Nouveautés #avril17

Voici les évolutions, corrections et nouveautés produites en mars 2017 et les 1ers jours d’avril.
Nombreuses avancées, en particulier grâce au D-Day #3. du 20 mars et à la livraison de 2 nouveautés majeures : Bob Mobile et le moteur de dédoublonnage / fusion

 Aide en ligne

► Bob avance vite et l’aide en ligne était le reflet de ces nombreuses strates de développement.
Son ergonomie a été revue de fond en comble et ses articles remis à jour.

Mobilité

► L’application Bob Booking est maintenant disponible sur iPhone et AndroïdElle embarque les données nécessaires en mobilité : fichier pro, contacts, adresses et numéros, commentaires, calendriers des spectacles, notes. Appli de consultation, elle permet également de renseigner un nouveau contact, poser une date ou inscrire une relance… qui seront immédiatement disponibles pour les collaborateurs restés devant leur ordi.
Cliquez sur votre store pour télécharger gratuitement l’app bob Booking.
Évidemment, elle pourra être utilisée qu’avec les identifiants d’une version Bob Booking en abonnement.

App Store   Google play

  Contacts

Evolution de la fiche structure. Plus de place pour les commentaires, et une présentation en notes unitaires, repérées par les initiales de son auteur.

Le moteur de dédoublonnage et de fusion est en production. Après les beta-testeurs, il est maintenant progressivement livré à l’ensemble des utilisateurs.

Paramétrage du menu contacts : les gabarits et formules types sont maintenant classés par ordre alphabétique, et un bouton “rafraichir” a été ajouté.

Les correspondances s’affichent dans l’agenda collaboratif. Ouvrez la zone de commentaires avec les 2 chevrons à gauche de la liste, puis cliquez sur une ligne pour afficher les commentaires correspondants.

Dans la zone des tags, les sélections peuvent être masquées d’un clic.

 La géolocalisation est réparée. Dans les recherches avancées, on peut de nouveau utiliser le critère des zones adminiustratives, en particulier les (nouvelles) régions.

 Collaboration

 Les commentaires sont désormais partageables. On peut garder confidentielles certaines remarques, ou le 06 qu’on vous a demandé de ne surtout pas divulguer. Pratique, en particulier pour les Bob mutualisés.

Idem pour les correspondances. Vous décidez lesquels de vos collègues ont accès à vos relances, mails, courriers…

Les correspondances sont maintenant horodatées. Vous pouvez choisir votre heure d’appel, et pour un mail envoyé, reçu ou une relance notée “fait”, l’heure précise s’ajoute.

Les correspondances s’affichent dans l’agenda collaboratif au même titre que les spectacles et les réunions. Pour les faire apparaître, cliquer sur l’icône de l’horloge.

On peut maintenant dupliquer et renvoyer un mail.

Sur une correspondance mail ou courrier, un filtre permet de trouver une formule type en recherchant dans son libellé.

 eMailing

 Vous pouvez maintenant travailler vos modèles de newsletters sans avoir préalablement créé une campagne.

 Booking & Diffusion

 Dans le menu Booking & Diffusion,  la liste des propositions artistiques se trie aussi par artiste.

 Admin & Prod

 On a maintenant la possibilité de créer une relance automatique sur les envois de pré-contrats

 Sur une facture d’avoir, une alerte se déclenche lorsque la machine constate que le montant est resté positif.

2 nouveaux modes de paiement, “Compensation” et “Retenue à la source”, afin de prendre en compte les particularités des spectacles à l’étranger.

 

Envie de tester ces nouveautés, et l’ensemble des fonctionnalités de Bob Booking ? Une version d’essai de 30 jours est disponible ici

Pour une mutualisation heureuse !

C’était LE mot en vogue il y a 10 ans, et la solution magique des financeurs de la culture pour masquer la baisse de leurs subventions : il faut MU-TUA-LI-SER !
Après avoir représenté le top de la modernité en ingéniérie culturelle, après des réussites discrètes et des dégâts spectaculaires, la mutualisation a rejoint le cimetière des notions épuisées.  Mais les meilleurs pratiques ont émergées de la base (compagnies, collectifs…), se sont répandues et font insensiblement muter les modes d’organisation du secteur. On le clame : la mutualisation, ça peut être génial, enthousiasmant, créatif, structurant, enrichissant… dans la mesure où le bon sens prend le pas sur la pensée magique. (Voir ici notre contribution à une mutualisation vertueuse)

