Retrouvez ici une sélection d’écrans et découvrez les principaux atouts de Bob.

Le Bureau

[Contacts & Collaboration]
Retrouvez toutes vos relances, filtrez les tâches prioritaires, relevez vos mails entrants et utilisez les notes pour partager des informations avec vos collaborateurs.

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Ne rater aucune échéance

Consulter les relances du jour sur la page d’accueil. Relances téléphoniques notées plusieurs mois auparavant, mais aussi envois à effectuer ou rappels administratifs, elles précisent le nom du contact et de sa structure, le dossier concerné, le sujet, et renvoient d’un clic sur la fiche contact.

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Notes

Plus de bout de Post-it® pour décorer votre contour d’écran ou de feuilles volantes sur votre bureau et que votre femme de ménage va faire disparaitre d’un coup de plumeau… Tout est là à votre porté sur Bob et diffusible auprès de vos collaborateurs.

La Fiche Contact

[Contacts & Collaboration]
Tout, absolument tout ce qui concerne un contact est visible ou accessible en une seconde depuis cet écran : ses adresses, liens et n° de téléphone, l’historique de votre relation, des documents, le chiffre d’affaire qu’il dégage, sa réaction à vos newsletters…

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Infos de la structure

Toutes les informations principales de la structure : adresse, mails, téléphones, sites, réseaux sociaux…

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Tags
Ici, on qualifie la structure par des tags paramétrables : activités, genres, réseaux, mots clefs.
Cliquer sur M pour cocher les tags appropriés, qui constitueront autant de critères pour des recherches précises

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Organigramme
Les personnes liées à la structure et toutes leurs infos : nom, fonction, adresses et numéros, réseaux sociaux et avatar

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Commentaires historisés
Une zone de commentaires. Chaque note est datée et signé avec les initiales de chaque utilisateur.

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Onglets
Les onglets permettent de gérer et de consulter tout ce qui est en relation avec la structure : les documents attachés, les dates, les contrats, factures… mais aussi le comportements des destinataires face aux e-mailings (réception, ouverture, clics, liens cliqués).

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Correspondances
Cet onglet vous permet d’envoyer des mails, d’éditer des courriers, ou de programmer des rendez-vous, des mémos ou des relances téléphoniques.
A l’ouverture de Bob, toutes les relances du jour apparaissent sur la page d’accueil.

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Actions groupées
Depuis une requête ou une sélection, partagez, attribuez des tags, déclenchez une impression d’étiquettes ou l’envoi d’un e-mailing…

Les Recherches Avancées

[Contacts & Collaboration]
Le requêteur permet de cumuler et de croiser tous types de critères : catégorie, réseau, jauge, localisation… pour effectuer des recherches précises dans votre base de données. Ces requêtes pourront être mémorisées et partagées et resteront toujours acessibles dans le menu des sélections

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Sélectionnez les critères de vos choix par catégories, genres, réseaux, jauges, géolocalisation… pour effectuer des recherches précises dans votre base de données.

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Affinez vos recherches dans les champs et par filtres pour affiner vos recherches selon vos critères.

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Croisez les critères pour obtenir des résultats précis dans votre base de données et sauvegardez vos recherches.

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Retrouvez toutes vos recherches sauvegarder à porté de vue, ainsi que vos sélections.

L’éditeur de newsletters

[eMailing]
Depuis une recherche mémorisée ou une sélection de contacts, déclenchez une campagne d’e-mailing. L’éditeur en drag & drop vous permet de réaliser facilement des newsletters élégantes, efficaces, et parfaitement conformes aux bonnes pratiques.

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Enregistrez autant de modèles que vous souhaitez, et utilisez-les pour construire de nouvelles newsletters,en ajoutant ou en supprimant des blocs, puis en modifiant textes et images.

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L’éditeur permet d’empiler des blocs de toutes natures : texte, image, image + texte, séparateur, boutons…
Glissez le bloc choisi à l’emplacement souhaité, dans la partie droite de l’écran

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Choisissez vos images dans votre bibliothèque Bob ou directement depuis votre disque dur.
Ensuite, vous pourrez dans Bob les redimensionner, modifier le cadrage ou la couleur, ajouter un cade ou du texte en surimpression… sans avoir à ouvrir un autre logiciel de traitement d’image

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Au survol sur un bloc, un menu apparait. Il vous permet d’éditer le bloc pour en modifier toutes les caractéristiques :  texte, image, couleur de fond, et pour les blocs doubles, répartition en 1/4, 1/3 et 1/2.
Depuis le menu, vous pouvez aussi déplacer, supprimer ou dupliquer le bloc.

