Premier atelier métier de Bob : Bien préparer Avignon

À force de côtoyer, d’interroger, de former les professionnels de la diffusion, l’équipe de Bob à une vue imprenable sur leurs pratiques professionnelles et les mutations du secteur.
Cette connaissance fait d’ailleurs notre richesse : c’est ce qui nous permet de développer des applications qui répondent à des besoins réels, voire de les anticiper.

Là, on a décidé de valoriser cette somme d’infos et de réflexion en mettant en place des formations d’une nouveau type : les ateliers métier.

  • Nous avons isolé des thèmes « métier » communs à des nombreux utilisateurs, et qui leur pose éventuellement problème.
  • 2 intervenants co-animent la session : Cécile, formatrice de Bob, qui sait trouver dans l’application les réponses à toutes les questions, et un professionnel du secteur, légitime sur le thème abordé.
  • Enfin il s’agit d’une formation atelier, c’est à dire que le partage d’expérience est recherché, et qu’on travaille sur les cas concrets amenés par les participants, dans une double logique stratégique et pratique. Pour les participants, Bob Booking devient ainsi l’outil qui permet de donner corps aux décisions stratégiques.

Le premier des ateliers métier: Bien préparer Avignon
On cherchera à apporter des pistes de travail et des techniques de gestion de projet sur les problématiques posées par la participation au Off d’Avignon.
Et on s’intéressera au cycle complet : avant Avignon, pendant et après.
Pour cet atelier, l’intervenante invitée sera Karine Hernandez, chargée de diffusion indépendante, qui travaille majoritairement avec la compagnie Les Lubies.

Cette formation concernera bien entendu les chargés de diff, de com, de prod… qui prévoient d’investir dans une participation au Off.
Elle peut également concerner les compagnies de rues du Off de Châlons ou d’Aurillac.
Pour le domaine des musiques actuelles on envisage quelque chose d’équivalent pour Bourges ou les Trans.

Une version hyper rapide de l’atelier sera proposé dans le cadre des ateliers des BIS, le mercredi 17 janvier à 14h30.

Le booking passe en mode projet

Dans l’interface Bob Booking, on ne parle plus de Proposition Artistique mais de PROJET.
De même, le module de GESTION DE PROJETS a remplacé le module de pilotage commercial. Relifting lexical ? Oui, mais pas seulement.
Le module de pilotage commercial est sorti depuis 1 an. Et ce qui correspondait à un projet de co-production intéressant (avec Atelier Théâtre Actuel, l’un des producteurs les plus importants dans le domaine du théâtre) s’est transformé pour nous en une clef pour imaginer l’avenir de Bob Booking.

Une 50aine d’entreprises ont testé le module de pilotage commercial et l’ont adopté. Nous avons constaté avec elles que leur utilisation du module les amènent vers de nouvelles pratiques, plus naturelles, plus efficaces. Vers un fonctionnement en mode projet, justement, d’où le glissement lexical. 

Pour Bob et ses utilisateurs, qu’est-ce qu’un projet ?

  • la tournée de Flying Zatopek, que je n’ai à disposition en France que pendant 15 jours en mars.
  • Le Matt Robson quartet, qui mobilise une équipe artistique différente et se vend plus cher que Matt Robson en trio.
  • Le festival Off d’Avignon pour « la Nouvelle », une pièce de la compagnie Entre Deux.
  • La tournée des festivals de juillet pour René Cantine, évidemment différente de la tournée des SMACs organisée en novembre / décembre pour la sortie de l’album.

Pour chaque projet, quelles ressources sont nécessaires ?

  • un portefeuille de prospection spécifique, que je constituerai avec des contacts issus de mon fichier et de Live data. Il y aura bien sûr des programmations en dehors de ces contacts, mais le portefeuille de prospection est mon cœur de fichier, sur lequel il sera le plus efficace de concentrer mes efforts de prospection.
  • un suivi de prospection. Combien de contacts ai-je encore à rappeler ? Qui s’approche d’une décision ? Sur quel projet dois-je appuyer cette semaine…
  • des données budgétaires (dépenses et recettes, prévisionnelles et réalisées), pour prendre les bonnes décisions et checker les résultats économiques. Ce sera notre prochain chantier de développement
  • des éléments de bilan en temps réèl (marge brute de la tournée, fréquentation moyenne, résultats par rapports aux objectifs…) qui permettront de mieux travailler les tournées suivantes.

