Le booking passe en mode projet

Dans l’interface Bob Booking, on ne parle plus de Proposition Artistique mais de PROJET.
De même, le module de GESTION DE PROJETS a remplacé le module de pilotage commercial. Relifting lexical ? Oui, mais pas seulement.
Le module de pilotage commercial est sorti depuis 1 an. Et ce qui correspondait à un projet de co-production intéressant (avec Atelier Théâtre Actuel, l’un des producteurs les plus importants dans le domaine du théâtre) s’est transformé pour nous en une clef pour imaginer l’avenir de Bob Booking.

Une 50aine d’entreprises ont testé le module de pilotage commercial et l’ont adopté. Nous avons constaté avec elles que leur utilisation du module les amènent vers de nouvelles pratiques, plus naturelles, plus efficaces. Vers un fonctionnement en mode projet, justement, d’où le glissement lexical. 

Pour Bob et ses utilisateurs, qu’est-ce qu’un projet ?

  • la tournée de Flying Zatopek, que je n’ai à disposition en France que pendant 15 jours en mars.
  • Le Matt Robson quartet, qui mobilise une équipe artistique différente et se vend plus cher que Matt Robson en trio.
  • Le festival Off d’Avignon pour “la Nouvelle”, une pièce de la compagnie Entre Deux.
  • La tournée des festivals de juillet pour René Cantine, évidemment différente de la tournée des SMACs organisée en novembre / décembre pour la sortie de l’album.

Pour chaque projet, quelles ressources sont nécessaires ?

  • un portefeuille de prospection spécifique, que je constituerai avec des contacts issus de mon fichier et de Live data. Il y aura bien sûr des programmations en dehors de ces contacts, mais le portefeuille de prospection est mon cœur de fichier, sur lequel il sera le plus efficace de concentrer mes efforts de prospection.
  • un suivi de prospection. Combien de contacts ai-je encore à rappeler ? Qui s’approche d’une décision ? Sur quel projet dois-je appuyer cette semaine…
  • des données budgétaires (dépenses et recettes, prévisionnelles et réalisées), pour prendre les bonnes décisions et checker les résultats économiques. Ce sera notre prochain chantier de développement
  • des éléments de bilan en temps réèl (marge brute de la tournée, fréquentation moyenne, résultats par rapports aux objectifs…) qui permettront de mieux travailler les tournées suivantes.

Les ressources actuelles du module de gestion de projet permettre d’être efficace et rapide sur la plupart de ces points.
Dans les mois qui viennent, nous systématiserons cette approche pour enrichir encore l’expérience des utilisateurs.

 

Fêtez-vous le D-Day ?

Le 1er avait été logiquement placé le 6 juin… 2016. Le suivant était en novembre, et voici le D-Day#3 .
3 ou 4 fois par an, donc, nous organisons le Développeurs Day.  C’est le jour de gloire des obscurs, des hommes de l’ombre, des soutiers.
Au quotidien, l’équipe travaille sur de gros chantiers, parfois invisibles, qui peuvent prendre plusieurs mois pour être imaginés, modélisés, développés, testés et mis en production.
Là, c’est l’inverse : en une journée, de 9h à 19h, ils vont tenter de réaliser le maximum d’améliorations possible parmi celles suggérées par les utilisateurs.
Les propositions ont commencé à nous parvenir : la corrections de pétouilles énervantes ou de petites nouveautés qui améliorent le quotidien. On est en train de les découvrir, de les chiffrer, de les prioriser et c’est agaçant de constater à quel point les utilisateurs ont souvent de meilleures idées que nous autres, les concepteurs.

Le D-Day#3, c’est le lundi 20 mars, et nous prenons toutes les  bonnes idées jusqu’au vendredi 17.