  1. La mutualisation n’est pas une fin en soi. On part toujours d’un projet commun, d’une envie, d’un objectif, et la mutualisation pourra constituer un outil pour aboutir. L’inverse, c’est comme monter une boîte parce qu’on est pote, louer des locaux, recruter, puis se demander quelle va être son activité.
  2. C’est quoi l’idée ? Que voulez-vous gagner ? temps, argent, représentativité, crédibilité, intelligence ?
    Le projet est-il clair et partagé par tous ? Et pourrez-vous trouver les moyens de vos ambitions ? Si l’objectif est de tourner davantage, peut-être que le recrutement à 3 structures d’un chargé de diff débutant en CAE n’est pas la meilleure option. Peut-être voir du côté des bureaux de diff ?
  3. Prévoir le pire. 3 compagnies embauchent un chargé de diff pour tourner 3 spectacles. Forcément, l’un des spectacles aura plus de succès – et de dates – que les 2 autres. Comment chacun va-t-il réagir, entre déception, méfiance, remise en cause… et comment la rem du chargé de diff va-t-elle être prise en charge ? Et que faire si une compagnie jette l’éponge ?
    On peut prévoir beaucoup de catas, les anticiper, en parler, écrire, s’engager. Pour les succès, ce sera plus simple (encore que).
  4. Commencer petit#1. Avant d’embaucher un staff et d’acheter des locaux, voyons si on peut simplement regrouper des tâches d’administration, se donner un coup de main sur les dossiers de subs, réaliser une newsletter en commun. C’est ok ? On continue. Ça ne fonctionne pas ? Pas grave : on n’a rien perdu et on reste pote.
  5. Commencer petit#2. Avant de monter un super regroupement de toutes les compagnies de la grande région, c’est plus cool de commencer avec 2 ou 3 compagnies amies. Un peu comme l’Europe à 4, puis à 10, puis avec les Anglais, puis à 27, puis sans les Anglais… euh non, mauvais exemple.
  6. La mutualisation n’est pas une pizza. Vous achetez une margarita à 4, vous en mangez chacun un quart en comptant bien le nombre d’olives. C’est un partage. Vous vous regroupez pour acheter un food-truck, chacun fabrique ou vend des pizzas en fonction de ses dispos et de ses compétences. Vous avez gagné un travail, des parts de pizza gratuites et la perspective d’une rémunération. C’est une mutualisation (réussie).
  7. La mutualisation n’est pas un dortoir. Vous avez des projets, gardez-les ! Vous avez des subs perso, des relations privilégiées, des infos confidentielles, une compta ? Tout ça vous appartient, et une collaboration respectueuse vous permettra de mettre en commun ce qui peut l’être et de garder pour vous ce qui doit l’être. Une coloc avec chacun sa chambre.
  8. La mutualisation coûte. Du moins au début : du temps de recherche, de discussion, de mise en place, de suivi… qui risquent d’annuler pour un temps les économies d’échelle. Retour au point 4.
  9. Qui c’est le chef ? un projet de mutualisation, c’est comme une nouvelle entreprise. La gouvernance (qui va peut-être de soi dans votre structure) va devoir être réinventée dans ce nouveau contexte. Qui prend tel type de décision, qui représente l’ensemble à l’extérieur, comment tout le monde va rester informé et impliqué ? Un peu de sociocratie ne peut pas nuire, ainsi qu’un investissement dans de bons outils collaboratifs.

D’autres points de vue à partager sur le sujet ? Commentez, on publiera.

Fêtez-vous le D-Day ?

Le 1er avait été logiquement placé le 6 juin… 2016. Le suivant était en novembre, et voici le D-Day#3 .
3 ou 4 fois par an, donc, nous organisons le Développeurs Day.  C’est le jour de gloire des obscurs, des hommes de l’ombre, des soutiers.
Au quotidien, l’équipe travaille sur de gros chantiers, parfois invisibles, qui peuvent prendre plusieurs mois pour être imaginés, modélisés, développés, testés et mis en production.
Là, c’est l’inverse : en une journée, de 9h à 19h, ils vont tenter de réaliser le maximum d’améliorations possible parmi celles suggérées par les utilisateurs.
Les propositions ont commencé à nous parvenir : la corrections de pétouilles énervantes ou de petites nouveautés qui améliorent le quotidien. On est en train de les découvrir, de les chiffrer, de les prioriser et c’est agaçant de constater à quel point les utilisateurs ont souvent de meilleures idées que nous autres, les concepteurs.

Le D-Day#3, c’est le lundi 20 mars, et nous prenons toutes les  bonnes idées jusqu’au vendredi 17.