Les ressources actuelles du module de gestion de projet permettre d’être efficace et rapide sur la plupart de ces points.
Dans les mois qui viennent, nous systématiserons cette approche pour enrichir encore l’expérience des utilisateurs.

 

Ce que vous nous dites !

En Avril, nous avons proposé à tous nos utilisateurs un long questionnaire pour recueillir leurs avis détaillés sur Bob, leur utilisation, son évolution, mais aussi les tendances et les mutations du métier.
150 structures se sont prêtés au jeu, largement représentatives de la diversité des 420 entreprises utilisatrices et des métiers de la production de spectacles.

Avec cette enquête, nous cherchions non pas à obtenir des chiffres flatteurs (« 90% des ménagères recommanderaient Super Détergent à leur meilleure amie »), mais à mieux comprendre les pratiques et les attentes réelles des professionnels du spectacle. Pour s’améliorer, corriger le tir là où c’est nécessaire, anticiper les évolutions à venir, continuer d’avancer… On s’est rué sur les retours, on a fait tourner Excel en croisant les données, et voici les premiers résultats, à chaud. On se donne quelques semaines et beaucoup de discussions pour transformer tout ça en une feuille de route pour les 2 ans à venir.

L’utilisation de Bob et l’appréciation des utilisateurs

  • La totalité des utilisateurs estiment que l’utilisation Bob représente un gain de temps (c’est bien normal).
    Les administrateurs économisent en moyenne 40% de leur temps. Ce chiffre tombe à 32% pour les chargés de communication.
  • 70% des utilisateurs se connectent tous les jours. ils sont 5% à n’ouvrir Bob que « quelques fois par mois ».
  • Parmi les fonctionnalités proposées par Bob Booking, la gestion des contacts et le moteur de recherche avancée sont les plus utilisées. ( à 100% « souvent » ou « en permanence »)
  • Bonne perf sur les pré-contrats interactifs, utilisés par 80% des administrateurs et des chargés de diff
  • En revanche, les calendriers de tournées dont nous sommes pourtant très fiers, ne recueillent que 63% d’utilisation. A rapprocher de la forte demande d’inclure Google Agenda dans Bob
  • Nous communiquons mal sur nos nouveautés : le module de pilotage commercial et l’export des écritures comptables ne sont connues que par 60 à 70% des utilisateurs. Et d’ailleurs, c’est un reproche qui nous est le plus adressé : nous obtenons une évaluation de 13 / 20 sur cet aspect.
  • Bob est par ailleurs jugé « adapté à mon métier » (17/20) , « agréable » et « innovant » (15/20). Petit défaut sur son caractère « intuitif » (13%), auquel nous avons prévu de remédier à l’avenir.
  • Sur le reste, c’est un plébiscite : 18/20 de satisfaction sur la résolution des problèmes techniques (Guillaume superstar) et sur les rapports aves l’équipe. Nous aussi, on vous aime !

Les évolutions du secteur

Parmi les scénarios proposés, 3 points , très cohérents, sont clairement repris en compte par les utilisateurs :

  1. Les organisateurs (festivals, lieux) auront de moins en moins de moyens et de budget
  2. La multi-activité va se développer (prod, organisateur, prestataire…)
  3. La collaboration entre producteurs et avec les organisateurs va s’intensifier

Les points 2 et 3 vont forcément nous amener à orienter différemment l’avenir de nos solutions.

En revanche, la communauté Bob est dans l’expectative sur les développement des liens directs avec le public ou la recomposition du secteur autour de gros acteurs privés.

Sur l’évolution de leurs pratiques, les professionnels se projettent largement sur :

  1. l’interconnexion entre l’ensemble des outils (mes outils dialogueront ensemble)
  2. la mutualisation des outils et des données entre professionnels
  3. et dans une moindre mesure, la montée en puissance des réseaux sociaux comme base de communication,
  4. … et le développement de la mobilité et du télé-travail.

Là aussi, nous allons prendre en compte ces perspectives pour construire l’avenir de l’éco-système de Bob.

