Premier atelier métier de Bob : Bien préparer Avignon

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À force de côtoyer, d’interroger, de former les professionnels de la diffusion, l’équipe de Bob à une vue imprenable sur leurs pratiques professionnelles et les mutations du secteur.
Cette connaissance fait d’ailleurs notre richesse : c’est ce qui nous permet de développer des applications qui répondent à des besoins réels, voire de les anticiper.

Là, on a décidé de valoriser cette somme d’infos et de réflexion en mettant en place des formations d’une nouveau type : les ateliers métier.

  • Nous avons isolé des thèmes “métier” communs à des nombreux utilisateurs, et qui leur pose éventuellement problème.
  • 2 intervenants co-animent la session : Cécile, formatrice de Bob, qui sait trouver dans l’application les réponses à toutes les questions, et un professionnel du secteur, légitime sur le thème abordé.
  • Enfin il s’agit d’une formation atelier, c’est à dire que le partage d’expérience est recherché, et qu’on travaille sur les cas concrets amenés par les participants, dans une double logique stratégique et pratique. Pour les participants, Bob Booking devient ainsi l’outil qui permet de donner corps aux décisions stratégiques.

Le premier des ateliers métier: Bien préparer Avignon
On cherchera à apporter des pistes de travail et des techniques de gestion de projet sur les problématiques posées par la participation au Off d’Avignon.
Et on s’intéressera au cycle complet : avant Avignon, pendant et après.
Pour cet atelier, l’intervenante invitée sera Karine Hernandez, chargée de diffusion indépendante, qui travaille majoritairement avec la compagnie Les Lubies.

Cette formation concernera bien entendu les chargés de diff, de com, de prod… qui prévoient d’investir dans une participation au Off.
Elle peut également concerner les compagnies de rues du Off de Châlons ou d’Aurillac.
Pour le domaine des musiques actuelles on envisage quelque chose d’équivalent pour Bourges ou les Trans.

Une version hyper rapide de l’atelier sera proposé dans le cadre des ateliers des BIS, le mercredi 17 janvier à 14h30.

Ce que vous nous dites !

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En Avril, nous avons proposé à tous nos utilisateurs un long questionnaire pour recueillir leurs avis détaillés sur Bob, leur utilisation, son évolution, mais aussi les tendances et les mutations du métier.
150 structures se sont prêtés au jeu, largement représentatives de la diversité des 420 entreprises utilisatrices et des métiers de la production de spectacles.

Avec cette enquête, nous cherchions non pas à obtenir des chiffres flatteurs (“90% des ménagères recommanderaient Super Détergent à leur meilleure amie”), mais à mieux comprendre les pratiques et les attentes réelles des professionnels du spectacle. Pour s’améliorer, corriger le tir là où c’est nécessaire, anticiper les évolutions à venir, continuer d’avancer… On s’est rué sur les retours, on a fait tourner Excel en croisant les données, et voici les premiers résultats, à chaud. On se donne quelques semaines et beaucoup de discussions pour transformer tout ça en une feuille de route pour les 2 ans à venir.

L’utilisation de Bob et l’appréciation des utilisateurs

  • La totalité des utilisateurs estiment que l’utilisation Bob représente un gain de temps (c’est bien normal).
    Les administrateurs économisent en moyenne 40% de leur temps. Ce chiffre tombe à 32% pour les chargés de communication.
  • 70% des utilisateurs se connectent tous les jours. ils sont 5% à n’ouvrir Bob que “quelques fois par mois”.
  • Parmi les fonctionnalités proposées par Bob Booking, la gestion des contacts et le moteur de recherche avancée sont les plus utilisées. ( à 100% “souvent” ou “en permanence”)
  • Bonne perf sur les pré-contrats interactifs, utilisés par 80% des administrateurs et des chargés de diff
  • En revanche, les calendriers de tournées dont nous sommes pourtant très fiers, ne recueillent que 63% d’utilisation. A rapprocher de la forte demande d’inclure Google Agenda dans Bob
  • Nous communiquons mal sur nos nouveautés : le module de pilotage commercial et l’export des écritures comptables ne sont connues que par 60 à 70% des utilisateurs. Et d’ailleurs, c’est un reproche qui nous est le plus adressé : nous obtenons une évaluation de 13 / 20 sur cet aspect.
  • Bob est par ailleurs jugé “adapté à mon métier” (17/20) , “agréable” et “innovant” (15/20). Petit défaut sur son caractère “intuitif” (13%), auquel nous avons prévu de remédier à l’avenir.
  • Sur le reste, c’est un plébiscite : 18/20 de satisfaction sur la résolution des problèmes techniques (Guillaume superstar) et sur les rapports aves l’équipe. Nous aussi, on vous aime !

