Le booking passe en mode projet

Dans l’interface Bob Booking, on ne parle plus de Proposition Artistique mais de PROJET.
De même, le module de GESTION DE PROJETS a remplacé le module de pilotage commercial. Relifting lexical ? Oui, mais pas seulement.
Le module de pilotage commercial est sorti depuis 1 an. Et ce qui correspondait à un projet de co-production intéressant (avec Atelier Théâtre Actuel, l’un des producteurs les plus importants dans le domaine du théâtre) s’est transformé pour nous en une clef pour imaginer l’avenir de Bob Booking.

Une 50aine d’entreprises ont testé le module de pilotage commercial et l’ont adopté. Nous avons constaté avec elles que leur utilisation du module les amènent vers de nouvelles pratiques, plus naturelles, plus efficaces. Vers un fonctionnement en mode projet, justement, d’où le glissement lexical. 

Pour Bob et ses utilisateurs, qu’est-ce qu’un projet ?

  • la tournée de Flying Zatopek, que je n’ai à disposition en France que pendant 15 jours en mars.
  • Le Matt Robson quartet, qui mobilise une équipe artistique différente et se vend plus cher que Matt Robson en trio.
  • Le festival Off d’Avignon pour « la Nouvelle », une pièce de la compagnie Entre Deux.
  • La tournée des festivals de juillet pour René Cantine, évidemment différente de la tournée des SMACs organisée en novembre / décembre pour la sortie de l’album.

Pour chaque projet, quelles ressources sont nécessaires ?

  • un portefeuille de prospection spécifique, que je constituerai avec des contacts issus de mon fichier et de Live data. Il y aura bien sûr des programmations en dehors de ces contacts, mais le portefeuille de prospection est mon cœur de fichier, sur lequel il sera le plus efficace de concentrer mes efforts de prospection.
  • un suivi de prospection. Combien de contacts ai-je encore à rappeler ? Qui s’approche d’une décision ? Sur quel projet dois-je appuyer cette semaine…
  • des données budgétaires (dépenses et recettes, prévisionnelles et réalisées), pour prendre les bonnes décisions et checker les résultats économiques. Ce sera notre prochain chantier de développement
  • des éléments de bilan en temps réèl (marge brute de la tournée, fréquentation moyenne, résultats par rapports aux objectifs…) qui permettront de mieux travailler les tournées suivantes.

Les ressources actuelles du module de gestion de projet permettre d’être efficace et rapide sur la plupart de ces points.
Dans les mois qui viennent, nous systématiserons cette approche pour enrichir encore l’expérience des utilisateurs.

 

Fêtez-vous le D-Day ?

Le 1er avait été logiquement placé le 6 juin… 2016. Le suivant était en novembre, et voici le D-Day#3 .
3 ou 4 fois par an, donc, nous organisons le Développeurs Day.  C’est le jour de gloire des obscurs, des hommes de l’ombre, des soutiers.
Au quotidien, l’équipe travaille sur de gros chantiers, parfois invisibles, qui peuvent prendre plusieurs mois pour être imaginés, modélisés, développés, testés et mis en production.
Là, c’est l’inverse : en une journée, de 9h à 19h, ils vont tenter de réaliser le maximum d’améliorations possible parmi celles suggérées par les utilisateurs.
Les propositions ont commencé à nous parvenir : la corrections de pétouilles énervantes ou de petites nouveautés qui améliorent le quotidien. On est en train de les découvrir, de les chiffrer, de les prioriser et c’est agaçant de constater à quel point les utilisateurs ont souvent de meilleures idées que nous autres, les concepteurs.

Le D-Day#3, c’est le lundi 20 mars, et nous prenons toutes les  bonnes idées jusqu’au vendredi 17.

Labo #20 – Dédoublonnage et fusion

On avait parlé dans un post précédent des technologies utilisées pour notre moteur de dédoublonnage. Désormais, la fonctionnalité complète, intégrant la fusion automatique ou manuelle des doublons repérés est disponible. C’est une mécanique puissante mais précise et ça se passe comme ça :