En revanche, les utilisateurs ne se voient pas travailler en permanence sur leur smartphone, ni abandonner les appels téléphoniques au profit du chat et des mails.

Les évolutions prioritaires

20 propositions ont été testées, issues d’échanges avec les utilisateurs ou d’idées de l’équipe.
Surprise : ce sont les évolutions les plus prospectives, marquant une rupture dans les outils et les pratiques, qui recueillent le plus de suffrages. Et les réponses sont très cohérentes : 1/3 des propositions recueillent entre 30% et 40% d’adhésion, un autre tiers n’intéressent au maximum 10% des sondés.

En 2015, le même type de sondage avait été proposé aux utilisateurs, toujours en leur proposant de classer 20 propositions.
Nous en avions tiré une feuille de route sur 18 mois. Parmi les fonctionnalités classées en priorité, 12 ont été réalisées.

Et après ?

Cette masse d’information va nous donner du travail. Ça tombe bien, l’ennui guettait ;-)
Les fonctionnalités priorisées sont de tous ordres. Certaines sont plutôt rapides à développer, d’autres mobiliseront l’équipe de développement pendant plusieurs semaines. Sans compter que certaines fonctions sont encore à terminer, à tester, à livrer (live data, en particulier).

Le premier travail : Réaliser des maquettes et des prototypes pour les fonctionnalités les plus ambitieuses, en associant à cette phase la communauté des utilisateurs.
Puis organiser notre feuille de route des prochains mois et entrer en phase de développement.
Enfin, imaginer le « futur désirable » de Bob en fonction des perspectives d’évolution du secteur et des pratiques professionnelles.

Nouveautés #avril17

Voici les évolutions, corrections et nouveautés produites en mars 2017 et les 1ers jours d’avril.
Nombreuses avancées, en particulier grâce au D-Day #3. du 20 mars et à la livraison de 2 nouveautés majeures : Bob Mobile et le moteur de dédoublonnage / fusion

 Aide en ligne

► Bob avance vite et l’aide en ligne était le reflet de ces nombreuses strates de développement.
Son ergonomie a été revue de fond en comble et ses articles remis à jour.

Mobilité

► L’application Bob Booking est maintenant disponible sur iPhone et AndroïdElle embarque les données nécessaires en mobilité : fichier pro, contacts, adresses et numéros, commentaires, calendriers des spectacles, notes. Appli de consultation, elle permet également de renseigner un nouveau contact, poser une date ou inscrire une relance… qui seront immédiatement disponibles pour les collaborateurs restés devant leur ordi.
Cliquez sur votre store pour télécharger gratuitement l’app bob Booking.
Évidemment, elle pourra être utilisée qu’avec les identifiants d’une version Bob Booking en abonnement.

App Store   Google play

  Contacts

Evolution de la fiche structure. Plus de place pour les commentaires, et une présentation en notes unitaires, repérées par les initiales de son auteur.

Le moteur de dédoublonnage et de fusion est en production. Après les beta-testeurs, il est maintenant progressivement livré à l’ensemble des utilisateurs.

Paramétrage du menu contacts : les gabarits et formules types sont maintenant classés par ordre alphabétique, et un bouton « rafraichir » a été ajouté.

Les correspondances s’affichent dans l’agenda collaboratif. Ouvrez la zone de commentaires avec les 2 chevrons à gauche de la liste, puis cliquez sur une ligne pour afficher les commentaires correspondants.

Dans la zone des tags, les sélections peuvent être masquées d’un clic.

 La géolocalisation est réparée. Dans les recherches avancées, on peut de nouveau utiliser le critère des zones adminiustratives, en particulier les (nouvelles) régions.

 Collaboration

 Les commentaires sont désormais partageables. On peut garder confidentielles certaines remarques, ou le 06 qu’on vous a demandé de ne surtout pas divulguer. Pratique, en particulier pour les Bob mutualisés.

Idem pour les correspondances. Vous décidez lesquels de vos collègues ont accès à vos relances, mails, courriers…

Les correspondances sont maintenant horodatées. Vous pouvez choisir votre heure d’appel, et pour un mail envoyé, reçu ou une relance notée « fait », l’heure précise s’ajoute.