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Les boutons d’actions de l’éditeur de newsletters vous permettent de prévisualiser votre message et de l’envoyer à des adresses de test ou de programmer son envoi.
Et si vous êtes particulièrement content de ce que vous avez réalisé, enregistrer-le pour le réutiliser comme modèle !

Calendrier #1

[Booking & Diffusion]
Avoir une gestion claire et simple des tournées – ou des spectacles programmés – sur un calendrier scolaire sur 12 mois.

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2 types de calendriers pour gérer vos diffusions : calendrier de saison (ici) pour afficher toutes les dates sur une année pour 1 ou plusieurs artistes. Et aussi un calendrier par artiste, où les dates de vos artistes sont présentés en colonnes.

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Choisissez les artistes que vous souhaitez affichez, et le zoom le plus pratique (jour, semaine, mois).

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Filtrez et sélectionnez seulement les informations que vous souhaitez afficher et mémorisez autant de calendriers que vous souhaitez.

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Exportez vos calendriers au format Excel selon les critères de vos choix. Mais aussi en pdf, ical (pour abonner des agendas personnels) ou xml (pour votre site)

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Une codification couleur simple pour visualiser les niveaux de dates (intérêt, option, validé) et aussi des pastilles de couleur sur les critères de votre choix.

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Insérer aussi tous les événements qui concernent l’artiste : interviews, répétitions, indispos…

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Au clic sur une date, vous accédez à l’écran de modification de cette date, mais aussi à la fiche de l’organisateur.

Calendrier #2

[Booking & Diffusion]
Avoir une visibilité par projet artistique ou par lieu sur un calendrier au format colonne.

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Avoir une gestion claire et simple des tournées

Le calendrier de tournées de Bob a été conçu pour optimiser la gestion des tournées et des artistes. Chaque spectacle a son propre agenda qu’il est possible de coupler en un seul clic avec d’autres calendriers afin d’avoir une vue globale des dates à venir. Pour chaque date posée (optionnée ou confirmée) vous choisissez ce qui sera affiché : niveau d’option, salle, commentaires, cachet…
Et aussi : dès qu’une date est posée, elle s’affiche dans le calendrier . Plus de double saisie!

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Filtrez facilement et rapidement vos critères pour afficher seulement les informations nécessaires à votre travail.

Calendrier des Festivals

[Booking & Diffusion]
Le calendrier de toutes les périodes de diffusion et des festivals de votre base Bob.

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Visualiser facilement et rapidement les périodes des périodes de diffusion enregistré dans les fiches structures de votre base de données. Les festivals, mais également les programmations saisonnières.

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Filtrez les festivals selon plusieurs critères disponibles, tel que les mois de programmation, période de bouclage, par genre… et enregistrez les dans une sélection.

L’Agenda Collaboratif

[Contacts & Collaboration]
Accéder d’un coup d’œil à tous les événements de la semaine, du mois ou du jour: rendez-vous personnels, internes, de vos artistes… Pour gagner du temps au moment des prises de décision !

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les agendas collaboratifs ressemblent à iCal ou Google Agenda, mais avec des petites choses en plus : la possibilité de disposer d’agendas communs, accessibles à tous, et d’agendas individuels, professionnels ou perso, que vous pouvez partager ou non avec certains membres de votre équipe.

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Exportez et synchroniser les agendas sur votre ordinateur, smartphone ou votre google agenda en un clic. Partager les flux auprès de vos artistes ou membres qui n’utilisent pas Bob avec une synchronisation automatique.

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Utilisez des couleurs pour repérer en un clin d’oeil de quel(s) agenda(s) il s’agit.

La Road Map

[Booking & Diffusion]
En un clic, affichez la carte de votre tournée ainsi que les kilométrages et temps de trajets entre chaque date.

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Voici une tournée pas trop mal conçue ! Au clic sur les pins ou dans la liste, la carte de visite de l’organisateur apparait

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Les distances kilométriques et les temps de trajet sont affichées automatiquement.