Les évolutions du secteur

Parmi les scénarios proposés, 3 points , très cohérents, sont clairement repris en compte par les utilisateurs :

  1. Les organisateurs (festivals, lieux) auront de moins en moins de moyens et de budget
  2. La multi-activité va se développer (prod, organisateur, prestataire…)
  3. La collaboration entre producteurs et avec les organisateurs va s’intensifier

Les points 2 et 3 vont forcément nous amener à orienter différemment l’avenir de nos solutions.

En revanche, la communauté Bob est dans l’expectative sur les développement des liens directs avec le public ou la recomposition du secteur autour de gros acteurs privés.

Sur l’évolution de leurs pratiques, les professionnels se projettent largement sur :

  1. l’interconnexion entre l’ensemble des outils (mes outils dialogueront ensemble)
  2. la mutualisation des outils et des données entre professionnels
  3. et dans une moindre mesure, la montée en puissance des réseaux sociaux comme base de communication,
  4. … et le développement de la mobilité et du télé-travail.

Là aussi, nous allons prendre en compte ces perspectives pour construire l’avenir de l’éco-système de Bob.

En revanche, les utilisateurs ne se voient pas travailler en permanence sur leur smartphone, ni abandonner les appels téléphoniques au profit du chat et des mails.

Les évolutions prioritaires

20 propositions ont été testées, issues d’échanges avec les utilisateurs ou d’idées de l’équipe.
Surprise : ce sont les évolutions les plus prospectives, marquant une rupture dans les outils et les pratiques, qui recueillent le plus de suffrages. Et les réponses sont très cohérentes : 1/3 des propositions recueillent entre 30% et 40% d’adhésion, un autre tiers n’intéressent au maximum 10% des sondés.

En 2015, le même type de sondage avait été proposé aux utilisateurs, toujours en leur proposant de classer 20 propositions.
Nous en avions tiré une feuille de route sur 18 mois. Parmi les fonctionnalités classées en priorité, 12 ont été réalisées.

Et après ?

Cette masse d’information va nous donner du travail. Ça tombe bien, l’ennui guettait ;-)
Les fonctionnalités priorisées sont de tous ordres. Certaines sont plutôt rapides à développer, d’autres mobiliseront l’équipe de développement pendant plusieurs semaines. Sans compter que certaines fonctions sont encore à terminer, à tester, à livrer (live data, en particulier).

Le premier travail : Réaliser des maquettes et des prototypes pour les fonctionnalités les plus ambitieuses, en associant à cette phase la communauté des utilisateurs.
Puis organiser notre feuille de route des prochains mois et entrer en phase de développement.
Enfin, imaginer le “futur désirable” de Bob en fonction des perspectives d’évolution du secteur et des pratiques professionnelles.

Pour une mutualisation heureuse !

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C’était LE mot en vogue il y a 10 ans, et la solution magique des financeurs de la culture pour masquer la baisse de leurs subventions : il faut MU-TUA-LI-SER !
Après avoir représenté le top de la modernité en ingéniérie culturelle, après des réussites discrètes et des dégâts spectaculaires, la mutualisation a rejoint le cimetière des notions épuisées.  Mais les meilleurs pratiques ont émergées de la base (compagnies, collectifs…), se sont répandues et font insensiblement muter les modes d’organisation du secteur. On le clame : la mutualisation, ça peut être génial, enthousiasmant, créatif, structurant, enrichissant… dans la mesure où le bon sens prend le pas sur la pensée magique. (Voir ici notre contribution à une mutualisation vertueuse)