Les correspondances s’affichent dans l’agenda collaboratif au même titre que les spectacles et les réunions. Pour les faire apparaître, cliquer sur l’icône de l’horloge.

On peut maintenant dupliquer et renvoyer un mail.

Sur une correspondance mail ou courrier, un filtre permet de trouver une formule type en recherchant dans son libellé.

 eMailing

 Vous pouvez maintenant travailler vos modèles de newsletters sans avoir préalablement créé une campagne.

 Booking & Diffusion

 Dans le menu Booking & Diffusion,  la liste des propositions artistiques se trie aussi par artiste.

 Admin & Prod

 On a maintenant la possibilité de créer une relance automatique sur les envois de pré-contrats

 Sur une facture d’avoir, une alerte se déclenche lorsque la machine constate que le montant est resté positif.

2 nouveaux modes de paiement, « Compensation » et « Retenue à la source », afin de prendre en compte les particularités des spectacles à l’étranger.

 

Envie de tester ces nouveautés, et l’ensemble des fonctionnalités de Bob Booking ? Une version d’essai de 30 jours est disponible ici

Pour une mutualisation heureuse !

C’était LE mot en vogue il y a 10 ans, et la solution magique des financeurs de la culture pour masquer la baisse de leurs subventions : il faut MU-TUA-LI-SER !
Après avoir représenté le top de la modernité en ingéniérie culturelle, après des réussites discrètes et des dégâts spectaculaires, la mutualisation a rejoint le cimetière des notions épuisées.  Mais les meilleurs pratiques ont émergées de la base (compagnies, collectifs…), se sont répandues et font insensiblement muter les modes d’organisation du secteur. On le clame : la mutualisation, ça peut être génial, enthousiasmant, créatif, structurant, enrichissant… dans la mesure où le bon sens prend le pas sur la pensée magique. (Voir ici notre contribution à une mutualisation vertueuse)

  1. La mutualisation n’est pas une fin en soi. On part toujours d’un projet commun, d’une envie, d’un objectif, et la mutualisation pourra constituer un outil pour aboutir. L’inverse, c’est comme monter une boîte parce qu’on est pote, louer des locaux, recruter, puis se demander quelle va être son activité.
  2. C’est quoi l’idée ? Que voulez-vous gagner ? temps, argent, représentativité, crédibilité, intelligence ?
    Le projet est-il clair et partagé par tous ? Et pourrez-vous trouver les moyens de vos ambitions ? Si l’objectif est de tourner davantage, peut-être que le recrutement à 3 structures d’un chargé de diff débutant en CAE n’est pas la meilleure option. Peut-être voir du côté des bureaux de diff ?
  3. Prévoir le pire. 3 compagnies embauchent un chargé de diff pour tourner 3 spectacles. Forcément, l’un des spectacles aura plus de succès – et de dates – que les 2 autres. Comment chacun va-t-il réagir, entre déception, méfiance, remise en cause… et comment la rem du chargé de diff va-t-elle être prise en charge ? Et que faire si une compagnie jette l’éponge ?
    On peut prévoir beaucoup de catas, les anticiper, en parler, écrire, s’engager. Pour les succès, ce sera plus simple (encore que).
  4. Commencer petit#1. Avant d’embaucher un staff et d’acheter des locaux, voyons si on peut simplement regrouper des tâches d’administration, se donner un coup de main sur les dossiers de subs, réaliser une newsletter en commun. C’est ok ? On continue. Ça ne fonctionne pas ? Pas grave : on n’a rien perdu et on reste pote.
  5. Commencer petit#2. Avant de monter un super regroupement de toutes les compagnies de la grande région, c’est plus cool de commencer avec 2 ou 3 compagnies amies. Un peu comme l’Europe à 4, puis à 10, puis avec les Anglais, puis à 27, puis sans les Anglais… euh non, mauvais exemple.
  6. La mutualisation n’est pas une pizza. Vous achetez une margarita à 4, vous en mangez chacun un quart en comptant bien le nombre d’olives. C’est un partage. Vous vous regroupez pour acheter un food-truck, chacun fabrique ou vend des pizzas en fonction de ses dispos et de ses compétences. Vous avez gagné un travail, des parts de pizza gratuites et la perspective d’une rémunération. C’est une mutualisation (réussie).
  7. La mutualisation n’est pas un dortoir. Vous avez des projets, gardez-les ! Vous avez des subs perso, des relations privilégiées, des infos confidentielles, une compta ? Tout ça vous appartient, et une collaboration respectueuse vous permettra de mettre en commun ce qui peut l’être et de garder pour vous ce qui doit l’être. Une coloc avec chacun sa chambre.
  8. La mutualisation coûte. Du moins au début : du temps de recherche, de discussion, de mise en place, de suivi… qui risquent d’annuler pour un temps les économies d’échelle. Retour au point 4.
  9. Qui c’est le chef ? un projet de mutualisation, c’est comme une nouvelle entreprise. La gouvernance (qui va peut-être de soi dans votre structure) va devoir être réinventée dans ce nouveau contexte. Qui prend tel type de décision, qui représente l’ensemble à l’extérieur, comment tout le monde va rester informé et impliqué ? Un peu de sociocratie ne peut pas nuire, ainsi qu’un investissement dans de bons outils collaboratifs.