  • Le moteur de dédoublonnage identifie les structures qui présentent des “bouquets de données” identiques : nom structure + ville, nom personne + site web, etc, en ayant effectué un travail préalable de lématisation (les noms sont débarrassés des espaces, des articles, des caractères accentués et des mots communs comme “festival” ou “association”)
  • Les doublons sont listés avec la mention du niveau de doublonnage supposé : de “avéré” lorsque plusieurs bouquets de données correspondent, jusqu’à “potentiel” si seules certaines données sont identiques.
  • La machine est puissante, mais des doublons hyper subtils peuvent lui avoir échappé. L’utilisateur a donc la possibilité de déclarer manuellement des doublons, par exemple en recherchant sur un ville ou avec un nom de structure.  Ces doublons s’ajouteront à la liste avec le statut “manuel”, évidemment.
  • Les structures concernées par chaque cas de doublon (ou de triplon, ou de quadruplon) peuvent être affichées côte à côte, afin de vérifier l’ensemble de leurs données, et de constituer une fiche unique à partir de la fusion de ces données. Ici pas de copier / coller : tout se fait au clic.
  • Astuce pratique : la fonction “Smart Fusion” permet de compléter une fiche avec les données complémentaires issues de son doublon.
    A noter que tous les types de données liées à la structure sont concernée par la fusion : les commentaires, périodes de diffusion, salles, dates posées, correspondances, contrats… La structure finale récupérera toutes ces infos éventuellement présentes dans ses doublons.
  • Nouveauté : Cette Smart Fusion peut également être déclenchée massivement, sur l’ensemble des doublons “avérés”, par exemple. Mais il est recommandé d’avoir préalablement checké la liste, afin d’en exclure les faux doublons éventuels
  • Enfin, chaque fiche structure initiale est conservée en archive. Il ne sera pas possible de l’utiliser à nouveau comme une fiche contact classique, mais les données qui auraient éventuellement été effacées lors de la fusion pourront être affichées et récupérées.

Cette nouveauté sur la fusion massive des doublons est la fonctionnalité qui impacte le plus le fichier des utilisateurs. En quelques minutes, le fichier est cleané, resserré, et les fiches contacts sont complétées. Pour parer tout risque, une archive complète de la base est sauvegardée avant toute fusion massive. Ainsi, s’il apparaît que des données ont été perdues lors d’une fusion lancée un peu légèrement, nous avons la possibilité de remonter la version antérieure de la base de données.
C’est en particulier ce point qui sera observé lors de la phase de béta test.

Labo #19 – Pilotage commercial

Pour pilotez votre activité, on a du neuf : des rétros, des phares, un tableau de bord et un volant !

Un module de pilotage commercial est maintenant disponible dans Bob Booking.
L’idée nous a été soufflée par l’Atelier théâtre Actuel, qui est logiquement devenu co-producteur du module.
C’est quoi donc, le pilotage commercial ? Ce principe est largement répandu dans les outils du secteur marchand, mais constitue une vraie innovation dans le secteur culturel.
Il s’agit de gagner en visibilité et en efficacité sur vos actions de prospection ! Bob liste pour chaque spectacle les contacts les plus proches d’une décision de programmation, et présente pour chaque contact toutes les démarches entreprises et leurs résultats. Le tout avec graphiques et barres de progression.
Voici ça s’utilise :

  • Pour chaque proposition artistique, vous avez la possibilité de définir des périodes de tournée  : festivals d’été, automne 2017, etc. Si vous vous abstenez, la période sera illimitée, ce qui correspond aussi à une réalité pour de nombreux spectacles.
  • Pour chaque période, vous créez un portefeuille de prospection, en recherchant par exemple les salles généralistes entre 300 et 400 + les contacts qui ont programmé cet artiste 2 ans auparavant.
  • Cette liste va s’afficher sur l’écran de la proposition artistique. Et bien sûr, lorsque vous ouvrez la fiche d’une structure, vous voyez immédiatement tous les spectacles pour lesquels la structure est pressentie.
  • Pour chaque structure et chaque spectacle, vous faites évoluer les statuts de prospection : pas contacté, date possible, option, abandon… Vous avez la main sur la liste de ces niveaux de prospection.
  • Des graphes vous affichent l’évolution de votre travail de prospection : pour chaque spectacle, combien de contacts restent à appeler, combien ont décliné, quel est potentiel de programmation ?
  • Et pour l’ensemble des spectacles, un batterie de graphiques vous permet de suivre votre action commerciale et ses résultats : dates passées et à venir, chiffre d’affaire optionné, évolution de votre fichier…
  • Le tout en lien avec les dossiers commerciaux, des tags liés aux spectacles (“Vu à Avignon”, “Vu aux Trans”), les envois de promo.

Ce module va fortement évoluer (gestion dépenses / recettes, pointage de billetterie, nouveaux graphiques, recommandation d’appels…) et en particulier grâce aux retours des utilisateurs.

Il permet d’offrir une visibilité impossible à obtenir par d’autres moyens, et à progresser vers davantage d’efficacité, de tranquillité, et – osons le mot – de rentabilité de votre temps de travail.

 Un tuto vidéo de 2mn est à découvrir ici