Labo #20 – Dédoublonnage et fusion

On avait parlé dans un post précédent des technologies utilisées pour notre moteur de dédoublonnage. Désormais, la fonctionnalité complète, intégrant la fusion automatique ou manuelle des doublons repérés est disponible. C’est une mécanique puissante mais précise et ça se passe comme ça :

  • Le moteur de dédoublonnage identifie les structures qui présentent des “bouquets de données” identiques : nom structure + ville, nom personne + site web, etc, en ayant effectué un travail préalable de lématisation (les noms sont débarrassés des espaces, des articles, des caractères accentués et des mots communs comme “festival” ou “association”)
  • Les doublons sont listés avec la mention du niveau de doublonnage supposé : de “avéré” lorsque plusieurs bouquets de données correspondent, jusqu’à “potentiel” si seules certaines données sont identiques.
  • La machine est puissante, mais des doublons hyper subtils peuvent lui avoir échappé. L’utilisateur a donc la possibilité de déclarer manuellement des doublons, par exemple en recherchant sur un ville ou avec un nom de structure.  Ces doublons s’ajouteront à la liste avec le statut “manuel”, évidemment.
  • Les structures concernées par chaque cas de doublon (ou de triplon, ou de quadruplon) peuvent être affichées côte à côte, afin de vérifier l’ensemble de leurs données, et de constituer une fiche unique à partir de la fusion de ces données. Ici pas de copier / coller : tout se fait au clic.
  • Astuce pratique : la fonction “Smart Fusion” permet de compléter une fiche avec les données complémentaires issues de son doublon.
    A noter que tous les types de données liées à la structure sont concernée par la fusion : les commentaires, périodes de diffusion, salles, dates posées, correspondances, contrats… La structure finale récupérera toutes ces infos éventuellement présentes dans ses doublons.
  • Nouveauté : Cette Smart Fusion peut également être déclenchée massivement, sur l’ensemble des doublons “avérés”, par exemple. Mais il est recommandé d’avoir préalablement checké la liste, afin d’en exclure les faux doublons éventuels
  • Enfin, chaque fiche structure initiale est conservée en archive. Il ne sera pas possible de l’utiliser à nouveau comme une fiche contact classique, mais les données qui auraient éventuellement été effacées lors de la fusion pourront être affichées et récupérées.

Cette nouveauté sur la fusion massive des doublons est la fonctionnalité qui impacte le plus le fichier des utilisateurs. En quelques minutes, le fichier est cleané, resserré, et les fiches contacts sont complétées. Pour parer tout risque, une archive complète de la base est sauvegardée avant toute fusion massive. Ainsi, s’il apparaît que des données ont été perdues lors d’une fusion lancée un peu légèrement, nous avons la possibilité de remonter la version antérieure de la base de données.
C’est en particulier ce point qui sera observé lors de la phase de béta test.

Labo #19 – Pilotage commercial

Pour pilotez votre activité, on a du neuf : des rétros, des phares, un tableau de bord et un volant !

Un module de pilotage commercial est maintenant disponible dans Bob Booking.
L’idée nous a été soufflée par l’Atelier théâtre Actuel, qui est logiquement devenu co-producteur du module.
C’est quoi donc, le pilotage commercial ? Ce principe est largement répandu dans les outils du secteur marchand, mais constitue une vraie innovation dans le secteur culturel.
Il s’agit de gagner en visibilité et en efficacité sur vos actions de prospection ! Bob liste pour chaque spectacle les contacts les plus proches d’une décision de programmation, et présente pour chaque contact toutes les démarches entreprises et leurs résultats. Le tout avec graphiques et barres de progression.
Voici ça s’utilise :

  • Pour chaque proposition artistique, vous avez la possibilité de définir des périodes de tournée  : festivals d’été, automne 2017, etc. Si vous vous abstenez, la période sera illimitée, ce qui correspond aussi à une réalité pour de nombreux spectacles.
  • Pour chaque période, vous créez un portefeuille de prospection, en recherchant par exemple les salles généralistes entre 300 et 400 + les contacts qui ont programmé cet artiste 2 ans auparavant.
  • Cette liste va s’afficher sur l’écran de la proposition artistique. Et bien sûr, lorsque vous ouvrez la fiche d’une structure, vous voyez immédiatement tous les spectacles pour lesquels la structure est pressentie.
  • Pour chaque structure et chaque spectacle, vous faites évoluer les statuts de prospection : pas contacté, date possible, option, abandon… Vous avez la main sur la liste de ces niveaux de prospection.
  • Des graphes vous affichent l’évolution de votre travail de prospection : pour chaque spectacle, combien de contacts restent à appeler, combien ont décliné, quel est potentiel de programmation ?
  • Et pour l’ensemble des spectacles, un batterie de graphiques vous permet de suivre votre action commerciale et ses résultats : dates passées et à venir, chiffre d’affaire optionné, évolution de votre fichier…
  • Le tout en lien avec les dossiers commerciaux, des tags liés aux spectacles (“Vu à Avignon”, “Vu aux Trans”), les envois de promo.