  1. La mutualisation n’est pas une fin en soi. On part toujours d’un projet commun, d’une envie, d’un objectif, et la mutualisation pourra constituer un outil pour aboutir. L’inverse, c’est comme monter une boîte parce qu’on est pote, louer des locaux, recruter, puis se demander quelle va être son activité.
  2. C’est quoi l’idée ? Que voulez-vous gagner ? temps, argent, représentativité, crédibilité, intelligence ?
    Le projet est-il clair et partagé par tous ? Et pourrez-vous trouver les moyens de vos ambitions ? Si l’objectif est de tourner davantage, peut-être que le recrutement à 3 structures d’un chargé de diff débutant en CAE n’est pas la meilleure option. Peut-être voir du côté des bureaux de diff ?
  3. Prévoir le pire. 3 compagnies embauchent un chargé de diff pour tourner 3 spectacles. Forcément, l’un des spectacles aura plus de succès – et de dates – que les 2 autres. Comment chacun va-t-il réagir, entre déception, méfiance, remise en cause… et comment la rem du chargé de diff va-t-elle être prise en charge ? Et que faire si une compagnie jette l’éponge ?
    On peut prévoir beaucoup de catas, les anticiper, en parler, écrire, s’engager. Pour les succès, ce sera plus simple (encore que).
  4. Commencer petit#1. Avant d’embaucher un staff et d’acheter des locaux, voyons si on peut simplement regrouper des tâches d’administration, se donner un coup de main sur les dossiers de subs, réaliser une newsletter en commun. C’est ok ? On continue. Ça ne fonctionne pas ? Pas grave : on n’a rien perdu et on reste pote.
  5. Commencer petit#2. Avant de monter un super regroupement de toutes les compagnies de la grande région, c’est plus cool de commencer avec 2 ou 3 compagnies amies. Un peu comme l’Europe à 4, puis à 10, puis avec les Anglais, puis à 27, puis sans les Anglais… euh non, mauvais exemple.
  6. La mutualisation n’est pas une pizza. Vous achetez une margarita à 4, vous en mangez chacun un quart en comptant bien le nombre d’olives. C’est un partage. Vous vous regroupez pour acheter un food-truck, chacun fabrique ou vend des pizzas en fonction de ses dispos et de ses compétences. Vous avez gagné un travail, des parts de pizza gratuites et la perspective d’une rémunération. C’est une mutualisation (réussie).
  7. La mutualisation n’est pas un dortoir. Vous avez des projets, gardez-les ! Vous avez des subs perso, des relations privilégiées, des infos confidentielles, une compta ? Tout ça vous appartient, et une collaboration respectueuse vous permettra de mettre en commun ce qui peut l’être et de garder pour vous ce qui doit l’être. Une coloc avec chacun sa chambre.
  8. La mutualisation coûte. Du moins au début : du temps de recherche, de discussion, de mise en place, de suivi… qui risquent d’annuler pour un temps les économies d’échelle. Retour au point 4.
  9. Qui c’est le chef ? un projet de mutualisation, c’est comme une nouvelle entreprise. La gouvernance (qui va peut-être de soi dans votre structure) va devoir être réinventée dans ce nouveau contexte. Qui prend tel type de décision, qui représente l’ensemble à l’extérieur, comment tout le monde va rester informé et impliqué ? Un peu de sociocratie ne peut pas nuire, ainsi qu’un investissement dans de bons outils collaboratifs.

D’autres points de vue à partager sur le sujet ? Commentez, on publiera.

Labo #15 – Live data révolutionne la pratique des fichiers

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Jusqu’alors Bob proposait des interfaces. Des outils pour que les producteurs gèrent au mieux leur propre base de contacts professionnels. Avec Live data, les utilisateurs vont découvrir un rapport complètement inédit à leurs fichiers de contacts professionnels.
atelier-flux-de-donneesL’objectif : proposer à tous un flux de données qualifiées, exhaustives et vérifiées sur le secteur culturel, qui puisse se mêler aux données propres des utilisateurs et qui soit mis à jour en temps réel.
Ces données concernent les lieux et événements de diffusion, les institutions et organismes du secteur et progressivement les producteurs, les médias, les prestataires…
Ce sont des noms, des adresses, des numéros, des jauges, des périodes de programmation, des tags d’activité, de genre ou de réseau, des commentaires…
Live data constituera rapidement le meilleur fichier du monde, le plus précis, le plus à jour, le plus efficace pour développer son activité de diffusion.

Le coeur du dispositif, c’est une base de données référentielle qui agrège des millions de données publiques et professionnelles sur le spectacle.
Ces données sont issues d’annuaires en open data, de plateformes amies avec lesquelles nous avons établi des passerelles permanentes, de robots qui patrouillent sur le web à la recherche d’infos cohérentes. Elles proviennent également d’utilisateurs de nos applications qui choisissent de partager certaines données. Ce sont les “contributeurs” et les “partageurs”. Nous en reparleront.

Les ingénieurs de Bob ont conçu des puissant algorithmes pour extraire de ces millions de données les plus pertinentes et les plus récentes.
Et il y a Polo, notre veilleur, qui vérifie les infos les plus sensibles et pilote la machine pour qu’elle devienne de plus en plus efficace.

A suivre dans un prochain post : ce que Live data change pour les utilisateurs

Et aussi : télécharger le pdf sur live data et les contributeurs

Bob Booking + Bob Emploi > Emploi Booking

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1- Bob Booking
Nous sommes assez régulièrement contacté par nos clients producteurs de spectacles, qui recherchent un bookeur, un chargé de diff, de prod, de com, et nous demandent si par hasard on ne penserait pas à quelqu’un. Et l’inverse , aussi. Quand les demandes correspondent – c’est forcément rare – on fait le lien. Et souvent, ça fonctionne. Il faut dire aussi qu’on est pas peu fier de retrouver Bob Booking systématiquement cité dans les offres d’emploi, parmi les compétences requises.