Labo #20 – Dédoublonnage et fusion

On avait parlé dans un post précédent des technologies utilisées pour notre moteur de dédoublonnage. Désormais, la fonctionnalité complète, intégrant la fusion automatique ou manuelle des doublons repérés est disponible. C’est une mécanique puissante mais précise et ça se passe comme ça :

  • Le moteur de dédoublonnage identifie les structures qui présentent des “bouquets de données” identiques : nom structure + ville, nom personne + site web, etc, en ayant effectué un travail préalable de lématisation (les noms sont débarrassés des espaces, des articles, des caractères accentués et des mots communs comme “festival” ou “association”)
  • Les doublons sont listés avec la mention du niveau de doublonnage supposé : de “avéré” lorsque plusieurs bouquets de données correspondent, jusqu’à “potentiel” si seules certaines données sont identiques.
  • La machine est puissante, mais des doublons hyper subtils peuvent lui avoir échappé. L’utilisateur a donc la possibilité de déclarer manuellement des doublons, par exemple en recherchant sur un ville ou avec un nom de structure.  Ces doublons s’ajouteront à la liste avec le statut “manuel”, évidemment.
  • Les structures concernées par chaque cas de doublon (ou de triplon, ou de quadruplon) peuvent être affichées côte à côte, afin de vérifier l’ensemble de leurs données, et de constituer une fiche unique à partir de la fusion de ces données. Ici pas de copier / coller : tout se fait au clic.
  • Astuce pratique : la fonction “Smart Fusion” permet de compléter une fiche avec les données complémentaires issues de son doublon.
    A noter que tous les types de données liées à la structure sont concernée par la fusion : les commentaires, périodes de diffusion, salles, dates posées, correspondances, contrats… La structure finale récupérera toutes ces infos éventuellement présentes dans ses doublons.
  • Nouveauté : Cette Smart Fusion peut également être déclenchée massivement, sur l’ensemble des doublons “avérés”, par exemple. Mais il est recommandé d’avoir préalablement checké la liste, afin d’en exclure les faux doublons éventuels
  • Enfin, chaque fiche structure initiale est conservée en archive. Il ne sera pas possible de l’utiliser à nouveau comme une fiche contact classique, mais les données qui auraient éventuellement été effacées lors de la fusion pourront être affichées et récupérées.

Cette nouveauté sur la fusion massive des doublons est la fonctionnalité qui impacte le plus le fichier des utilisateurs. En quelques minutes, le fichier est cleané, resserré, et les fiches contacts sont complétées. Pour parer tout risque, une archive complète de la base est sauvegardée avant toute fusion massive. Ainsi, s’il apparaît que des données ont été perdues lors d’une fusion lancée un peu légèrement, nous avons la possibilité de remonter la version antérieure de la base de données.
C’est en particulier ce point qui sera observé lors de la phase de béta test.

Labo #15 – Live data révolutionne la pratique des fichiers

Jusqu’alors Bob proposait des interfaces. Des outils pour que les producteurs gèrent au mieux leur propre base de contacts professionnels. Avec Live data, les utilisateurs vont découvrir un rapport complètement inédit à leurs fichiers de contacts professionnels.
atelier-flux-de-donneesL’objectif : proposer à tous un flux de données qualifiées, exhaustives et vérifiées sur le secteur culturel, qui puisse se mêler aux données propres des utilisateurs et qui soit mis à jour en temps réel.
Ces données concernent les lieux et événements de diffusion, les institutions et organismes du secteur et progressivement les producteurs, les médias, les prestataires…
Ce sont des noms, des adresses, des numéros, des jauges, des périodes de programmation, des tags d’activité, de genre ou de réseau, des commentaires…
Live data constituera rapidement le meilleur fichier du monde, le plus précis, le plus à jour, le plus efficace pour développer son activité de diffusion.

Le coeur du dispositif, c’est une base de données référentielle qui agrège des millions de données publiques et professionnelles sur le spectacle.
Ces données sont issues d’annuaires en open data, de plateformes amies avec lesquelles nous avons établi des passerelles permanentes, de robots qui patrouillent sur le web à la recherche d’infos cohérentes. Elles proviennent également d’utilisateurs de nos applications qui choisissent de partager certaines données. Ce sont les “contributeurs” et les “partageurs”. Nous en reparleront.

Les ingénieurs de Bob ont conçu des puissant algorithmes pour extraire de ces millions de données les plus pertinentes et les plus récentes.
Et il y a Polo, notre veilleur, qui vérifie les infos les plus sensibles et pilote la machine pour qu’elle devienne de plus en plus efficace.