D’autres points de vue à partager sur le sujet ? Commentez, on publiera.

Fêtez-vous le D-Day ?

Le 1er avait été logiquement placé le 6 juin… 2016. Le suivant était en novembre, et voici le D-Day#3 .
3 ou 4 fois par an, donc, nous organisons le Développeurs Day.  C’est le jour de gloire des obscurs, des hommes de l’ombre, des soutiers.
Au quotidien, l’équipe travaille sur de gros chantiers, parfois invisibles, qui peuvent prendre plusieurs mois pour être imaginés, modélisés, développés, testés et mis en production.
Là, c’est l’inverse : en une journée, de 9h à 19h, ils vont tenter de réaliser le maximum d’améliorations possible parmi celles suggérées par les utilisateurs.
Les propositions ont commencé à nous parvenir : la corrections de pétouilles énervantes ou de petites nouveautés qui améliorent le quotidien. On est en train de les découvrir, de les chiffrer, de les prioriser et c’est agaçant de constater à quel point les utilisateurs ont souvent de meilleures idées que nous autres, les concepteurs.

Le D-Day#3, c’est le lundi 20 mars, et nous prenons toutes les  bonnes idées jusqu’au vendredi 17.

Labo #20 – Dédoublonnage et fusion

On avait parlé dans un post précédent des technologies utilisées pour notre moteur de dédoublonnage. Désormais, la fonctionnalité complète, intégrant la fusion automatique ou manuelle des doublons repérés est disponible. C’est une mécanique puissante mais précise et ça se passe comme ça :

  • Le moteur de dédoublonnage identifie les structures qui présentent des “bouquets de données” identiques : nom structure + ville, nom personne + site web, etc, en ayant effectué un travail préalable de lématisation (les noms sont débarrassés des espaces, des articles, des caractères accentués et des mots communs comme “festival” ou “association”)
  • Les doublons sont listés avec la mention du niveau de doublonnage supposé : de “avéré” lorsque plusieurs bouquets de données correspondent, jusqu’à “potentiel” si seules certaines données sont identiques.
  • La machine est puissante, mais des doublons hyper subtils peuvent lui avoir échappé. L’utilisateur a donc la possibilité de déclarer manuellement des doublons, par exemple en recherchant sur un ville ou avec un nom de structure.  Ces doublons s’ajouteront à la liste avec le statut “manuel”, évidemment.
  • Les structures concernées par chaque cas de doublon (ou de triplon, ou de quadruplon) peuvent être affichées côte à côte, afin de vérifier l’ensemble de leurs données, et de constituer une fiche unique à partir de la fusion de ces données. Ici pas de copier / coller : tout se fait au clic.
  • Astuce pratique : la fonction “Smart Fusion” permet de compléter une fiche avec les données complémentaires issues de son doublon.
    A noter que tous les types de données liées à la structure sont concernée par la fusion : les commentaires, périodes de diffusion, salles, dates posées, correspondances, contrats… La structure finale récupérera toutes ces infos éventuellement présentes dans ses doublons.
  • Nouveauté : Cette Smart Fusion peut également être déclenchée massivement, sur l’ensemble des doublons “avérés”, par exemple. Mais il est recommandé d’avoir préalablement checké la liste, afin d’en exclure les faux doublons éventuels
  • Enfin, chaque fiche structure initiale est conservée en archive. Il ne sera pas possible de l’utiliser à nouveau comme une fiche contact classique, mais les données qui auraient éventuellement été effacées lors de la fusion pourront être affichées et récupérées.

