notre connaissance, des dizaines d’entreprises sont en cours de réflexion pour intégrer un Bob Booking mutualisé dans une démarche plus générale.
Dans le contexte de mutation du secteur de la production de spectacles et d’épuisement des vieilles pratiques, nous pensons que la mutualisation intervient comme une des voies majeures de restructuration et de création de valeur. En opposition discrète à la concentration des opérateurs, bien plus spectaculaire.

On observe d’ailleurs le même mouvement chez les lieux et les festivals : Concentration vs Collaboration et mutualisation. La force du capital contre le bricolage créatif des rapports humains.

A nous donc de servir le mouvement. Cela exige une écoute, une attention permanente aux signaux faibles, aux pratiques émergentes qui s’ignorent elles-mêmes. Ceci pour fournir des solutions numériques là où c’est possible et pertinent.
Au delà, il faudra sans doute recueillir des retours d’expériences, diffuser les bonnes pratiques, introduire le sujet dans les rencontres professionnelles…

Est-ce vraiment le boulot d’un éditeur logiciel ? Ben oui, évidemment, si on souhaite nourrir le secteur qui nous fait vivre, et si on décide que la création de valeur relève à la fois de l’engagement et de l’économie.

Nouveautés #avril17

Voici les évolutions, corrections et nouveautés produites en mars 2017 et les 1ers jours d’avril.
Nombreuses avancées, en particulier grâce au D-Day #3. du 20 mars et à la livraison de 2 nouveautés majeures : Bob Mobile et le moteur de dédoublonnage / fusion

 Aide en ligne

► Bob avance vite et l’aide en ligne était le reflet de ces nombreuses strates de développement.
Son ergonomie a été revue de fond en comble et ses articles remis à jour.

Mobilité

► L’application Bob Booking est maintenant disponible sur iPhone et AndroïdElle embarque les données nécessaires en mobilité : fichier pro, contacts, adresses et numéros, commentaires, calendriers des spectacles, notes. Appli de consultation, elle permet également de renseigner un nouveau contact, poser une date ou inscrire une relance… qui seront immédiatement disponibles pour les collaborateurs restés devant leur ordi.
Cliquez sur votre store pour télécharger gratuitement l’app bob Booking.
Évidemment, elle pourra être utilisée qu’avec les identifiants d’une version Bob Booking en abonnement.

App Store   Google play

  Contacts

Evolution de la fiche structure. Plus de place pour les commentaires, et une présentation en notes unitaires, repérées par les initiales de son auteur.

Le moteur de dédoublonnage et de fusion est en production. Après les beta-testeurs, il est maintenant progressivement livré à l’ensemble des utilisateurs.

Paramétrage du menu contacts : les gabarits et formules types sont maintenant classés par ordre alphabétique, et un bouton “rafraichir” a été ajouté.

Les correspondances s’affichent dans l’agenda collaboratif. Ouvrez la zone de commentaires avec les 2 chevrons à gauche de la liste, puis cliquez sur une ligne pour afficher les commentaires correspondants.

Dans la zone des tags, les sélections peuvent être masquées d’un clic.

 La géolocalisation est réparée. Dans les recherches avancées, on peut de nouveau utiliser le critère des zones adminiustratives, en particulier les (nouvelles) régions.

 Collaboration

 Les commentaires sont désormais partageables. On peut garder confidentielles certaines remarques, ou le 06 qu’on vous a demandé de ne surtout pas divulguer. Pratique, en particulier pour les Bob mutualisés.

Idem pour les correspondances. Vous décidez lesquels de vos collègues ont accès à vos relances, mails, courriers…

Les correspondances sont maintenant horodatées. Vous pouvez choisir votre heure d’appel, et pour un mail envoyé, reçu ou une relance notée “fait”, l’heure précise s’ajoute.

Les correspondances s’affichent dans l’agenda collaboratif au même titre que les spectacles et les réunions. Pour les faire apparaître, cliquer sur l’icône de l’horloge.

On peut maintenant dupliquer et renvoyer un mail.

Sur une correspondance mail ou courrier, un filtre permet de trouver une formule type en recherchant dans son libellé.

 eMailing

 Vous pouvez maintenant travailler vos modèles de newsletters sans avoir préalablement créé une campagne.

 Booking & Diffusion

 Dans le menu Booking & Diffusion,  la liste des propositions artistiques se trie aussi par artiste.

 Admin & Prod

 On a maintenant la possibilité de créer une relance automatique sur les envois de pré-contrats

 Sur une facture d’avoir, une alerte se déclenche lorsque la machine constate que le montant est resté positif.