A suivre dans un prochain post : ce que Live data change pour les utilisateurs

Et aussi : télécharger le pdf sur live data et les contributeurs

Bob Booking + Bob Emploi > Emploi Booking

1- Bob Booking
Nous sommes assez régulièrement contacté par nos clients producteurs de spectacles, qui recherchent un bookeur, un chargé de diff, de prod, de com, et nous demandent si par hasard on ne penserait pas à quelqu’un. Et l’inverse , aussi. Quand les demandes correspondent – c’est forcément rare – on fait le lien. Et souvent, ça fonctionne. Il faut dire aussi qu’on est pas peu fier de retrouver Bob Booking systématiquement cité dans les offres d’emploi, parmi les compétences requises.

2- Bob Emploi
Vous avez entendu parler de Bob emploi ? C’est une jolie initiative, ambitieuse, gratuite, qui vise à accompagner les demandeurs d’emploi et à mieux les connecter avec les entreprises. Le genre de démarche qu’on applaudit.

1+2- Emploi Booking
Du coup, on s’est dit qu’à une échelle minuscule, on pouvait peut-être faire quelque chose dans ce sens (la parabole du colibri : “je fais ma part”). Histoire de rendre utile nos comptes et pages FB, assez suivis par la communauté, on a donc monté un groupe public du joli nom d’Emploi Booking pour publier les offres des producteurs à destination de ceux qui, en poste ou non, cherchent de nouveaux projets. Ca nous a pris 1 heure, on se contentera de modérer les offres, et c’est maintenant à vous de contribuer !

Labo #19 – Pilotage commercial

Pour pilotez votre activité, on a du neuf : des rétros, des phares, un tableau de bord et un volant !

Un module de pilotage commercial est maintenant disponible dans Bob Booking.
L’idée nous a été soufflée par l’Atelier théâtre Actuel, qui est logiquement devenu co-producteur du module.
C’est quoi donc, le pilotage commercial ? Ce principe est largement répandu dans les outils du secteur marchand, mais constitue une vraie innovation dans le secteur culturel.
Il s’agit de gagner en visibilité et en efficacité sur vos actions de prospection ! Bob liste pour chaque spectacle les contacts les plus proches d’une décision de programmation, et présente pour chaque contact toutes les démarches entreprises et leurs résultats. Le tout avec graphiques et barres de progression.
Voici ça s’utilise :

  • Pour chaque proposition artistique, vous avez la possibilité de définir des périodes de tournée  : festivals d’été, automne 2017, etc. Si vous vous abstenez, la période sera illimitée, ce qui correspond aussi à une réalité pour de nombreux spectacles.
  • Pour chaque période, vous créez un portefeuille de prospection, en recherchant par exemple les salles généralistes entre 300 et 400 + les contacts qui ont programmé cet artiste 2 ans auparavant.
  • Cette liste va s’afficher sur l’écran de la proposition artistique. Et bien sûr, lorsque vous ouvrez la fiche d’une structure, vous voyez immédiatement tous les spectacles pour lesquels la structure est pressentie.
  • Pour chaque structure et chaque spectacle, vous faites évoluer les statuts de prospection : pas contacté, date possible, option, abandon… Vous avez la main sur la liste de ces niveaux de prospection.
  • Des graphes vous affichent l’évolution de votre travail de prospection : pour chaque spectacle, combien de contacts restent à appeler, combien ont décliné, quel est potentiel de programmation ?
  • Et pour l’ensemble des spectacles, un batterie de graphiques vous permet de suivre votre action commerciale et ses résultats : dates passées et à venir, chiffre d’affaire optionné, évolution de votre fichier…
  • Le tout en lien avec les dossiers commerciaux, des tags liés aux spectacles (“Vu à Avignon”, “Vu aux Trans”), les envois de promo.

Ce module va fortement évoluer (gestion dépenses / recettes, pointage de billetterie, nouveaux graphiques, recommandation d’appels…) et en particulier grâce aux retours des utilisateurs.

Il permet d’offrir une visibilité impossible à obtenir par d’autres moyens, et à progresser vers davantage d’efficacité, de tranquillité, et – osons le mot – de rentabilité de votre temps de travail.

 Un tuto vidéo de 2mn est à découvrir ici

Bob, 10 ans !