Cette nouveauté sur la fusion massive des doublons est la fonctionnalité qui impacte le plus le fichier des utilisateurs. En quelques minutes, le fichier est cleané, resserré, et les fiches contacts sont complétées. Pour parer tout risque, une archive complète de la base est sauvegardée avant toute fusion massive. Ainsi, s’il apparaît que des données ont été perdues lors d’une fusion lancée un peu légèrement, nous avons la possibilité de remonter la version antérieure de la base de données.
C’est en particulier ce point qui sera observé lors de la phase de béta test.

Labo #15 – Live data révolutionne la pratique des fichiers

Jusqu’alors Bob proposait des interfaces. Des outils pour que les producteurs gèrent au mieux leur propre base de contacts professionnels. Avec Live data, les utilisateurs vont découvrir un rapport complètement inédit à leurs fichiers de contacts professionnels.
atelier-flux-de-donneesL’objectif : proposer à tous un flux de données qualifiées, exhaustives et vérifiées sur le secteur culturel, qui puisse se mêler aux données propres des utilisateurs et qui soit mis à jour en temps réel.
Ces données concernent les lieux et événements de diffusion, les institutions et organismes du secteur et progressivement les producteurs, les médias, les prestataires…
Ce sont des noms, des adresses, des numéros, des jauges, des périodes de programmation, des tags d’activité, de genre ou de réseau, des commentaires…
Live data constituera rapidement le meilleur fichier du monde, le plus précis, le plus à jour, le plus efficace pour développer son activité de diffusion.

Le coeur du dispositif, c’est une base de données référentielle qui agrège des millions de données publiques et professionnelles sur le spectacle.
Ces données sont issues d’annuaires en open data, de plateformes amies avec lesquelles nous avons établi des passerelles permanentes, de robots qui patrouillent sur le web à la recherche d’infos cohérentes. Elles proviennent également d’utilisateurs de nos applications qui choisissent de partager certaines données. Ce sont les « contributeurs » et les « partageurs ». Nous en reparleront.

Les ingénieurs de Bob ont conçu des puissant algorithmes pour extraire de ces millions de données les plus pertinentes et les plus récentes.
Et il y a Polo, notre veilleur, qui vérifie les infos les plus sensibles et pilote la machine pour qu’elle devienne de plus en plus efficace.

A suivre dans un prochain post : ce que Live data change pour les utilisateurs

Et aussi : télécharger le pdf sur live data et les contributeurs

Bob Booking + Bob Emploi > Emploi Booking

1- Bob Booking
Nous sommes assez régulièrement contacté par nos clients producteurs de spectacles, qui recherchent un bookeur, un chargé de diff, de prod, de com, et nous demandent si par hasard on ne penserait pas à quelqu’un. Et l’inverse , aussi. Quand les demandes correspondent – c’est forcément rare – on fait le lien. Et souvent, ça fonctionne. Il faut dire aussi qu’on est pas peu fier de retrouver Bob Booking systématiquement cité dans les offres d’emploi, parmi les compétences requises.

2- Bob Emploi
Vous avez entendu parler de Bob emploi ? C’est une jolie initiative, ambitieuse, gratuite, qui vise à accompagner les demandeurs d’emploi et à mieux les connecter avec les entreprises. Le genre de démarche qu’on applaudit.

1+2- Emploi Booking
Du coup, on s’est dit qu’à une échelle minuscule, on pouvait peut-être faire quelque chose dans ce sens (la parabole du colibri : « je fais ma part »). Histoire de rendre utile nos comptes et pages FB, assez suivis par la communauté, on a donc monté un groupe public du joli nom d’Emploi Booking pour publier les offres des producteurs à destination de ceux qui, en poste ou non, cherchent de nouveaux projets. Ca nous a pris 1 heure, on se contentera de modérer les offres, et c’est maintenant à vous de contribuer !