Articles

Labo #9 : Bobee révolutionne le dialogue avec les équipes

Plusieurs utilisateurs de Bob en charge de la régie des événements nous ont interpellé sur une de leurs difficultés récurrentes : la perte de temps dans le calage de leurs équipes (intermittents, bénévoles…) sur les missions qui leur sont confiées.
Avec Bobee, nous apportons à cette question une réponse totalement innovante : un espace de dialogue avec les collaborateurs ponctuels, automatique, personnalisé et consultable sur tout type d’écran (smartphone, tablette, ordinateur…).

Pratiquement, ça se passe comme ça : 

  1. Sur un événement, une soirée, le directeur technique, cale les tâches (accueil, running, technique, sécurité, etc) et les affecte aux collaborateurs.
  2. Il publie les infos, au besoin en rajoutant des commentaires ou des messages privés
  3. Chaque destinataire reçoit un mail indiquant la nature, le lieu et les horaires de sa mission.
    Le mail comporte également un lien, toujours identique pour chaque destinaraire.
  4. Le lien permet d’ouvrir l’espace perso des collaborateurs, où sont listées toutes leurs missions avec tous les détails.
  5. D’un clic, les collaborateurs accusent réception, confirment ou refusent les missions proposées.
    Le directeur technique reçoit en temps réel la notification dans son Bob, et peut ainsi valider immédiatement la constitution des équipes ou prévoir des remplacements.

Labo #7 – la constitution des équipes

Sorti en production aujourd’hui, la gestion des équipes techniques fait partie du nouveau module de régie pour Salles & Festivals. Nous pensons qu’elle va démoder vos bons vieux fichiers Excel en 2 temps et 3 mouvements !

1- Depuis la fiche d’un événement, vous ouvrez l’onglet « Affectations » (cf la copie d’écran).
A droite, les tâches telles que vous les avez définies ou paramétrées et les éventuels postes à pourvoir, à gauche, les personnels disponibles.
<a href="http://3 generic seroquel.bp.blogspot.com/-eTikBTk39Lc/UGveyvCootI/AAAAAAAAAEg/T7TfFoifC70/s1600/COPIE+ECRAN+AFFECTATION+maj.jpg” style=”margin-left: 1em; margin-right: 1em;”>

2- Une seule manipulation à effectuer : vous glissez le nom d’une personne vers la tâche ou le poste concernés. Le poste est pourvu, les temps de travail se sont posés dans son calendrier perso, le cumul des horaires est recalculé pour la période et vous êtes même prêt à éditer les pré-paies.
3- Bien sûr, une recherche multicritères est disponible si vous des difficultés à constituer l’équipe. Pour encore plus de précision, vous avez accès d’un clic à la fiche et au calendrier de chaque personne.
La constitution des équipes est des fonctionnalités proposées aux directeurs techniques et régisseurs. Le parcours complet comporte aussi la programmation ou le paramétrage des tâches à accomplir, regroupées en processus logiques, la définition des horaires, la prise en charge de l’accueil artistes, la gestion des ressources techniques…
Le détail du module est sur le site