Ce module va fortement évoluer (gestion dépenses / recettes, pointage de billetterie, nouveaux graphiques, recommandation d’appels…) et en particulier grâce aux retours des utilisateurs.

Il permet d’offrir une visibilité impossible à obtenir par d’autres moyens, et à progresser vers davantage d’efficacité, de tranquillité, et – osons le mot – de rentabilité de votre temps de travail.

 Un tuto vidéo de 2mn est à découvrir ici

Labo #14 – E-mailing : les bonnes pratiques

spamwall-1375241405L’envoi d’e-mailing massif est soumis à des règles précises (la ‘netiquette’) : le mail doit être adressé à une personne, les pièces jointes sont interdites, le fichier doit être en html et en format texte brut, il doit y avoir un lien de désabonnement… Chacun de ces points empêche l’envoi de la campagne mais chez Bob, pas de problème : l’éditeur de newsletters contraint au respect de ces fondamentaux.

Mais même si la campagne est techniquement impeccable, elle peut être bloquée par les dispositifs anti-spam des serveurs destinataires ET des messageries de vos clients.
Voici quelques règles destinées à entretenir une bonne réputation par ces dispositifs, et donc atteindre plus facilement vos destinataires.

Attention à la provenance et à la qualité de vos fichiers
Un trop grand nombre d’adresses fausses dégrade votre réputation.

Utilisez l’image ET le texte
Le rapport entre et texte et images est déterminant. Un message constitué d’une image passée en html +  3 lignes de texte est très mal notée. Choisissez donc d’alterner textes brut et images et de réserver au texte au moins 50% du contenu.

Choisissez des objets courts
C’est nouveau, les objets longs sont plutôt mal vu. Et aussi, évitez les majuscules systématiques  (NE CRIEZ PAS) et les caractères spéciaux (?!)

Ciblez, ciblez, ciblez
C’est la règle la plus importante pour 3 raisons :
1- plus on cible, meilleurs sont les taux d’ouverture. Par exemple, un objet citant la Bourgogne dans un message ciblant les Bourguignons fera exploser vos taux d’ouverture.
2 – le taux d’ouverture agit sur votre réputation. Un message peu ouvert dégradera la livraison de vos messages suivants.
3- le nombre de destinataires amplifie tous les autres critères de dépréciation de votre image.

Configurez votre DKIM et votre SPF
Là, c’est technique. Ces petits outils vous permettent d’être identifiés face aux serveurs destinataires, et donc de ne pas apparâitre comme des méchants robots.  Toutes les explications sont ici.

Labo #13 – moteur de dédoublonnage

Dans Bob, le fichier de contacts est souvent constitué par des imports successifs et des saisies ponctuelles. Parfois, il est même issu de multiples fichiers xls dans lesquels une même structure peut figurer plusieurs fois. Problème : ce fichier en strates génère des doublons, voire plus (triplons, quadruplons…) et devient de moins en moins maniable, de moins en moins pertinent.

Pour répondre à la question du dédoublonnage, Malo a travaillé pendant quelques semaines sur la conception théorique du moteur et la réalisation des algorithmes, à partir d’une série de contraintes :

rép_rotatif3

  • tous les doublons doivent être repérés, même les plus improbables (un festival vs la structure qui l’organise,et qui porte un autre nom, par ex)
  • on doit pouvoir renvoyer des niveaux de probabilité de doublon (avéré, suspect, potentiel) pour favoriser le traitement
  • l’identification des doublons ne sert que si on a la capacité de les fusionner facilement et sans risque
  • cette fusion risque de faire disparaître certaines données. On doit donc pouvoir conserver et consulter un historique des versions antérieures d’un contact

Nous avons donc construit des algorithmes successifs autour 2 concepts :

– LA LÉMATISATION. Cela consiste à réduire les noms (de structure, de ville, de personnes) à leur forme la plus significative, en les débarrassant des pluriels, articles, pronoms, ponctuation, accents, mais aussi des termes les plus usuels dans le secteur culturel : association, festival, compagnie, théâtre, etc). Ainsi le “Centre Culturel des Bords de Marne” pourra correspondre au “CAC BORD-DE-MARNE”

–  LES BOUQUETS DE CLEFS. Une vingtaine de valeurs caractéristiques d’une structure (les clefs)  est recherchée dans toute la base et comparée.  Les scores de certains groupes de valeurs (les bouquets)  permettent de proposer une probabilité de doublon (2 fiches avec des noms, ville et CP équivalent) tombera dans les doublons avérés, 2 structures distinctes mais partageant le même site et avec 1 personne en commun seront “suspects”, etc

Une fois les doublons identifiés,  il nous a suffi de créer des écrans permettant de fusionner simplement les fiches repérées.
Là, on est assez fier du bouton “Smart Fusion” qui réalise en un clic la meilleure fusion possible entre des dizaines d’informations.