10 ans ! En 2006, nous n’avions pas de smartphone ni de compte Facebook, tout le monde se ruait sur MySpace, on tournait avec des cartes routières et on avait encore largement le temps de gérer nos mails. Dehors, la crise du disque débutait à peine, un nouveau festival apparaissait tous les semaines et les Smac poussaient comme des champignons. Tout a changé ? Pas vraiment : les artistes créent toujours le même genre d’émotion et les prods se démènent toujours à les faire exister le plus possible.
Peut-être que les choses s’accélèrent, sont plus fragiles ou plus complexes. Il nous donc faut de la vitesse, de la confiance et de l’agilité. Et que Bob continue d’avancer. can cialis levitra taken together

Pour l’occasion, on a repris sur un flip book la succession de pubs imaginées par et pour Bob depuis 2016 (on s’est bien amusés) et quelques traces de la Bob Story
(pour lire confortablement, cliquez sur le bouton à droite de la barre de navigation)

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Labo #18 – ce que bêta veut dire

stupideDepuis quelques mois, nous avons établi un protocole de production détaillé sur les nouveautés les plus importantes. Explications :

  1. Développement en méthode SCRUM. C’est la dernière née des méthodes Agile. Adieu les cahiers des charges hyper développés et rapidement obsolètes : ici, on se lance tout de suite dans le développement, sur des cycles courts de 2 semaines (les sprints), avec l’objectif de produire un livrable, c’est à dire un bout de fonctionnalité que l’on peut montrer (à l’équipe, aux co-producteurs), critiquer, valider… et qui donnera de nouvelles idées sur la suite du développement.
    Une petite fonctionnalité pourra être développée en 15 jours, les plus importantes pourront s’étaler sur 10 sprints ou plus.
  2. les alpha tests. Lorsque le ou les développeurs ont terminé le développement, c’est Guillaume (ou Cécile, ou Jean-Luc) qui va vérifier que la nouveauté fonctionne, et qu’elle n’entraine pas d’effets de bords sur le reste de l’application. Ça s’est vu : un nouveau contrat qui modifie l’édition des mails, par exemple.
  3. le bêta test. On passe à cette phase lorsque l’on est certain que la nouveauté n’est pas dangereuse pour les utilisateurs, et en particulier qu’aucune donnée ne risque d’être effacée.
    Mais il peut rester des petits bugs, que 30 utilisateurs vont pouvoir plus rapidement découvrir qu’un seul alpha testeur. D’autant que chacun a sa propre pratique de Bob, de la souris, du clavier…
    Autre vertu du bêta test, les retours d’utilisateurs sur les trucs qui manquent, ou qui pourraient proposés différemment. En fonction de ces retours, cette phase peut s’étaler sur 1 semaine, ou sur 2 mois
  4. La release. Tout est ok : on livre à tout le monde. La découverte de bugs mineurs n’est pas exclus, mais les développeurs prévoient d’être très réactifs sur cette phase.

Labo #17 – Ce que change Live data

data_icon1Les 5 avancées majeures dans votre utilisation des fichiers :

  1. Vous ne cherchez plus de nouveaux contacts, vous les trouvez. Choisissez des critères dans la recherche avancée de Bob, comme vous le faites déjà. A côté du résultat habituel s’affiche un nouveau chiffre. C’est le résultat de votre recherche dans Live data. Cliquez pour voir la liste et choisir ce que vous souhaitez importer.
  2. Jamais votre fichier n’aura été aussi bien renseigné : réseaux sociaux, jauge des salles, tags aux petits oignons… Ça n’est pas pour faire joli, mais pour mieux connaître vos contacts, effectuer des recherches plus pertinentes, obtenir des liste de diffusion mieux ciblées
  3. Vous ne vous préoccupez plus de la mise à jour, Live data le fait pour vous. Dès qu’un programmateur ou un mail change, vous en êtes notifié et pouvez en 1 clic mettre à jour la fiche
  4. Votre propres contacts retrouvent une nouvelle vie. Choisissez d’importer y compris les fiches que vous avez déjà. Vos propres données et celles de live data seront fusionnées.
  5. Conservez l’historique de vos données. Rien ne se perd : lors de chaque fusion, les versions précédentes sont conservées. Vous y accédez directement depuis une fiche contact.

Live data sera un module optionnel, proposé à 20€ / mois. Mais si vous vous sentez l’âme conviviale, devenez contributeur !  Vos infos publiques et professionnelles seront écoutées de manière statistique (à l’exception bien sûr du perso, du privé, du commercial, du confidentiel),  ça ne vous occasionnera aucune manip particulière et vous utiliserez live data gratuitement pendant 12 mois.

Voir aussi “Live data révolutionne la pratique des fichiers”

Et ici, télécharger un pdf sur live data et les contributeurs