2- Bob Emploi
Vous avez entendu parler de Bob emploi ? C’est une jolie initiative, ambitieuse, gratuite, qui vise à accompagner les demandeurs d’emploi et à mieux les connecter avec les entreprises. Le genre de démarche qu’on applaudit.

1+2- Emploi Booking
Du coup, on s’est dit qu’à une échelle minuscule, on pouvait peut-être faire quelque chose dans ce sens (la parabole du colibri : “je fais ma part”). Histoire de rendre utile nos comptes et pages FB, assez suivis par la communauté, on a donc monté un groupe public du joli nom d’Emploi Booking pour publier les offres des producteurs à destination de ceux qui, en poste ou non, cherchent de nouveaux projets. Ca nous a pris 1 heure, on se contentera de modérer les offres, et c’est maintenant à vous de contribuer !

Labo #19 – Pilotage commercial

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Pour pilotez votre activité, on a du neuf : des rétros, des phares, un tableau de bord et un volant !

Un module de pilotage commercial est maintenant disponible dans Bob Booking.
L’idée nous a été soufflée par l’Atelier théâtre Actuel, qui est logiquement devenu co-producteur du module.
C’est quoi donc, le pilotage commercial ? Ce principe est largement répandu dans les outils du secteur marchand, mais constitue une vraie innovation dans le secteur culturel.
Il s’agit de gagner en visibilité et en efficacité sur vos actions de prospection ! Bob liste pour chaque spectacle les contacts les plus proches d’une décision de programmation, et présente pour chaque contact toutes les démarches entreprises et leurs résultats. Le tout avec graphiques et barres de progression.
Voici ça s’utilise :

  • Pour chaque proposition artistique, vous avez la possibilité de définir des périodes de tournée  : festivals d’été, automne 2017, etc. Si vous vous abstenez, la période sera illimitée, ce qui correspond aussi à une réalité pour de nombreux spectacles.
  • Pour chaque période, vous créez un portefeuille de prospection, en recherchant par exemple les salles généralistes entre 300 et 400 + les contacts qui ont programmé cet artiste 2 ans auparavant.
  • Cette liste va s’afficher sur l’écran de la proposition artistique. Et bien sûr, lorsque vous ouvrez la fiche d’une structure, vous voyez immédiatement tous les spectacles pour lesquels la structure est pressentie.
  • Pour chaque structure et chaque spectacle, vous faites évoluer les statuts de prospection : pas contacté, date possible, option, abandon… Vous avez la main sur la liste de ces niveaux de prospection.
  • Des graphes vous affichent l’évolution de votre travail de prospection : pour chaque spectacle, combien de contacts restent à appeler, combien ont décliné, quel est potentiel de programmation ?
  • Et pour l’ensemble des spectacles, un batterie de graphiques vous permet de suivre votre action commerciale et ses résultats : dates passées et à venir, chiffre d’affaire optionné, évolution de votre fichier…
  • Le tout en lien avec les dossiers commerciaux, des tags liés aux spectacles (“Vu à Avignon”, “Vu aux Trans”), les envois de promo.

Ce module va fortement évoluer (gestion dépenses / recettes, pointage de billetterie, nouveaux graphiques, recommandation d’appels…) et en particulier grâce aux retours des utilisateurs.

Il permet d’offrir une visibilité impossible à obtenir par d’autres moyens, et à progresser vers davantage d’efficacité, de tranquillité, et – osons le mot – de rentabilité de votre temps de travail.

 Un tuto vidéo de 2mn est à découvrir ici

Bob, 10 ans !

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10 ans ! En 2006, nous n’avions pas de smartphone ni de compte Facebook, tout le monde se ruait sur MySpace, on tournait avec des cartes routières et on avait encore largement le temps de gérer nos mails. Dehors, la crise du disque débutait à peine, un nouveau festival apparaissait tous les semaines et les Smac poussaient comme des champignons. Tout a changé ? Pas vraiment : les artistes créent toujours le même genre d’émotion et les prods se démènent toujours à les faire exister le plus possible.
Peut-être que les choses s’accélèrent, sont plus fragiles ou plus complexes. Il nous donc faut de la vitesse, de la confiance et de l’agilité. Et que Bob continue d’avancer.

Pour l’occasion, on a repris sur un flip book la succession de pubs imaginées par et pour Bob depuis 2016 (on s’est bien amusés) et quelques traces de la Bob Story
(pour lire confortablement, cliquez sur le bouton à droite de la barre de navigation)

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