Gestion budgétaire
Tout est là pour vous permettre de piloter vos process budgétaires : Un panel d’outils pour projeter, évaluer, suivre et maîtriser vos budgets. On vous simplifie la tâche en vous proposant un plan budgétaire adapté et en automatisant la saisie de vos postes récurrents sur vos représentations et tournée.
L’abonnement au module Gestion budgétaire suppose l’utilisation du module Booking & Diffusion
Un écran : Le suivi de tournée
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En un coup d’oeil suivez l’état financier de votre tournée : le nombre de dates qui compose cette tournée, combien elles vous coûtent, combien elles vous rapportent et le bénéfice que vous en dégagez.
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Cette visualisation vous permet de suivre mois par mois les répartitions des dépenses et recettes de vos dates de tournées. Vous pouvez travailler sur les données budgétaires d’un mois en le sélectionnant : votre suivi de tournée ne fera apparaître que les données budgétaires des dates du mois choisi.
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Pilotez le budget consolidé de votre période de tournée : toutes les données budgétaires renseignées dans les dates de cette tournée sont totalisées ici.
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Modifier en masse les budgets de mes dates de tournée
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Retrouvez et accédez à l’ensemble dates et des budgets des dates qui font partie de ce suivi de tournée : vous pouvez afficher ces dates selon leur niveau d’option ou l’état de leur budget.
Les fonctionnalités
Budgets et scénarios
- Saisie détaillée de budgets avec visualisation de la balance globale et des consolidations par postes et catégories.
- Vues consolidées de budgets avec des coefficients applicables par budgets sélectionnés pour :
- Évaluer l’amortissement d’une production sur l’exploitation d’une tournée
- Moduler l’affectation de frais de fonctionnement sur un ou plusieurs projets
- Analyser la faisabilité d’un projet futur
- Par projet, affichage du portefeuille de prospection
Budgets de dates et suivi de tournée
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Des budgets dédiées à vos dates de tournées avec une mise à jour automatique possible entre vos montants négociés et les recettes de vos budget de dates.
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Un raccourci depuis l’interface de la date pour ajuster et détailler directement les recettes de votre négociation dans votre budget pour éviter les double saisies.
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Des modèles de budgets paramétrables par projet et par type de contrat pour un report automatique des vos postes récurrents dans les budgets de dates
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Des suivis de tournées dynamiques pour regrouper les budgets de dates sur une période et ajuster en masse les données chiffrées.
Contacts & Collaboration
Un écran : la fiche contact
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Les infos principales de la structure : adresse, mails, téléphones, sites…
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Les infos des personnes liées à la structure : nom, fonction, adresses et numéros, réseaux sociaux et avatar
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Ici, on qualifie la structure par des tags paramétrables : activités, genres, réseaux, mots clefs.
Cliquer sur M pour cocher les tags appropriés, qui constitueront autant de critères pour des recherches précises
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Ici, une zone de commentaires. Chaque note est datée et sourcée avec les initiales de l’utilisateur
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Les onglets permettent de gérer et de consulter tout ce qui concerne la structure : les documents attachés, les dates, les contrats, factures… mais aussi le comportements des destinataires face aux e-mailings (réception, ouverture, clics, liens cliqués)
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L’onglet “correspondances” permet d’envoyer et de recevoir des mails, d’éditer des courriers, de noter des mémos ou des rendez-vous, de programmer des relances… et de conserver l’historique de ces échanges.
A l’ouverture de Bob, toutes les relances du jour apparaissent sur la page d’accueil
Les fonctionnalités
Gestion & qualification des contacts
- Import automatique de fichiers de contacts (base Excel)
- Paramétrage intégral de tous les outils de qualification (sauf pack Express)
- Qualification des contacts par activité, genre, réseaux, mots-clefs…
- Recherche multi-critères : identification, géolocalisation, qualifications…
- Sauvegarde des requêtes
- Listes de contacts partageables, organisées en dossiers
- Informations spécifiques aux artistes, médias, équipes
- Gestion des fonctions des contacts
- Statistiques automatiques sur l’ensemble de la base
- Moteur de dédoublonnage des contacts et fusion de leurs infos
Relations individuelles
- Gestion des mails reçus et envoyés, synchronisée avec votre messagerie
(sauf pack Express) - Agenda des relances (to do list)
- Edition d’étiquettes
- Courriers types personnalisables
- Dossiers de correspondances
- Edition de courriers et fax
- Prise de rendez-vous téléphoniques et physiques
- Historique des correspondances et des documents
Outils collaboratifs
- Gestion des comptes et autorisations d’accès (sauf pack Express)
- Gestion multi-entreprises (sauf Pack Express)
- Agenda collaboratif partageable
- Export des documents en PDF et Excel
- Module de gestion de fichiers multimédia
eMailing
Un outil imparable pour cibler, créer et suivre les résultats de vos campagnes. Le module intègre en particulier un nouvel éditeur de newsletters, du niveau des meilleurs standards mondiaux. Et des exclusivités : pour chaque destinataire, l’historique de son comportement face à vos messages (reçu / ouvert / cliqué), et un critère de recherche sur les meilleures
Un écran : l’éditeur de newsletters
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Enregistrez autant de modèles que vous souhaitez, et utilisez-les pour construire de nouvelles newsletters, en ajoutant ou en supprimant des blocs, puis en modifiant textes et images.