Le tableau de bord

[Admin & Prod]
Ici s’affichent toutes vos dates à venir et l’état d’avancement de leur gestion administrative et logistique.

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Parmi toutes les dates, cliquer sur la recherche pour afficher celles d’un artiste, d’une période…

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Les infos principales de chaque date : son statut (optionnée ou confirmée), sa localisation, le collaborateur qui la suit, le montant envisagé…

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Le tableau de bord ! Chacune de ces colonnes correspond à une action ou un document : pré-contrat, contrat, facture, feuille de route… Vérifiez ce qu’il vous reste à gérer et accédez directement au document en cliquant sur l’icône.

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Et toujours, le lien direct vers la fiche de l’organisateur ou l’écran de modification de la date.

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Et aussi, dans le menu Admin & Prod, des tableaux de gestion des contrats et des factures, les RH et l’accès aux calendriers des équipes en tournée.

Suivi administratif

[Admin & Prod]
Ne perdez pas de temps sur la gestion de vos contrats et factures. Grâce au tableau de gestion de Bob, tous vos contrats et factures en cours ou passés sont regroupés et totalisés par mois, collaborateur, artiste… Un outil de gestion analytique qui évolue en temps réel.

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Retrouvez en un clic tout vos contrats et vos factures.

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Bob étant un base centralisée, il est de ce fait très rapide de créer des contrats et factures. Au fur et à mesure de l’avancée d’une négociation, vous entrez de nouvelles données (nom de la structure, artiste, date, cachet, équipe technique…), si bien qu’au moment de l’édition du contrat, toutes les infos se retrouvent automatiquement sur le contrat, que vous aurez préalablement personnalisé (champs requis, logos, conditions de cession…).

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Les échéances de règlements sont passés ? Relancez en quelques instants votre créancier.

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Vérifiez, filtrez, calculez et exporter l’état de gestion de vos contrats et factures.

Paramétrages

[Tous les modules]
Organisez Bob selon vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Administrer tout vos documents au sein de Bob. Gérez les différents niveaux de permissions des utilisateurs de votre base de données…

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Chaque collaborateur dispose de ses propres autorisations d’accès aux données. A partir de profils types (administrateur, utilisateur, stagiaire…) vous pouvez configurer ces autorisations de manière très précise, et même valider après coup les modifs de certains d’entre eux

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Paramétrez Bob selon vos besoins et ceux de vos collaborateurs, que ce soit vos tags d’activités, de genres, réseaux. Créer vos propres mots-clés…

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Importez et personnaliser vos contrats de cessions, production, promo locale… Personnalisez vos factures et administrez les changements de TVA en quelques secondes.

Live data

[Live data]
Organisez Bob selon vos besoins et ceux de vos collaborateurs. Administrer tout vos documents au sein de Bob. Gérez les différents niveaux de permissions des utilisateurs de votre base de données…

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Sur l’écran de recherche avancée, choisissez parmi l’ensemble des critères proposés, comme pour une recherche habituelle.

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Ici, on a mixé des critères d’activité, de jauge de salles et de localisation.
La recherche s’effectue à la fois sur votre fichier et sur la base de Live data.

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Affichez le résultat de recherche Live data sur une carte. Sur chacun des contacts proposés, un clic vous apporte les principales informations. Lorsque Live data sera en production, vous pourrez choisir d’intégrer tout ou partie de ces contacts dans votre fichier Bob.

Le pilotage commercial

[Gestion et Pilotage]
Les diagrammes déboulent dans Bob !
En voici 4 – pour l’instant – pour constater le résultat de vos démarches de prospection, et accéder à une nouvelle visibilité sur l’activité de votre entreprise.

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Ici, l’évolution des principaux indicateurs issus de votre fichier de contacts : votre potentiel commercial, les contacts intégrés dans un portefeuille de prospection, ceux qui ont été effectivement contactés, les clients…

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Les artistes et spectacles qui fonctionnent le mieux, en nombre de dates, en chiffre d’affaire, en fréquentation.

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Sur 18 mois, de M-6 à M+12, l’ensemble des spectacles programmés, en option ou validés

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… et les éléments chiffrés sur le passé et l’avenir

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Egalement disponible depuis le menu de pilotage commercial : des diagrammes de synthèse sur chaque artiste et chaque spectacle, ainsi que l’état de chacun des portefeuilles commerciaux.