Facile!

 

 

Labo #12 – Les Feuilles de route

Vous les attendiez, les voici. Les feuilles de route sont une nouvelle fonctionnalité disponible maintenant dans Bob Booking. Intégrées au processus pré-contrat / contrat / factures / équipe / promo.
Elles sont pour l’instant en français uniquement, l’anglais arrivent dans prochains jours.
Découvrez en vidéo comment utiliser cette nouveauté et ainsi gagner en productivité. Vous avez des remarques, des demandes ? Ou vous voulez juste nous dire que vous êtes contents ? Laissez-nous un commentaire. 😉

Labo #10 – le pilotage des réseaux sociaux

Bob annonce pour ce mois-ci (Mars 2013) l’implémentation de toute une série de fonctions liées aux principaux réseaux sociaux : Facebook et Twitter, pour commencer.

Labo #11 – Géolocalisation, la carte et le territoire

La géolocalisation est un des secteurs les plus prometteurs des technologies web, celui qui donne actuellement lieu au plus grand nombre de recherches et d’applications.
Pour Bob booking, nous nous appuyons sur 2 ressources principales :
– GeoNames, wiki initialement développé par la Nasa, recense la situation géographique de tous les points du globe nommés par l’homme ( villes, régions, pays…) et les situe en latitude et en longitude.
– L’API Google permet de représenter ces points sur une carte.

La combinaison des 2 services offre des possibilités multiples. Certaines sont déjà implémentées, comme la localisation des contacts à l’unité, (via un clic sur leur fiche) et la recherche cartographique sur tous les territoires européens, du pays au département
D’autres sont en cours de développement : les utilisateurs de Bob utiliseront bientôt l’affichage de listes de contacts (liste de prospection, tournées…) et la recherche par rayon ( 200 km autour de…).
Et en agrégeant d’autres ressources, nous travaillons déjà à des fonctionnalités expertes pour l’édition de road boom : affichage des distances et des temps de parcours, recherche des hôtels et restaurants à proximité…
La liste des applications pratiques des ressources de géolocalisation n’est pas limitative. Elle s’allongera sous l’effet des avancées techniques, … et de l’imagination des utilisateurs.

Labo #7 – la constitution des équipes

Sorti en production aujourd’hui, la gestion des équipes techniques fait partie du nouveau module de régie pour Salles & Festivals. Nous pensons qu’elle va démoder vos bons vieux fichiers Excel en 2 temps et 3 mouvements !

1- Depuis la fiche d’un événement, vous ouvrez l’onglet « Affectations » (cf la copie d’écran).
A droite, les tâches telles que vous les avez définies ou paramétrées et les éventuels postes à pourvoir, à gauche, les personnels disponibles.
<a href="http://3 generic seroquel.bp.blogspot.com/-eTikBTk39Lc/UGveyvCootI/AAAAAAAAAEg/T7TfFoifC70/s1600/COPIE+ECRAN+AFFECTATION+maj.jpg” style=”margin-left: 1em; margin-right: 1em;”>

2- Une seule manipulation à effectuer : vous glissez le nom d’une personne vers la tâche ou le poste concernés. Le poste est pourvu, les temps de travail se sont posés dans son calendrier perso, le cumul des horaires est recalculé pour la période et vous êtes même prêt à éditer les pré-paies.
3- Bien sûr, une recherche multicritères est disponible si vous des difficultés à constituer l’équipe. Pour encore plus de précision, vous avez accès d’un clic à la fiche et au calendrier de chaque personne.
La constitution des équipes est des fonctionnalités proposées aux directeurs techniques et régisseurs. Le parcours complet comporte aussi la programmation ou le paramétrage des tâches à accomplir, regroupées en processus logiques, la définition des horaires, la prise en charge de l’accueil artistes, la gestion des ressources techniques…
Le détail du module est sur le site