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L’éditeur permet d’empiler des blocs de toutes natures : texte, image, image + texte, séparateur, boutons…
Glissez le bloc choisi à l’emplacement souhaité, dans la partie droite de l’écran
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Choisissez vos images dans votre bibliothèque Bob ou directement depuis votre disque dur.
Ensuite, vous pourrez dans Bob les redimensionner, modifier le cadrage ou la couleur, ajouter un cade ou du texte en surimpression… sans avoir à ouvrir un autre logiciel de traitement d’image
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Au survol sur un bloc, un menu apparait. Il vous permet d’éditer le bloc pour en modifier toutes les caractéristiques : texte, image, couleur de fond, et pour les blocs doubles, répartition en 1/4, 1/3 et 1/2.
Depuis le menu, vous pouvez aussi déplacer, supprimer ou dupliquer le bloc.
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Les boutons d’actions de l’éditeur de newsletters vous permettent de prévisualiser votre message et de l’envoyer à des adresses de test ou de programmer son envoi.
Et si vous êtes particulièrement content de ce que vous avez réalisé, enregistrer-le pour le réutiliser comme modèle !
Les fonctionnalités
Segmentation et ciblage
- Déclenchement des campagnes en 1 clic depuis une recherche avancée ou une sélection de contacts
- Choix des destinataires au sein des structures, par leurs fonctions ou leur caractère prioritaire
- Signal automatique sur les adresses mails incorrectes, qui ne seront pas utilisées
Edition de newsletters
- Choix parmi des modèles proposés par Bob ou issus d’une précédente newsletter
- 2 modes d’édition : sous forme de blocs (image, texte, boutons, séparateurs…) ou en collant le code source d’une newsletter précédente
- Les blocs se glissent à l’emplacement souhaité, et peuvent être dupliqués
- Recherche d’images dans une galerie ou depuis votre disque dur.
- Accès à un outil de retouche d’image : recadrage, contours, ajouts de texte…
- Mode test : visualisation complète et envoi à 1 ou plusieurs adresses test
- Programmation de l’envoi au jour et à l’heure souhaités
Bilans de campagne et analyse
- Statistiques générales illustrées en diagrammes : reçus, ouverts, cliqués, adresse erronée, boites pleines
- Affichage des comportements successifs de chaque destinataire dans sa fiche contact
- Gestions des clics : attribution des tags (artistes et/ou spectacles) aux liens repérés dans la newsletter
- Les clics sur les liens font l’objet de critères de recherche avancée. Par exemple :
“quels sont les contacts qui ont cliqué plus de 10 fois sur des liens attribués à tel artiste ?”
Live data
Vous avez du en rêver 2 ou 3 fois : une base de données exhaustive sur le secteur culturel, que vous intégrez en fonction de vos besoins et fusionnez avec votre propre fichier. Des contacts que vous pouvez modifier et enrichir, mais sur lesquels des mises à jour vous sont proposées en temps réel. Live data, la base de données ultime, va définitivement modifier votre pratique des fichiers pro.
Un écran : une recherche sur Live data
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Vous avez fait une recherche multi-critères. Des contacts de votre fichier répondent à vos critères, mais vous avez choisi de vérifier les résultats issus de Live data
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Cet onglet vous propose de nouveaux contacts issus de Live Data. A priori, vous ne les connaissiez pas, mais ils vous seront très utiles pour développer votre prospection.
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Cet onglet liste les fiches Live data qui semblent correspondre à certaines de vos fiches.
En les choisissant, vous enrichissez vos contacts et assurez leur mise à jour permanente.