2 nouveaux modes de paiement, “Compensation” et “Retenue à la source”, afin de prendre en compte les particularités des spectacles à l’étranger.

 

Envie de tester ces nouveautés, et l’ensemble des fonctionnalités de Bob Booking ? Une version d’essai de 30 jours est disponible ici

Pour une mutualisation heureuse !

C’était LE mot en vogue il y a 10 ans, et la solution magique des financeurs de la culture pour masquer la baisse de leurs subventions : il faut MU-TUA-LI-SER !
Après avoir représenté le top de la modernité en ingéniérie culturelle, après des réussites discrètes et des dégâts spectaculaires, la mutualisation a rejoint le cimetière des notions épuisées.  Mais les meilleurs pratiques ont émergées de la base (compagnies, collectifs…), se sont répandues et font insensiblement muter les modes d’organisation du secteur. On le clame : la mutualisation, ça peut être génial, enthousiasmant, créatif, structurant, enrichissant… dans la mesure où le bon sens prend le pas sur la pensée magique. (Voir ici notre contribution à une mutualisation vertueuse)

  1. La mutualisation n’est pas une fin en soi. On part toujours d’un projet commun, d’une envie, d’un objectif, et la mutualisation pourra constituer un outil pour aboutir. L’inverse, c’est comme monter une boîte parce qu’on est pote, louer des locaux, recruter, puis se demander quelle va être son activité.
  2. C’est quoi l’idée ? Que voulez-vous gagner ? temps, argent, représentativité, crédibilité, intelligence ?
    Le projet est-il clair et partagé par tous ? Et pourrez-vous trouver les moyens de vos ambitions ? Si l’objectif est de tourner davantage, peut-être que le recrutement à 3 structures d’un chargé de diff débutant en CAE n’est pas la meilleure option. Peut-être voir du côté des bureaux de diff ?
  3. Prévoir le pire. 3 compagnies embauchent un chargé de diff pour tourner 3 spectacles. Forcément, l’un des spectacles aura plus de succès – et de dates – que les 2 autres. Comment chacun va-t-il réagir, entre déception, méfiance, remise en cause… et comment la rem du chargé de diff va-t-elle être prise en charge ? Et que faire si une compagnie jette l’éponge ?
    On peut prévoir beaucoup de catas, les anticiper, en parler, écrire, s’engager. Pour les succès, ce sera plus simple (encore que).
  4. Commencer petit#1. Avant d’embaucher un staff et d’acheter des locaux, voyons si on peut simplement regrouper des tâches d’administration, se donner un coup de main sur les dossiers de subs, réaliser une newsletter en commun. C’est ok ? On continue. Ça ne fonctionne pas ? Pas grave : on n’a rien perdu et on reste pote.
  5. Commencer petit#2. Avant de monter un super regroupement de toutes les compagnies de la grande région, c’est plus cool de commencer avec 2 ou 3 compagnies amies. Un peu comme l’Europe à 4, puis à 10, puis avec les Anglais, puis à 27, puis sans les Anglais… euh non, mauvais exemple.
  6. La mutualisation n’est pas une pizza. Vous achetez une margarita à 4, vous en mangez chacun un quart en comptant bien le nombre d’olives. C’est un partage. Vous vous regroupez pour acheter un food-truck, chacun fabrique ou vend des pizzas en fonction de ses dispos et de ses compétences. Vous avez gagné un travail, des parts de pizza gratuites et la perspective d’une rémunération. C’est une mutualisation (réussie).
  7. La mutualisation n’est pas un dortoir. Vous avez des projets, gardez-les ! Vous avez des subs perso, des relations privilégiées, des infos confidentielles, une compta ? Tout ça vous appartient, et une collaboration respectueuse vous permettra de mettre en commun ce qui peut l’être et de garder pour vous ce qui doit l’être. Une coloc avec chacun sa chambre.
  8. La mutualisation coûte. Du moins au début : du temps de recherche, de discussion, de mise en place, de suivi… qui risquent d’annuler pour un temps les économies d’échelle. Retour au point 4.
  9. Qui c’est le chef ? un projet de mutualisation, c’est comme une nouvelle entreprise. La gouvernance (qui va peut-être de soi dans votre structure) va devoir être réinventée dans ce nouveau contexte. Qui prend tel type de décision, qui représente l’ensemble à l’extérieur, comment tout le monde va rester informé et impliqué ? Un peu de sociocratie ne peut pas nuire, ainsi qu’un investissement dans de bons outils collaboratifs.

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