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Au clic, vous affichez les infos succinctes provenant de vôtre fichier (en bleu, en haut) et celles proposées par Live data (en vert, en bas)
Si nous avons bien fait notre boulot , les secondes sont plus complètes et plus récentes.
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Cochez les contacts qui vous intéressent et importez !
Bob vous proposera de les fusionner automatiquement avec vos fiches actuelles.
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L’onglet “correspondances” permet d’envoyer et de recevoir des mails, d’éditer des courriers, de noter des mémos ou des rendez-vous, de programmer des relances… et de conserver l’historique de ces échanges.
A l’ouverture de Bob, toutes les relances du jour apparaissent sur la page d’accueil
Les fonctionnalités
La meilleure base du monde de la France !
- 6500 structures de diffusion, et des données publiques précises : jauge des salles, dates des festivals, tags ((activité, réseaux, genre), profil ou page FaceBook, numéros et adresse, organigramme… directement accessibles depuis votre interface Bob Booking.
- Une mise à jour continue grâce à un mix inédit de technologies et de veille humaine.
Acquisition et gestion
- Acquisition immédiate de fiches live data via la recherche avancée puis le choix parmi les résultats de recherche
- Après acquisition, les fiches live data vous sont personnelles et se comportent exactement comme vos propres fiches contact. Vous pouvez les modifier, les enrichir, les supprimer, et lancer le moteur de dédoublonnage pour les fusionner avec vos propres fiches.
- Notifications des nouvelles infos de Live data qui concernent les fiches acquises (changement de tél, de programmateur…) et mise à jour en 1 clic.
- Plus tard : Possibilité de partage sur les coordonnées professionnelles : 1 info partagée vous permet de gagner les coordonnées de 5 contacts au choix
- Afin de tester le module, tous les utilisateurs de Bob ont accès à 100 fiches Live data au choix.
L’accès est illimité pour les utilisateurs ayant choisi de s’abonner au module.
Limites d’utilisation
- L’abonnement au module Live data porte sur l’utilisation des données fournies et leur mise à jour permanente.
Ces données restent la propriété de Bob el Web. - Les données Live data ne peuvent être utilisées que dans le cadre d’un abonnement Bob Booking incluant le module Live data. Elles ne sont pas exportables sous format Excel.
(plus d’infos dans les Conditions Générales de Ventes)
Booking & Diffusion
Les fonctionnalités indispensables au métier de bookeur ou de chargé de diff : catalogues d’artistes et de spectacles, gestion des options et des dates confirmées, calendriers importables, exportables, et liés automatiquement aux agendas des équipes artistiques. Et lorsqu’une date aura été posée, en quelques clics, vous n’aurez plus jamais à la ressaisir.
Un écran : le calendrier de tournées
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2 types de calendriers pour gérer vos diffusions : calendrier de saison (ici) pour afficher toutes les dates sur une année pour 1 ou plusieurs artistes. Et aussi un calendrier par artiste, où les dates de vos artistes sont présentés en colonnes.
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Choisissez les artistes que vous souhaitez affichez, et le zoom le plus pratique (jour, semaine, mois).
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Filtrez et sélectionnez seulement les informations que vous souhaitez afficher et mémorisez autant de calendriers que vous souhaitez.
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Exportez vos calendriers au format Excel selon les critères de vos choix. Mais aussi en pdf, ical (pour abonner des agendas personnels) ou xml (pour votre site)
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Des codes couleur simples pour visualiser les niveaux de dates (intérêt, option, validé) et aussi des pastilles de couleur sur les critères de votre choix.
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Insérer aussi tous les événements qui concernent l’artiste : interviews, répétitions, indispos…
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Au clic sur une date, vous accédez à l’écran de modification de cette date, mais aussi à la fiche de l’organisateur.
Les fonctionnalités
Création et suivi des dates
- Catalogue d’artistes et de projets : prix de cession par défaut, équipes types, documents liés
- Personnalisation des types d’événements, des marqueurs de calendriers
- Création / modification des dates depuis la fiche de l’organisateur, de l’artiste, ou un calendrier
- Liste des dates, filtrables par artiste, niveau d’option, collaborateur…
- En mode carte, affichage des plans de tournée, avec kilométrages et temps de trajets
Calendriers de tournées
- Calendriers automatiques, en mode saison (12 mois avec vacances) ou par artiste
- Publication automatisée vers tous types d’agendas personnels
- Export xls et pdf
- Gestion des indisponibilités des artistes et techniciens, en lien avec les Google agendas de chacun (à venir)
Administration & Production
On entre là dans le processus de gestion des dates à partir d’un tableau de bord unique : cycle automatisé pré-contrat / contrat / facture, gestion des équipes et de la promo, éditions de feuilles de route, le tout en lien direct avec vos logiciels de comptabilité et de gestion de paies. Plus rapide (jusqu’à 50 % du temps économisé), et plus fiable.
L’abonnement au module Administration / Production suppose l’utilisation du module Booking & Diffusion
Un écran : le tableau de bord
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Parmi toutes les dates, cliquer sur la recherche pour afficher celles d’un artiste, d’une période…
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De nombreuses infos sont disponibles sur chaque dat : son statut (optionnée ou confirmée), sa localisation, le collaborateur qui la suit, le montant envisagé, les entreprises co-signataires… Vous choisissez celles qui vous sont utiles, vous souhaitez afficher.
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Le tableau de bord ! Chacune de ces colonnes correspond à une action ou un document : pré-contrat, devis, contrat, facture, feuille de route… Vérifiez ce qu’il vous reste à gérer et accédez directement au document en cliquant sur l’icône.
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Et toujours, le lien direct vers la fiche de l’organisateur ou l’écran de modification de la date.
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Et aussi, dans le menu Admin & Prod, des tableaux de gestion des contrats, des devis et des factures, les RH et l’accès aux calendriers des équipes en tournée.
Les fonctionnalités
Tableau de bord général
- Affichage des dates avec niveau de réalisation des tâches d’administration et de production
- Sur ce tableau de bord, accès en 1 clic aux documents à créer ou réalisés, et au détail des tâches
- Tableau filtrable par date, artiste, niveau de date, collaborateur
Cycle devis / contrat / facture
- Catalogue de contrats-types (cession, coréa, promo locale) et intégration en copier / coller de vos propre contrats-types
- Edition et envoi automatique de pré-contrats interactifs
- Confirmation des pré-contrats en ligne
- Edition automatique des contrats et factures, à partir ou non d’un devis
- Editions de factures isolées et de factures ou avoirs complémentaires
Gestion et comptabilité
- Tableau de bord des contrats, avec repérage des contrats non signés
- Tableau de bords des factures, avec gestion des encaissements totaux ou partiels
- Cumul des ventes par période, artistes, collaborateur
- Export automatique des écritures comptables, pour intégration directe dans votre logiciel de comptabilité
Production
- Gestion des équipes sur la base d’équipes types par spectacles
- Gestion des envois promo
- Edition automatique de feuilles de route, à partir de modèles types entièrement personnalisables
- Export automatique vers les logiciels de paies, pour édition des contrats, des DPAE, des fiches de payes
Gestion de Projets
Gagnez en visibilité et en efficacité sur vos actions de prospection ! Avec ce tout nouveau module, Bob liste pour chaque spectacle les contacts les plus proches d’une décision de programmation, et présente pour chacun contact toutes les démarches entreprises et leurs résultats. Le tout avec graphiques et barres de progression.
L’abonnement au module Gestion de projets suppose l’utilisation du module Booking & Diffusion
Un écran : les cartes projet
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Ici, les différentes périodes de prospection sur votre projet
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Différents tris et filtres pour afficher mes favoris.
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L’ensemble de mes portefeuilles commerciaux sur un projet. Je peux ajouter tous mes clients potentiels, s’ajouteront automatiquement tous les clients en fonction de leur niveau d’intérêt.
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… Favoris
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Egalement disponible depuis le menu de pilotage commercial : des diagrammes de synthèse sur chaque artiste et chaque projet, ainsi que l’état de chacun des portefeuilles commerciaux.
Les fonctionnalités
Suivi commercial
- Constitution de portefeuilles de prospection par clic droit sur les listes de contacts (résultats de recherche ou sélection)
- Rattachement des dossiers commerciaux à une ou plusieurs projets
- Par contact, affichage des projets qui le concernent avec :
- suivi du statut commercial
- suivi des clics sur les liens correspondants dans les newsletters
- éléments de promo envoyés
- dossiers et commentaires
- Par projet, affichage du portefeuille de prospection
Synthèse
- Tableau de bord commercial accessible par le menu général
- Indicateurs globaux : progression des portefeuilles, des clients
- Top 10 artistes et projets, par CA et nombre de dates
- Données de synthèse sur chaque artiste, chaque projet
